摘要:文章針對目前影響高校財務(wù)檔案利用率不高的因素進行分析。并提出幾點建議。
關(guān)鍵詞:提高 高校財務(wù)檔案 利用 建議
中圖分類號:G273 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2009)04-110-02
高校財務(wù)檔案是高校經(jīng)濟活動記錄的憑證和依據(jù),也是高校檔案資料的重要組成部分,是高校檔案管理中一項專業(yè)性、技術(shù)性較強的獨立性學(xué)科,它在高校建設(shè)事業(yè)中起著重要的作用。隨著社會主義市場經(jīng)濟的深入發(fā)展,高校參與社會經(jīng)濟活動日益頻繁和迅猛發(fā)展,對市場經(jīng)濟信息和財務(wù)檔案信息的迫切需要,使高校財務(wù)檔案管理迎來了新的歷史使命。如何通過研究高校財務(wù)檔案的特點和規(guī)律,充分、系統(tǒng)、全面地利用財務(wù)檔案價值,使其更好地發(fā)揮作用,為高校各項事業(yè)的發(fā)展提供有利的客觀依據(jù)和進行科學(xué)預(yù)測,將成為高校檔案工作者面臨的新的課題。
一、目前存在的問題
就目前的狀況來看,高校財務(wù)檔案的利用率仍然偏低,這與其歷史客觀原因和高校財務(wù)檔案管理配置及管理手段的落后分不開,尚有待進一步地改善。
1、長期以來,“重效益、輕管理”意識的普遍存在,造成高校財務(wù)檔案的管理工作常常不受重視,財務(wù)檔案管理沒有完全納入到高校檔案管理的系統(tǒng)中。財務(wù)檔案在高校財務(wù)部門存放二、三年后移交到學(xué)校檔案管理部門,財務(wù)部門的檔案管理人員一般沒有受過檔案管理知識的系統(tǒng)培訓(xùn)。而檔案部門的管理人員也沒有接受過財務(wù)方面的知識培訓(xùn),兩個部門甚少就高校財務(wù)檔案管理的業(yè)務(wù)進行交流和學(xué)習(xí),財務(wù)檔案的移交只不過是從這間庫房移至另一間庫房,在這樣的情況下,又從何談及“充分利用高校財務(wù)檔案”?造成這種現(xiàn)狀,實際上是由財務(wù)檔案的特點決定的。
2、由于高校經(jīng)費的欠缺。部分高校財務(wù)檔案在移交校級檔案管理部門之前存放在條件較落后的財務(wù)部門的庫房,干燥、通風(fēng)、防潮濕、防蟲等必備設(shè)施不具備,常常是隨便放成一堆,不加整理,使財務(wù)檔案不但沒有得到完好的保管。同時,查閱起來也十分不便。
3、部分高校的財務(wù)檔案管理沒有實現(xiàn)集中統(tǒng)一。主要表現(xiàn)在:收集不全,部分二級財務(wù)核算部門不按規(guī)定向財務(wù)一級部門進行移交,個別單位的財務(wù)檔案因種種情況在歷任的財務(wù)人員手中尚未交清,嚴重影響了高校財務(wù)主管部門對財務(wù)檔案的完整收集,從而影響了高校財務(wù)檔案的完整和充分利用。
4、部分高校財務(wù)檔案的收集和整理不規(guī)范。收集和整理存在著混亂現(xiàn)象,主要表現(xiàn)在:財務(wù)部門收集的財務(wù)檔案沒有進行仔細地鑒別和細化,什么內(nèi)容都歸檔,歸檔后不作重新篩選和分類,收集的財務(wù)檔案內(nèi)容似是而非,混淆了有用和無用的檔案資料,造成使用者無從判斷,削弱了財務(wù)檔案的利用價值。
5、借閱制度不完善。部分高校不重視財務(wù)檔案的查閱利用,沒有制定相關(guān)的借閱制度,造成無章可循,隨意借出、復(fù)制、調(diào)閱財務(wù)檔案。
二、提高利用率的幾點建議
提高高校財務(wù)檔案的利用率,必須遵循財務(wù)檔案的一般規(guī)律,按照《中華人民共和國會計檔案法》、《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)的要求,根據(jù)財務(wù)檔案形成過程的特點,依法、科學(xué)地強化高校財務(wù)檔案管理工作,保證高校財務(wù)檔案利用質(zhì)量的最優(yōu)化,并實現(xiàn)高校財務(wù)檔案資源價值利用的績效化。如何提高高校財務(wù)檔案的利用率?筆者認為,針對上述目前高校財務(wù)檔案利用存在的問題,可以從以下幾點著手:
1、加強高校財務(wù)檔案的服務(wù)意識。在當今信息資源飛速發(fā)展的新形勢下,高校財務(wù)檔案有著不可忽視的重要作用。江澤民曾指出:“做好檔案管理工作,為建設(shè)有中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)?！备咝Ｘ攧?wù)檔案的利用目的是為了使高校各項事業(yè)的發(fā)展和建設(shè)能夠更好地開展,是為高校的未來服務(wù)的。因此,提高高校財務(wù)檔案人員的服務(wù)意識,做好高校財務(wù)檔案管理工作意義重大。
2、必須保證財務(wù)檔案管理的硬件設(shè)施和經(jīng)費。所謂“巧婦難為無米之炊”,提高高校財務(wù)檔案的利用率離不開硬件設(shè)施的建設(shè),離不開信息技術(shù)的支撐,而硬件設(shè)施的改善和電子信息系統(tǒng)的介入必須要有一定的經(jīng)費保證。當然,在這點上,首先應(yīng)增強學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)檔案資源利用的意識,把高校財務(wù)檔案看成學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的寶貴財富,將高校財務(wù)檔案建設(shè)提升到一個新的認識層面上,設(shè)立專款投入。只有有了充足的經(jīng)費和先進的查詢設(shè)備,才可談及對高校財務(wù)檔案資源的高效利用,當然,在充足的經(jīng)費條件下,也應(yīng)當考慮從控制利用成本、提高利用效果等辦法提高利用率,避免造成浪費。
3、科學(xué)管理高校財務(wù)檔案,促進有序利用。馬克思曾說:“管理是任何生產(chǎn)方式‘一個必不可少的要素’”。對于高校財務(wù)檔案的管理也不例外。高校財務(wù)檔案是高校會計核算的產(chǎn)物,它是高校會計工作的延伸,然而,各高校的財務(wù)部門普遍存在重會計業(yè)務(wù),輕財務(wù)檔案管理,而高校的檔案部門對財會業(yè)務(wù)又不熟悉,勢必造成財務(wù)檔案整理質(zhì)量不高、檔案的分類和排列不規(guī)范、目錄與內(nèi)容不相符等達不到規(guī)范化的標準,如此,更談不上科學(xué)利用財務(wù)檔案資源。因此,要對高校財務(wù)檔案實行科學(xué)管理,促進利用,首先,必須遵循科學(xué)的管理原則,如高校財務(wù)部門與檔案管理部門的統(tǒng)一與分工負責原則、財務(wù)檔案原件的完整、齊全原則、財務(wù)檔案資源查閱的簡化易行原則、財務(wù)檔案的依法管理原則和安全保密原則等。其次,按照,《中華人民共和國會計檔案法》,結(jié)合各高校的實際情況,建立健全各項制度,特別是必須建立和完善嚴格的利用高校財務(wù)檔案資源的制度,其中,應(yīng)包括借閱、查詢和保密等制度,并設(shè)專人負責此項工作,嚴格落實崗位職責。原則上,校內(nèi)人員只能借閱與其工作相關(guān)的財務(wù)檔案,借閱人必須簽字登記;財務(wù)檔案原件一般不外借;需復(fù)制時,必須由檔案管理人員協(xié)助復(fù)制,并做好簽字登記手續(xù);涉及財務(wù)保密范疇的檔案不得隨意借閱。對于電子財務(wù)檔案的利用,應(yīng)制定相關(guān)的財務(wù)電算化管理制度,設(shè)財務(wù)電算化管理專人負責電子財務(wù)檔案的管理工作。推行財務(wù)電子檔案和紙質(zhì)檔案雙套歸檔保存和利用,對電子財務(wù)檔案利用人應(yīng)采取授權(quán)利用的辦法,根據(jù)保密程度分級授權(quán)利用。第三,應(yīng)加強高校檔案管理人員的財務(wù)檔案知識學(xué)習(xí),定期進行崗位培訓(xùn),提高管理水平,明確各自的職責,從源頭上確保高校財務(wù)檔案收集、整理的齊全完整,保障高校財務(wù)檔案的利用質(zhì)量。 4、提高高校財務(wù)檔案的質(zhì)量和利用的及時性。高校財務(wù)檔案的收集工作必須是嚴謹?shù)?歸檔資料內(nèi)容的價值理應(yīng)進行技術(shù)鑒定,按財務(wù)收、支項目、各個科目等類別分類以及使用人利用財務(wù)檔案的目的進行有目的、針對性地收集和整理,使收集和整理工作完整齊全、分類清晰、立卷科學(xué)。盲目地擴大收集范圍,只會造成檔案資源的浪費并影響到高校財務(wù)檔案的查準率,另外,高校財務(wù)檔案資源的利用需求具有時效性,而及時性又是對財務(wù)檔案利用的時效性要求。因此,高校財務(wù)檔案的形成必須與高校會計業(yè)務(wù)的發(fā)生同步進行,紙質(zhì)財務(wù)檔案與電算化財務(wù)檔案同步歸檔,打破傳統(tǒng)過分強調(diào)時間的限定,應(yīng)與時俱進,明確和區(qū)分不同類型的高校財務(wù)檔案資源的開放和延長利用時間,促進財務(wù)檔案及時利用,不錯失資源利用的最佳時機。高校財務(wù)檔案的利用還存在著利用需求的先后與急緩的順序問題,解決該問題應(yīng)綜合考慮“輕重急緩”,對財務(wù)檔案資料進行合理的排序,以最大限度地發(fā)揮財務(wù)檔案利用的整體利益,達到利用的最大績效化。
5、有效保存、合理開發(fā)。由于自然的和社會的原因,高校財務(wù)檔案也逃不脫漸進性的自毀過程,為了可以長遠地利用,延長其壽命,必須采取有效的保存措施。有效保存包含了“安全”和“保密”兩層內(nèi)容,可從上述談及的制度和管理手段上加以完善。而高校財務(wù)檔案有效保存的最終目的是為了更好地利用財務(wù)檔案資源。為了充分發(fā)揮高校財務(wù)檔案的潛在用途,更好地為高校發(fā)展建設(shè)服務(wù),應(yīng)對高校財務(wù)檔案從利用意義和范圍上進行新的提升,加快高校財務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化步伐:(1)運用計算機檢索和編制功能,提高效率和準確率;(2)根據(jù)高校財務(wù)部門與校內(nèi)相關(guān)部門的經(jīng)濟聯(lián)系,按各自所需,有目的、有方向性地開發(fā)相關(guān)的財務(wù)檔案專題;(3)與校外單位有經(jīng)濟往來的業(yè)務(wù),將檔案資料分開編制和存放,并將各種合同、協(xié)議等相關(guān)資料與原始憑證一起歸檔,實現(xiàn)財務(wù)檔案資源共享,方便校內(nèi)、外單位參考和決策使用,當然,在這點上首先應(yīng)當考慮到高校財務(wù)檔案的保密問題。
