2005年起網(wǎng)通公司在全集團范圍內(nèi)開始推廣實施ERP系統(tǒng)。
系統(tǒng)上線幾年來，ERP系統(tǒng)作為公司資源管理信息系統(tǒng)，通過IT系統(tǒng)控制，完善了企業(yè)基礎業(yè)務管理，通過優(yōu)化和固化業(yè)務流程，保證各項業(yè)務得到規(guī)范處理。
一、業(yè)務與財務緊密結(jié)合，提高財務信息可信度
以往的財務核算軟件，都是獨立于公司的業(yè)務系統(tǒng)，也就是財務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)相分離，財務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)均是由財務人員根據(jù)紙制原始單據(jù)直接錄入到系統(tǒng)中，與業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)缺乏有效核對，容易造成財務數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)脫節(jié)。最常見的問題如工程管理方面，業(yè)務部門已經(jīng)立項，與設備供應商、工程設計單位和施工單位簽訂了供貨合同，并已經(jīng)開始施工，但財務部門一直沒有收到業(yè)務部門傳遞來的原始憑證，該工程項目在財務賬面沒有得到任何體現(xiàn)。造成財務部門數(shù)據(jù)失真，財務報告信息不準確。
在工程和成本費用核算方面，ERP系統(tǒng)上線后，通過采購、庫存、工程項目等子模塊，將企業(yè)的采購需求、采購訂單、設備到貨驗收等環(huán)節(jié)均在同一系統(tǒng)內(nèi)反映，業(yè)務部門按照業(yè)務性質(zhì)在前端錄入相關數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)錄入后，可以由多部門、多人員使用。系統(tǒng)根據(jù)設置好的規(guī)則，將業(yè)務數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)換為財務數(shù)據(jù)，改變了原來財務人員直接錄入會計憑證的方式。保證業(yè)務部門的信息及時反映到財務賬面，使財務數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)保持一致，提高財務報告信息質(zhì)量。
在收入核算方面，通過建立收入稽核管理業(yè)會平臺，將計費系統(tǒng)、97營業(yè)現(xiàn)費系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)通過業(yè)會平臺自動導入到ERP系統(tǒng)，自動生成收入憑證，避免對收入數(shù)據(jù)進行人工操作和加工，提高收入數(shù)據(jù)的準確性和真實性。
同時，由于財務與業(yè)務數(shù)據(jù)在一個綜合系統(tǒng)中，提高了財務數(shù)據(jù)的共享性。經(jīng)過授權，其他部門可以了解與本部門有關的財務數(shù)據(jù)，從而提高財務信息使用的效果，更好的為企業(yè)管理發(fā)揮作用。
二、細化會計核算，為成本效益分析和管理決策提供豐富的基礎數(shù)據(jù)
ERP系統(tǒng)延伸到縣公司，一方面成本費用明細核算到支局所，加強營業(yè)部之間的成本費用對比分析，為成本費用分析和管理決策提供了更廣闊的空間，同時也為縣公司對營業(yè)部預算的分析、控制提供了依據(jù)。另一方面取消了縣公司備用金管理方式，將縣公司全部資金納入到市分公司會計帳簿中來。避免了以往縣分公司備用金游離在市分公司帳外，市分公司無法及時進行監(jiān)控，形成潛在資金風險的問題。
ERP系統(tǒng)中設置了7段會計科目，會計科目細分為項目段、產(chǎn)品段等7個段值，可以設置規(guī)則，將成本費用按產(chǎn)品進行細分，在系統(tǒng)中將每筆費用支出細化到產(chǎn)品，從而實現(xiàn)對每項產(chǎn)品的收入、成本費用情況進行分析，推動公司成本費用定額測算工作。
三、規(guī)范了對供應商的管理
整理、完善了供應商資料，將所有的供應商信息全部錄入到ERP系統(tǒng)中，并且在后期細化了對供應商的管理。只有符合招投標管理辦法規(guī)定、簽訂購銷合同的供應商才能夠進入ERP系統(tǒng)，防止向無資質(zhì)、未經(jīng)批準的供應商發(fā)出采購訂單，同時將每筆合同、每筆訂單的執(zhí)行情況在系統(tǒng)中得到完整的體現(xiàn)，并與實際到貨情況進行匹配，及時發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行中的異常情況，強化公司采購管理。
ERP系統(tǒng)上線，為公司加強精細化管理提供了基礎。但真正要將系統(tǒng)的作用發(fā)揮好，還需要進一步深挖系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)中數(shù)據(jù)質(zhì)量，加強對數(shù)量的挖掘、整理、分析工作，提高企業(yè)精細化管理水平。
一、充分挖掘預算管理功能
對預算控制，ERP系統(tǒng)主要采用以下幾種方式實現(xiàn)：一是系統(tǒng)內(nèi)的審批控制。在ERP系統(tǒng)中錄入采購定單，必須經(jīng)過有權審批人審批同意?？梢宰龅皆诓少徯袨榘l(fā)生前，對采購行為進行事前控制。對超出預算的采購不予批準，防止預算外事項發(fā)生。二是分科目預算控制。在總帳、應付模塊分別設置資金檢查環(huán)節(jié)，預算按照控制嚴格程度分為建議、絕對、無三個級別，分月、分科目、分成本中心錄入預算控制標準。對于一定不能突破的預算，可以設置為絕對控制，一旦突破了預算，系統(tǒng)將不允許錄入新的數(shù)據(jù)。對于一般的預算項目，可以設置建議預算金額，用于日常預算分析、比較。三是能夠根據(jù)系統(tǒng)中已簽定但未執(zhí)行的合同，計算預算保留資金。這樣在進行預算分析的時候，根據(jù)預算總額、已完成的預算、預算保留三部分計算尚可使用的預算額度，提高預算控制能力。
二、深度分析，進一步加強供應商的管理
ERP系統(tǒng)提供的一個重要功能就是對供應商和采購行為進行管理。公司按照可以對每個供應商進行分析。通過匯總系統(tǒng)數(shù)據(jù)，對每個供應商的供貨量等進行統(tǒng)計分析，考察不同供應商的采購量和采購品種、采購單價。對于公司主要供應材料，確定合理數(shù)量的主供應商，既要避免供應商過多，無法形成規(guī)模采購，又要避免供貨過度依賴某一供應商，一旦該供應商出現(xiàn)供給不足情況，公司無法及時從其他供應商處取得所需的貨物。同時，公司還應在ERP系統(tǒng)外對每個供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、供貨及時性和售后服務進行評價，根據(jù)這幾方面的評價，調(diào)整供應商的采購量，以期獲得最佳的采購效果。
通過完善系統(tǒng)內(nèi)供應商信息，可以加強對供應商資質(zhì)的管理，同時可以加強對供應商付款的管理。如對供應商付款時，可以根據(jù)發(fā)票支付金額檢索系統(tǒng)內(nèi)供應商的帳戶、開戶行等信息，自動生成網(wǎng)銀支付信息，將該信息導入到網(wǎng)銀支付界面，提高付款的準確性和及時性。
三、進一步提高資金管理精細化水平
1、為資金預測提供依據(jù)
ERP系統(tǒng)中每筆負債都有到期時限。這樣，可以匯總統(tǒng)計在某個特定時間段內(nèi)企業(yè)即將到期的債務，公司可以根據(jù)到期債務，做好現(xiàn)金流量測算，及時安排資金，保證償還到期債務。
可以對每個供應商的欠款情況進行統(tǒng)計分析?？梢苑治鰧γ總€供應商的帳齡，根據(jù)欠款時間長短，綜合平衡，合理安排償付資金，做到先欠的款，先償還。
方便與供應商之間的對帳?？梢蚤_發(fā)供應商對帳單，根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)，自動生成與供應商的對帳單，提高對對帳的工作效率和準確性，也增強了內(nèi)控制度的可執(zhí)行性。
2、加強對營業(yè)資金的監(jiān)控水平
如果公司建成收入稽核業(yè)會平臺，可以對公司的每個營業(yè)廳和營業(yè)支局的營業(yè)款進行管理。將營業(yè)款結(jié)算科目細化到每個營業(yè)部，即每個營業(yè)部應交的營業(yè)額，實際繳納的營業(yè)款，營業(yè)資金的結(jié)存額等。財務部門每月末將營業(yè)款結(jié)算每個營業(yè)部的余額發(fā)給各營業(yè)部進行核對，落實資金，及時督促各營業(yè)部將資金上交財務部門。
另外，還可以實現(xiàn)每日向ERP系統(tǒng)中轉(zhuǎn)換營業(yè)部門收款情況，與財務部門實際收款情況進行和對，實現(xiàn)對營業(yè)交款的實時跟蹤檢查，提高資金周轉(zhuǎn)效率，降低企業(yè)資金風險。
3、加強對企業(yè)帳面資金收付的分析
ERP系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)可以不斷向前端追索，從而對企業(yè)資金收付的最終來源和最終去向進行分析。在收款方面，可以每月分析各市分公司收入資金上劃是否及時；在付款方面，可以分析支付款項的性質(zhì)。例如：對每個工程建設項目，在按照權責發(fā)生制統(tǒng)計資本性支出的同時，還可以按照付現(xiàn)的口徑統(tǒng)計付現(xiàn)資本性支出，滿足對付現(xiàn)資本性支出分析、控制的要求?？梢园凑宅F(xiàn)金流量表的口徑，統(tǒng)計各類付現(xiàn)支出，檢查每個單位是否按照請款用途使用資金，有無挪用，是否符合省公司下達的資金支付比例等要求。
四、充分利用ERP系統(tǒng)的開放式接口，將其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到ERP系統(tǒng)中。
ERP系統(tǒng)是一個開放的系統(tǒng)，通過標準的接口，可以將其他系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到ERP系統(tǒng)中，減少數(shù)據(jù)的重復錄入，提高準確性和時效。
在辦公自動化系統(tǒng)中開發(fā)資金請領審批流程。縣公司財務部在OA中提出用款申請，報市公司財務資金管理人員審核，而后報市公司財務部主任審批。審批通過后，在OA系統(tǒng)中自動生成撥款單，市公司資金結(jié)算人員根據(jù)銀行帳戶資金情況，確定付款銀行，并通過網(wǎng)銀向下級單位撥款，審批后形成的撥款單通過接口程序自動轉(zhuǎn)化成內(nèi)部往來憑證，發(fā)送到縣分公司進行確認，縣分公司確認后雙方自動生成會計憑證。
在日常工作中更多的發(fā)現(xiàn)和尋找這種機會，通過數(shù)據(jù)的電子式流動，提高ERP系統(tǒng)的綜合處理能力。
