虛假發(fā)票現(xiàn)在已經(jīng)成為被審計(jì)單位徇私舞弊重要手段之一。在縣級(jí)單位采用電子記賬的單位很少，AO軟件應(yīng)用不上，應(yīng)用Excel的強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理功能鑒別虛假發(fā)票是一種比較有效方法。
1、數(shù)據(jù)的整理。我們?cè)趯徲?jì)中發(fā)現(xiàn)可疑的發(fā)票，按購(gòu)買(mǎi)商品、發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票內(nèi)容、購(gòu)買(mǎi)日期、簽字日期、發(fā)票類(lèi)型、記賬日期、單價(jià)、數(shù)量、金額、經(jīng)辦人員、發(fā)票書(shū)寫(xiě)情況（是否有涂改、是否大小寫(xiě)一致等情況）進(jìn)行詳細(xì)錄入，如果有必要也可以對(duì)被審計(jì)單位所有原始發(fā)票進(jìn)行輸入。
2、數(shù)據(jù)的處理。數(shù)據(jù)的處理是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和線索的重要步驟。
?。?）按“發(fā)票內(nèi)容”進(jìn)行排序、匯總，同一類(lèi)的支出就一目了然了。然后，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)發(fā)票所發(fā)生業(yè)務(wù)的真實(shí)情況，結(jié)合經(jīng)辦人員進(jìn)行落實(shí)。如該單位沒(méi)有打印機(jī)、復(fù)印機(jī)，卻有高額的打印費(fèi)、復(fù)印費(fèi)支出；基建支出的金額明顯高于實(shí)際工程；用于福利的支出與實(shí)有人員情況不符等。把分散在各期間的匯總起來(lái)，就不難發(fā)現(xiàn)被審計(jì)單位有重復(fù)報(bào)銷(xiāo)、逃去現(xiàn)金等違規(guī)違法行為。
?。?）按“發(fā)票書(shū)寫(xiě)情況”進(jìn)行排序、匯總，對(duì)有涂寫(xiě)、大小寫(xiě)不一致、筆跡不一致等情況與有關(guān)人員進(jìn)行筆跡核對(duì)，可能你會(huì)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員篡改原始發(fā)票套取現(xiàn)金的行為。
?。?）按“發(fā)票類(lèi)型”和“發(fā)票號(hào)碼”進(jìn)行排序、匯總，對(duì)發(fā)票號(hào)碼在前而購(gòu)買(mǎi)日期在后，或者購(gòu)買(mǎi)日期在前而發(fā)票號(hào)碼在后，要對(duì)有關(guān)人員的筆記進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)和詢問(wèn)，對(duì)大量連號(hào)發(fā)票要實(shí)地落實(shí)。
?。?）按“購(gòu)買(mǎi)商品、單價(jià)、數(shù)量、金額”進(jìn)行排序、匯總，對(duì)同樣商品單價(jià)差距大的進(jìn)行核對(duì)，看有無(wú)用提高單價(jià)套取現(xiàn)金的行為。
?。?）按“記賬時(shí)間、購(gòu)買(mǎi)時(shí)間”進(jìn)行排序、匯總，有疑點(diǎn)的發(fā)票比較集中的月份，一般在春節(jié)、中秋節(jié)前后，要進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，看是否用于發(fā)放福利和贈(zèng)送禮品。對(duì)記賬時(shí)間和簽字日期與購(gòu)買(mǎi)時(shí)間相差較遠(yuǎn)的要問(wèn)明原因?？词欠裼袨樗送粨艚鉀Q費(fèi)用的問(wèn)題。
運(yùn)用Excel的匯總排序功能進(jìn)行歸類(lèi)比較，結(jié)合鑒別經(jīng)驗(yàn)，為審計(jì)工作提供重要線索是十分輕松的事情。
