【摘 要】 邢臺供電公司結(jié)合電網(wǎng)建設(shè)高速發(fā)展的實(shí)際,按照省公司集約化、精益化管理的要求,依托信息化的手段,對工程財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行了逐項(xiàng)、逐步的規(guī)范。各個(gè)環(huán)節(jié)形成了標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)作,管理人員明確了角色要求,提高了工作的質(zhì)量與效率,保證了操作的統(tǒng)一性與合規(guī)性,從而大幅度地節(jié)約了工程成本,確保工程高質(zhì)量地完成。
【關(guān)鍵詞】 工程; 財(cái)務(wù)管理; 標(biāo)準(zhǔn)化; 模式
工程財(cái)務(wù)管理是個(gè)涉及面廣、周期長的復(fù)雜的系統(tǒng)工程。工程成本控制單由財(cái)務(wù)部門來執(zhí)行十分困難,需要將財(cái)務(wù)管理與工程項(xiàng)目管理有機(jī)地結(jié)合起來,制定一套相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),對各個(gè)流程、環(huán)節(jié)、事件加以協(xié)調(diào)和規(guī)范,從而更好地降低成本,提高效率,增強(qiáng)反應(yīng)的靈活性,確保工程按計(jì)劃高質(zhì)量地完成。
一、工程財(cái)務(wù)管理目前存在的問題
(一)工程管理過程中各部門的職責(zé)分工不明確,缺少執(zhí)行及考核標(biāo)準(zhǔn)的約束。
(二)缺少完整的組織體系和必要的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu),對工程建設(shè)過程中的問題進(jìn)行協(xié)調(diào),對工程已完工工作量進(jìn)行評估。
(三)財(cái)務(wù)部門沒有介入工程的全過程管理,對具體工程造價(jià)的構(gòu)成不了解,使得工程財(cái)務(wù)控制被動(dòng)、滯后。
(四)工程項(xiàng)目在合同管理方面,還有待規(guī)范。有關(guān)合同缺少必要的約定事項(xiàng),如日后出現(xiàn)糾紛埋下隱患。大部分合同仍采取預(yù)算招標(biāo)、費(fèi)率招標(biāo)等方式,在技術(shù)層面已相對比較落后。
(五)工程物資招標(biāo)、價(jià)款支付、質(zhì)保金的留取以及工程物資的出入庫管理缺少規(guī)范的流程。
(六)工程結(jié)算、決算資料移交不及時(shí),不全面,對財(cái)務(wù)編制財(cái)務(wù)決算,移交資產(chǎn)管理,審計(jì)部門進(jìn)行審計(jì)均帶來困難,同時(shí)也不利于資料檔案的歸檔。
(七)完工工程缺少評估機(jī)制,不利于工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的考核及對工程概算偏差的校正。
二、工程財(cái)務(wù)管理流程
針對以上有關(guān)問題,筆者深入研究現(xiàn)狀,分析形成問題的原因,并結(jié)合自身的實(shí)際,修改和完善相關(guān)制度,建立工程管理組織領(lǐng)導(dǎo)小組,對合同價(jià)款的支付、工程結(jié)算、工程決算等環(huán)節(jié)的流程重新加以梳理和規(guī)范。
財(cái)務(wù)部門作為工程財(cái)務(wù)管理的牽頭部門,以財(cái)務(wù)特有的視角對工程項(xiàng)目每個(gè)時(shí)期的工程造價(jià)進(jìn)行解讀。跟隨工程項(xiàng)目各個(gè)階段的計(jì)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的變化,加強(qiáng)對工程造價(jià)方面的控制。
(一)工程項(xiàng)目前期
財(cái)務(wù)部門全程參與工程前期管理、積極做好事前財(cái)務(wù)監(jiān)督。財(cái)務(wù)部門在工程前期管理工作中應(yīng)首先把握好幾個(gè)方面:
可行性研究階段:財(cái)務(wù)部門要對建設(shè)成本進(jìn)行分析,提出合理化建議,既保證項(xiàng)目切實(shí)可行,又避免投資的盲目性。
設(shè)計(jì)階段:財(cái)務(wù)部門參與設(shè)計(jì)方案的造價(jià)估算、設(shè)計(jì)概算和施工圖預(yù)算的編制和審查。對設(shè)計(jì)方案進(jìn)行比選,對設(shè)計(jì)取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審查,避免盲目擴(kuò)大規(guī)模,虛列費(fèi)用。
招投標(biāo)階段:參與招投標(biāo)全過程,履行財(cái)務(wù)監(jiān)督職能,保證公平、合理、經(jīng)濟(jì)、可行。
合同簽訂階段:配合內(nèi)部法律部門,嚴(yán)格執(zhí)行國家合同管理的有關(guān)法規(guī),著重注意付款方式、進(jìn)度結(jié)算、項(xiàng)目結(jié)算等事項(xiàng),保障合同合法有效、全面履行。
在把握上述原則的基礎(chǔ)上,全面導(dǎo)入預(yù)算管理的理念,對工程成本實(shí)施預(yù)算管理模式。對工程成本費(fèi)用進(jìn)行科學(xué)的分解,編制工程費(fèi)用分解表。
(二)工程項(xiàng)目建設(shè)期
資金管理作為企業(yè)經(jīng)營管理的核心,在工程管理工作中同樣得到了充分的體現(xiàn),在工程項(xiàng)目建設(shè)期,工程財(cái)務(wù)管理以資金管理為重要內(nèi)容和手段,在工程建設(shè)、資產(chǎn)形成、交付使用的各個(gè)階段發(fā)揮著重要的作用。
1.工程款的管理
工程款是工程支出的重要內(nèi)容,工程項(xiàng)目建設(shè)周期長、管理過程復(fù)雜、資金量大。公司依據(jù)上級有關(guān)規(guī)定,對工程款項(xiàng)的申請、審定、支付制定了嚴(yán)格的操作規(guī)范。
工程項(xiàng)目在開工支付款項(xiàng)前,由工程管理部門依據(jù)批復(fù)概算編制工程費(fèi)用分解表。財(cái)務(wù)部門通過對概算與分解表的對比審核及費(fèi)用開支合理性的分析,在工程開工前即對工程開支有了總體上的把握。
工程支付資金實(shí)行月平衡、周調(diào)度、日安排的管理制度。每月28日前工程管理部門根據(jù)工程進(jìn)度計(jì)劃編制工程資金支付月度計(jì)劃,財(cái)務(wù)部門在每月30日前審定后報(bào)省公司財(cái)務(wù)部。
工程預(yù)付款及進(jìn)度款,嚴(yán)格按照《邢臺供電公司工程結(jié)算管理辦法》以及上級機(jī)關(guān)有關(guān)規(guī)定:
工程預(yù)付款實(shí)行按合同約定撥付,預(yù)付比例不低于合同金額的10%,不高于合同金額的30%,對重大工程項(xiàng)目,按年度工程計(jì)劃逐年預(yù)付。對于沒有簽訂合同或不具備施工條件的工程,財(cái)務(wù)部門不予預(yù)付工程款,杜絕以預(yù)付款為名轉(zhuǎn)移資金情況的發(fā)生。 工程進(jìn)度款執(zhí)行監(jiān)理審批制,嚴(yán)格按照監(jiān)理單位審核的月度工程進(jìn)度付款。堅(jiān)持按月結(jié)算與支付。即實(shí)行按月支付進(jìn)度款,竣工后清算的辦法。工期一年以上的工程,在年終進(jìn)行工程盤點(diǎn),辦理年度結(jié)算。項(xiàng)目負(fù)責(zé)單位根據(jù)工程管理部門、監(jiān)理部門簽字確認(rèn)工程進(jìn)度款結(jié)算單,開具發(fā)票向財(cái)務(wù)部門申請付款。
2.工程物資采購與領(lǐng)用管理
(1)工程物資的采購
對于符合《國家電網(wǎng)公司構(gòu)建兩級招標(biāo)管理體系實(shí)施意見(試行)》中規(guī)定的招標(biāo)采購范圍的工程物資,嚴(yán)格堅(jiān)持由國家電網(wǎng)公司總部和網(wǎng)省公司統(tǒng)一招標(biāo)采購。
對于不符合國家電網(wǎng)公司總部和網(wǎng)省公司統(tǒng)一招標(biāo)采購范圍的物資,由本公司招標(biāo)辦公室負(fù)責(zé)招標(biāo)采購。嚴(yán)格按照《國家電網(wǎng)公司構(gòu)建兩級招標(biāo)管理體系實(shí)施意見(試行)》的要求,貫徹“公開、公平、公正”的原則,嚴(yán)格履行合法合規(guī)的程序,綜合考慮信譽(yù)、質(zhì)量、價(jià)格、到貨時(shí)間等因素,把好工程物資的采購關(guān)。
(2)工程物資價(jià)款支付及出入庫管理
為了實(shí)現(xiàn)物資價(jià)款的支付、工程物資的出入庫流程的信息化,公司組織研發(fā)了物流管理信息化系統(tǒng)。這一系統(tǒng)涵蓋公司物資管理過程中的計(jì)劃、采購、合同、收付、庫存、查詢及統(tǒng)計(jì)分析等業(yè)務(wù),涉及公司所有物資計(jì)劃申報(bào)、審批和資金結(jié)算部門。系統(tǒng)采用ERP理念,全面采用網(wǎng)上審批流程,邁出了物資管理業(yè)務(wù)的全過程、流程化、信息化的第一步。同時(shí)這一系統(tǒng)的研發(fā),也進(jìn)一步規(guī)范和固化了工程物資價(jià)款支付以及物資出入庫整個(gè)流程。
在信息化物流系統(tǒng)中,對各環(huán)節(jié)的工作狀態(tài)、時(shí)間有直觀清晰的反映,并通過聲音提示,督促各環(huán)節(jié)待辦工作的進(jìn)行,也有助于發(fā)現(xiàn)管理中的問題,明確管理責(zé)任,落實(shí)考核。
每月月末,財(cái)務(wù)部門與物資管理部門進(jìn)行當(dāng)月物資結(jié)存稽核工作。物資管理部門應(yīng)定期對物資進(jìn)行日常盤點(diǎn),并有盤點(diǎn)書面記錄。財(cái)務(wù)部門則要對結(jié)存物資實(shí)施定期或不定期抽查核實(shí)。
(3)工程決算的編制
工程竣工決算報(bào)告是綜合反映工程項(xiàng)目從籌建到竣工決算日的投資情況、建設(shè)成果和財(cái)務(wù)狀況的總結(jié)性文件,是考核工程概、預(yù)算執(zhí)行情況,分析工程建設(shè)成本,準(zhǔn)確核定新增資產(chǎn)價(jià)值的重要依據(jù)。
由于決算編制階段涉及的部門比較多,每一步驟出現(xiàn)拖延,都會影響決算的編制進(jìn)度。為每一環(huán)節(jié)限定時(shí)限,成為了必要的手段。目前公司結(jié)合上級有關(guān)精神,對工程結(jié)算、決算的具體時(shí)限要求如下:電源工程和220KV及以上電網(wǎng)工程項(xiàng)目應(yīng)在工程項(xiàng)目經(jīng)完工驗(yàn)收后六個(gè)月內(nèi)編制完成,110KV及以下的電網(wǎng)工程和其他工程項(xiàng)目應(yīng)在工程項(xiàng)目經(jīng)完工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)編制完成。
為了推動(dòng)精益化管理,在上述各環(huán)節(jié)工作時(shí)限內(nèi),應(yīng)進(jìn)一步將結(jié)算、審核、審計(jì)時(shí)間段進(jìn)行細(xì)分。如工程的土建部分結(jié)算根據(jù)實(shí)際可以提前進(jìn)行審核和審計(jì),以減少工程決算編制階段的時(shí)間壓力。
工程竣工決算報(bào)告在上報(bào)審批前,必須經(jīng)內(nèi)部審計(jì)單位或中介機(jī)構(gòu)審計(jì),并出具審計(jì)報(bào)告。其中:220KV及以上工程由省公司審計(jì)部組織審計(jì),110KV及以下工程由各單位審計(jì)部負(fù)責(zé)審計(jì),并出具審計(jì)報(bào)告。
工程決算編制階段,財(cái)務(wù)工程管理人員和資產(chǎn)管理人員到現(xiàn)場,核對設(shè)備清冊所列設(shè)備與實(shí)際設(shè)備是否相符,并拍照,為建立固定資產(chǎn)臺賬和編制固定資產(chǎn)卡片提供有利依據(jù)。對固定資產(chǎn)制定統(tǒng)一編號,與公司其他信息系統(tǒng)編號一致,方便與其他系統(tǒng)的連接,實(shí)現(xiàn)對固定資產(chǎn)的跟蹤與監(jiān)控,為實(shí)施固定資產(chǎn)全壽命管理,打造良好的開局。另外,核對不須安裝的機(jī)械設(shè)備、生產(chǎn)工器具及家具等資產(chǎn)的輔助臺賬與實(shí)際是否相符,并對這些資產(chǎn)的使用部門進(jìn)行登記,堅(jiān)持“誰使用,誰負(fù)責(zé)”的原則,加強(qiáng)對工程中形成固定資產(chǎn)及流動(dòng)資產(chǎn)的管理力度。
工程安裝費(fèi)用、其它費(fèi)用的分?jǐn)偸枪こ特?cái)務(wù)決算編制的重要環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)人員要通過對工程概、預(yù)算、工程價(jià)款決算等依據(jù)進(jìn)行認(rèn)真分析,以此為基礎(chǔ)確定不同資產(chǎn)的費(fèi)用分?jǐn)?從而合理、準(zhǔn)確地反映每一固定資產(chǎn)價(jià)值。
三、竣工工程項(xiàng)目的評價(jià)體系
公司正在逐步完善對竣工工程項(xiàng)目的評價(jià)體系。評估體系按內(nèi)容劃分,主要有以下四個(gè)方面:
目標(biāo)評估:針對項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)原定決策目標(biāo)的正確性、合理性和實(shí)踐性進(jìn)行重新分析和評估。
項(xiàng)目前期工作和實(shí)施階段評估:主要通過評估項(xiàng)目前期工作和實(shí)施過程中的工作實(shí)績,分析和總結(jié)項(xiàng)目前期工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),為今后加強(qiáng)項(xiàng)目前期工作和實(shí)施管理積累經(jīng)驗(yàn)。
項(xiàng)目運(yùn)營評估:通過項(xiàng)目投產(chǎn)后的有關(guān)實(shí)際數(shù)據(jù)資料測試與同類工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)的偏離差異,并分析其原因。
項(xiàng)目影響評估:分析該項(xiàng)目對所在地區(qū)、所屬行業(yè)的經(jīng)濟(jì)環(huán)境社會方面的影響。 四、工程財(cái)務(wù)管理下一步的思路
對于工程財(cái)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化工作的開展,我們做了大量的努力,也取得了一定的成效。但是由于在管理手段上還存在著一定的不足,有一些做法還需要進(jìn)一步的驗(yàn)證,管理理念還需進(jìn)一步創(chuàng)新。下一步筆者主要從以下幾個(gè)方面,完善工程財(cái)務(wù)管理工作。
(一)積極推廣限額設(shè)計(jì)和典型設(shè)計(jì)
限額設(shè)計(jì)是設(shè)計(jì)階段控制工程造價(jià)的重要手段,能促使設(shè)計(jì)單位加強(qiáng)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的統(tǒng)一,能克服設(shè)計(jì)概、預(yù)算本身的失誤對工程造價(jià)帶來的負(fù)面影響。另外,推廣典型設(shè)計(jì)不但能夠提高設(shè)計(jì)質(zhì)量,而且能夠壓縮現(xiàn)場工作量,提高效率、節(jié)約成本。
(二)推廣設(shè)計(jì)監(jiān)理制度,加強(qiáng)設(shè)計(jì)變更管理
設(shè)計(jì)監(jiān)理制度的推行,能夠提高人們對設(shè)計(jì)工作的重視程度,從而使設(shè)計(jì)階段的造價(jià)控制得以有效的展開,同時(shí)也可以促進(jìn)設(shè)計(jì)單位建立完善的管理制度,提高設(shè)計(jì)人員的質(zhì)量意識和造價(jià)意識。另外,設(shè)計(jì)圖紙的變更越早造成的經(jīng)濟(jì)損失越小;反之則損失越大。因此要盡量避免設(shè)計(jì)與施工相脫節(jié)的現(xiàn)象發(fā)生,由此減少設(shè)計(jì)變更的發(fā)生。對非發(fā)生不可的變更,盡量控制在設(shè)計(jì)階段,要做到“先算賬,后變更”,層層審批,有效控制工程造價(jià)。
(三)強(qiáng)化工程項(xiàng)目審計(jì)監(jiān)督
公司應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)工程項(xiàng)目審計(jì)制度建設(shè),將審計(jì)監(jiān)督納入工程建設(shè)的全過程管理,尤其在強(qiáng)化合同簽訂、招投標(biāo)管理、工程結(jié)算和竣工決算環(huán)節(jié)的審計(jì)工作。各部門應(yīng)該注意歸納和分析審計(jì)底稿或報(bào)告中檢查出來的問題,認(rèn)真總結(jié)、堅(jiān)決整改,有效地避免以后重蹈覆轍。
(四)引進(jìn)外部機(jī)構(gòu),再造工程管理流程
引進(jìn)外部專業(yè)機(jī)構(gòu),采用ERP的理念,對公司現(xiàn)有的工程管理流程進(jìn)行進(jìn)一步的分析、整合。大力推動(dòng)信息化進(jìn)程,通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的物流管理系統(tǒng)V6、生產(chǎn)MIS等系統(tǒng)的鏈接。努力拓寬信息系統(tǒng)的應(yīng)用范圍,最大程度優(yōu)化管理流程,提高效率,降低成本。
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