[摘要] 隨著電子信息技術(shù)的普及，實(shí)行會計電算化的企業(yè)越來越多。會計電算化的實(shí)施，也給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多新的問題和挑戰(zhàn)。嚴(yán)格的內(nèi)控制度是會計電算化信息真實(shí)可靠的重要保證，有助于防止違規(guī)、違法行為的發(fā)生，因而建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。本文擬從會計電算化系統(tǒng)的角度，研究內(nèi)部會計控制制度的有關(guān)問題及對策。
[關(guān)鍵詞] 電算化會計 內(nèi)部控制 措施
隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等高新技術(shù)的飛速發(fā)展和在會計領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，會計工作經(jīng)歷了從手工會計到會計電算化再到網(wǎng)絡(luò)會計的發(fā)展過程，會計處理的流程也隨之發(fā)生了變化；會計數(shù)據(jù)處理的工具也從算盤發(fā)展到計算機(jī)單機(jī)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，會計賬簿、企業(yè)財務(wù)報告從傳統(tǒng)的紙介質(zhì)形式向電子賬簿、網(wǎng)絡(luò)財務(wù)報告形式轉(zhuǎn)變，構(gòu)成了電算化會計信息系統(tǒng)。在電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下，這些變革無疑也給內(nèi)部會計控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。本文將討論電算化環(huán)境下會計內(nèi)部控制特點(diǎn)、存在問題及解決方案，本文研究范圍集中于會計主體內(nèi)部，尚未涉及網(wǎng)絡(luò)會計內(nèi)部控制，這也是可以進(jìn)行后續(xù)研究的內(nèi)容。
一、手工會計信息系統(tǒng)與電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的特點(diǎn)比較
1.手工環(huán)境下會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制設(shè)計主要特點(diǎn)
（1）從會計工作的組織機(jī)制設(shè)計內(nèi)控
在手工條件下，會計人員之間的聯(lián)系是直接的，因而很自然的形成了互相制約、互相監(jiān)督，如業(yè)務(wù)經(jīng)辦與授權(quán)批準(zhǔn)、收付款項與會計記錄分離等。
（2）從會計業(yè)務(wù)處理程序設(shè)計內(nèi)控
手工業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)中，賬、證、表的處理工作分屬于不同的會計人員完成。 人們在手工業(yè)務(wù)處理程序的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，設(shè)立了相應(yīng)的稽核制度和審查制度，如賬賬核對、賬證核對、賬表核對、賬實(shí)核對，以及各級主管審查、簽字、蓋章等制度和措施。
2.電算化條件下會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制問題的主要特點(diǎn)
會計電算化信息系統(tǒng)，將手工條件下的大部分會計核算工作，如記賬、算賬、過賬、對賬、計算產(chǎn)品成本、編制報表等，均集中在電子計算機(jī)中由會計軟件來完成。 電算化條件下會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制問題有以下幾個方面的特點(diǎn)變化：
(1）會計業(yè)務(wù)執(zhí)行主體關(guān)系的變化導(dǎo)致了內(nèi)控變化
在電算化條件下，會計人員之間的聯(lián)系大部分轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c計算機(jī)的聯(lián)系，操作員的身份識別及授權(quán)控制等都有別于手工會計信息系統(tǒng)，手工賬中易于辨認(rèn)的控制線索如筆跡、印章等在電算化環(huán)境下已無跡可尋。
（2）數(shù)據(jù)輸入操作形成新的內(nèi)部控制問題
在電算化系統(tǒng)中，所有數(shù)據(jù)都源于憑證庫，當(dāng)憑證輸入后，系統(tǒng)將自動進(jìn)行多項業(yè)務(wù)處理。一旦輸入操作不當(dāng)，將會引發(fā)日記賬、明細(xì)賬、總賬、乃至?xí)媹蟊淼纫幌盗械腻e誤。因而，數(shù)據(jù)輸入操作不當(dāng)?shù)膯栴}控制將是整個會計電算化業(yè)務(wù)處理程序中最關(guān)鍵的控制環(huán)節(jié)。
?。?）電算化條件下數(shù)據(jù)與責(zé)任的高度集中衍生出一系列重要的內(nèi)部控制問題
在會計電算化系統(tǒng)中，所有的會計信息均全部集中于計算機(jī)中，傳統(tǒng)賬務(wù)處理程序在實(shí)施電算化后得到統(tǒng)一，過去諸多以人工處理為基礎(chǔ)的程序和方法，如根據(jù)記賬憑證或匯總記賬憑證登記總賬、賬證核對、賬賬核對已經(jīng)失去其在手工賬下存在的實(shí)際意義 。同時，在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)所導(dǎo)致的計算機(jī)數(shù)據(jù)資料高度共享的條件下，系統(tǒng)數(shù)據(jù)和信息處理資料面臨被不留痕跡非法瀏覽、修改、拷貝乃至毀損的巨大系統(tǒng)問題風(fēng)險。因而數(shù)據(jù)與責(zé)任高度集中的內(nèi)部控制是電算化后會計系統(tǒng)面臨的一系列重要的內(nèi)部控制問題。
從以上分析可以看出，會計電算化使系統(tǒng)內(nèi)部控制體系出現(xiàn)了一系列新的特點(diǎn)變化，這些特點(diǎn)變化，均源于電算化軟件這一新的會計業(yè)務(wù)執(zhí)行主體。它是我們認(rèn)識和設(shè)計電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系的主線。
二、電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題
在電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下，有形記錄較手工會計系統(tǒng)大為減少，賬務(wù)處理結(jié)果及數(shù)據(jù)文件都存儲在計算機(jī)或磁盤等電子介質(zhì)上，不像手工會計系統(tǒng)那樣直觀，特別是在磁盤上更改數(shù)據(jù)不會留下任何痕跡，而在計算機(jī)內(nèi)部，會計數(shù)據(jù)無論是形態(tài)還是結(jié)構(gòu)卻發(fā)生了變化，這對會計數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性和完整性都造成了威脅，一旦出現(xiàn)舞弊行為，后果將是嚴(yán)重的和難以發(fā)現(xiàn)的。因此，在目前的會計工作實(shí)踐中，電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題主要表現(xiàn)在以下兩個方面。
1.數(shù)據(jù)的安全性差
手工會計系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的處理和儲存都分散于各個不同的部門和人員，而電算化系統(tǒng)的突出特點(diǎn)是會計數(shù)據(jù)處理的自動化、集中化，因此給數(shù)據(jù)安全帶來了一定的威脅。例如，電算化系統(tǒng)都有必要的財務(wù)分工功能，每個操作員都設(shè)置有自己的口令和不同的工作權(quán)限，并且每個操作員都應(yīng)保守自己的口令秘密。但是在電算化實(shí)踐中，（1）一部分單位雖然設(shè)置有不同的財務(wù)分工，卻往往是一個操作員身兼數(shù)職，可以以不同的身份進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行不同的操作，這樣，財務(wù)分工的控制就名存實(shí)亡。（2）未經(jīng)授權(quán)的計算機(jī)專業(yè)人員可以利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)輕易地瀏覽各種數(shù)據(jù)文件，造成會計機(jī)密數(shù)據(jù)被泄漏。（3）會計數(shù)據(jù)文件大量地保存在磁性材料中，一旦發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊之類的事件，就可能使全部數(shù)據(jù)丟失和毀損；同時磁性材料對外界環(huán)境的要求比較高，要防火、防水、防磁和防塵，對環(huán)境溫度也有一定要求，因此增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。如果不加強(qiáng)電算化會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全方面的控制，數(shù)據(jù)丟失和毀損的可能性就會大大增加，并造成財務(wù)軟件的程序控制失效。為了保證會計信息的安全性、可靠性，財政部曾制定了相關(guān)的規(guī)則，對財務(wù)軟件必須具有的安全性做了一些具體規(guī)定和指導(dǎo)意見。 2.差錯的反復(fù)性和嚴(yán)重性
手工會計系統(tǒng)中數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)分散于多個部門、多個員工，一個部門或人員的差錯往往可以在下個環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)和糾正。所以，一般情況下一定時間內(nèi)差錯重復(fù)發(fā)生的可能性不大，發(fā)生重大差錯的可能性也不大。電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理自動化、集中化，再加上計算機(jī)運(yùn)行的高速性、程序運(yùn)行的重復(fù)性，使得處理結(jié)果一旦發(fā)生錯誤，往往就會在短時間內(nèi)迅速蔓延，造成多種數(shù)據(jù)文件、賬簿及整個系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)失真，并且可能使系統(tǒng)出現(xiàn)反復(fù)性差錯。正如信息處理中的一句名言：“垃圾進(jìn)，垃圾出”，也就是說如果輸入數(shù)據(jù)出錯，以后的處理環(huán)節(jié)再正確，也只能輸出錯誤的信息。電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的高速性和集中性都使得出現(xiàn)差錯的危險性增大，因此，電算化會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理各環(huán)節(jié)和系統(tǒng)硬件設(shè)施等方面都需要加強(qiáng)控制。
三、會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部會計控制體系的構(gòu)建設(shè)想
電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制是一項技術(shù)性強(qiáng)并相當(dāng)復(fù)雜的工作，因此必須加強(qiáng)和完善電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行和財務(wù)數(shù)據(jù)的安全可靠，減少甚至消除可能發(fā)生的危害。 主要措施應(yīng)有以下幾個方面。
1.建立各種人員的崗位責(zé)任制
確定各種人員的職責(zé)范圍及其考核辦法。電算化后的會計崗位分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位包括會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等;電算化會計崗位包括電算化主管、系統(tǒng)管理員、電腦操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、電腦審核、檔案管理員等。在分工時,應(yīng)做到相互牽制、相互制約,職權(quán)分離,有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤違法行為,從而防止出現(xiàn)舞弊和欺詐。如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員,將數(shù)據(jù)維護(hù)管理崗位與審核崗位分設(shè),系統(tǒng)操作崗位與系統(tǒng)檔案管理分設(shè)。另外,還應(yīng)建立崗位輪換制。對設(shè)置的各個崗位,我們還應(yīng)建立權(quán)限控制制度,用密碼加以控制,防止非法操作和越權(quán)操作,防止財務(wù)機(jī)密外流,確保會計數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確、可靠。密碼應(yīng)由電算化主管統(tǒng)一管理。
2.建立計算機(jī)房管制度
實(shí)行電算化以后,設(shè)立計算機(jī)房的主要目的是給計算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個良好的運(yùn)行環(huán)境,保護(hù)機(jī)器設(shè)備,防止各種非法人員進(jìn)入機(jī)房,保護(hù)機(jī)內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全。具體措施包括:(1)對進(jìn)入機(jī)房內(nèi)的人員進(jìn)行嚴(yán)格審查,嚴(yán)格禁止無關(guān)人員接觸系統(tǒng),專機(jī)專用。(2)保證機(jī)房設(shè)備安全與計算機(jī)正常運(yùn)行措施,應(yīng)充分滿足防火、防潮、防塵、防磁和防輻射及恒溫等技術(shù)要求,關(guān)鍵性的硬件設(shè)備可采用雙系統(tǒng)備份。(3)會計數(shù)據(jù)和會計軟件安全保密的措施。如數(shù)據(jù)備份規(guī)定及不準(zhǔn)在計算機(jī)上玩電腦游戲等規(guī)定。
3.建立數(shù)據(jù)管理制度
規(guī)定輸入、輸出、存儲、查詢、使用數(shù)據(jù)應(yīng)遵守的制度。對于電算軟件尤其應(yīng)注意對數(shù)據(jù)進(jìn)行修改的審批和監(jiān)督 ,如規(guī)定會計核算軟件的修改需報經(jīng)單位總會計師批準(zhǔn)等。財務(wù)軟件應(yīng)有防止重復(fù)操作、遺漏操作和錯誤操作的控制程序,并及時予以提示和制止,財務(wù)軟件的修改功能在方便使用的基礎(chǔ)上應(yīng)加以限制,設(shè)定修改權(quán)限和修改痕跡控制。具體措施包括:(1) 若已復(fù)核憑證需要修改,必須首先取消復(fù)核,然后修改,修改后再復(fù)核方可記賬。（2）對已記賬憑證,不允許反記賬,必須做沖賬憑證,保留修改痕跡。（3）對已記賬的憑證和賬簿,不提供修復(fù)功能。（4）財務(wù)報務(wù)表必須按系統(tǒng)定義的格式和數(shù)據(jù)來源格式自動生成,系統(tǒng)不提供修復(fù)功能。（5）加強(qiáng)出納系統(tǒng)程序設(shè)計與控制,保證銀企對帳。
4.建立會計檔案管理制度
主要指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質(zhì)的管理。系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中的各種文檔及其他會計資料的功能是負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作,而檔案管理一般通過制定與實(shí)施檔案管理制度來實(shí)現(xiàn),一般包括: 存檔的手續(xù)必須有會計主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管；各種安全保證措施,如備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽應(yīng)存放在安全、潔凈、防潮的地方；采用磁性介質(zhì)保存的會計檔案要定期進(jìn)行檢查和定期復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。磁性介質(zhì)數(shù)據(jù)應(yīng)保持雙重備份；制定檔案被破壞事件發(fā)生時的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。
四、結(jié)束語
綜上所述，會計電算化后，從很大程度上改變了原手工會計下的內(nèi)部會計控制的方式和內(nèi)容。因此，內(nèi)部會計控制的方法需做相應(yīng)的變化。我們要圍繞內(nèi)部會計控制目標(biāo)，結(jié)合電算化內(nèi)部會計控制的特點(diǎn)，明確新的控制對象，采取更好的控制方式，來重新構(gòu)建一套較為完善的內(nèi)部會計控制體系。任何計算機(jī)系統(tǒng)都不是無懈可擊的，制度也不可能天衣無縫，應(yīng)順應(yīng)會計電算化的發(fā)展潮流，建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度，才能充分發(fā)揮會計電算化的高效性及準(zhǔn)確性，確保企業(yè)財產(chǎn)的安全，為企業(yè)經(jīng)營決策提供完整的信息，創(chuàng)造更高的效益。
參考文獻(xiàn)：
[1]鄧庫平：會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制問題研究[J].財會研究，2005（1）：34-36
[2]唐勇軍時薛原：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計信息內(nèi)部控制研究[J].財會通訊，2003（10）：58-59
[3]莊明來：會計電算化研究[M].北京：中國金融出版社，2001
[4]朱榮恩：內(nèi)部控制評價[M].北京：中國時代出版社，2002
[5]阿妮塔·S·霍蘭德：現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)[M].北京：經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，1999
