企業(yè)的內(nèi)部控制從性質(zhì)上來說可以歸結(jié)為兩大部分,一是內(nèi)部控制是企業(yè)經(jīng)營和管理的重要組成部分,二是內(nèi)部控制是由企業(yè)內(nèi)部制定和實施的控制企業(yè)的經(jīng)營和管理活動的行為。在內(nèi)容上,企業(yè)內(nèi)部控制制度可以分為內(nèi)部管理控制制度與內(nèi)部會計控制制度等兩大部分。內(nèi)部管理控制制度是指那些對會計業(yè)務、會計記錄和會計報表的可靠性沒有直接影響的內(nèi)部控制;如企業(yè)單位的內(nèi)部人事管理制度、技術管理制度等。內(nèi)部會計控制制度是指那些直接影響會計業(yè)務、會計記錄和會計報表的可靠性的內(nèi)部控制。
健全有效的內(nèi)部控制,不僅能夠確保企業(yè)會計信息的準確可靠,財務收支的有效合法和財產(chǎn)物資的安全完整,還能保證企業(yè)經(jīng)營和管理活動的效率、效益以及國家法律法規(guī)的貫徹執(zhí)行。但是當前我國企業(yè)的內(nèi)部控制存在著不少問題,需要在實踐應用中進行改革探討。
二、內(nèi)部控制對企業(yè)經(jīng)營和管理的作用分析
內(nèi)部控制的成功與否已成為現(xiàn)代企業(yè)興衰成敗的關鍵。對企業(yè)經(jīng)營和管理的作用主要體現(xiàn)以下幾個方面:
(一)保證企業(yè)的合法經(jīng)營
必須在國家的方針政策和法律、法規(guī)內(nèi)合法經(jīng)營是企業(yè)生存和發(fā)展的先決條件。企業(yè)的各項生產(chǎn)經(jīng)營和管理以及與此相關的各項規(guī)章制度,必須在國家政策法規(guī)的基礎上實施。內(nèi)部控制在對企業(yè)的各種管理部門、經(jīng)營環(huán)節(jié)進行有效的監(jiān)督和控制的過程中,可以對國家的政策法規(guī)在企業(yè)內(nèi)部的實施細節(jié)進行落實。內(nèi)部控制還可以經(jīng)過對企業(yè)各項經(jīng)營和管理活動的監(jiān)督、檢查來揭示經(jīng)營決策和規(guī)章制度的具體執(zhí)行情況,及時制止和糾正偏離國家政策和法規(guī)的行為,保證企業(yè)的合法經(jīng)營。
(二)及時為企業(yè)提供真實、可靠的財務信息
企業(yè)的管理者、投資人、債權(quán)人等相關決策高層在做出正確的經(jīng)濟決策之前,必須掌握和了解企業(yè)真實和可靠的財務信息。采用職務分離、崗位輪換、內(nèi)部審計等方法,內(nèi)部控制通過對企業(yè)財務信息的采集、歸類、記錄和匯總過程進行全面的監(jiān)控,及時發(fā)現(xiàn)和糾正各種財務中存在的問題,切實保證財務信息能夠真實完整的反映企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營活動的實際情況。
(三)有效防范和降低企業(yè)風險
對經(jīng)營過程中可能出現(xiàn)的各類風險進行有效和全面的防范和控制是企業(yè)實現(xiàn)生存和發(fā)展目標的重要保證。在現(xiàn)代競爭的社會中,每一個企業(yè)都面臨著成功的挑戰(zhàn)和失敗的風險,對風險的管理是現(xiàn)代企業(yè)的主旋律之一。風險影響著每個企業(yè)生存和發(fā)展的能力,也影響其在產(chǎn)業(yè)中的競爭力及在市場上的聲譽和形象。內(nèi)部控制可以幫助企業(yè)建立有效的風險管理系統(tǒng),通過識別并采取相應行動來管理對經(jīng)營、財務報告、符合性目標有影響的內(nèi)部或外部風險,包括風險識別和風險分析等具體工作,使得企業(yè)能提前加強對薄弱環(huán)節(jié)的控制,有效避免或降低各種風險對企業(yè)可能造成的不利影響。
(四)維護企業(yè)財產(chǎn)和資源的安全完整
企業(yè)財產(chǎn)和資源的安全是確保企業(yè)生存安全的基礎。通過采用限制接近、定期盤點、記錄保護、財產(chǎn)保險等方法和手段,內(nèi)部控制可以對企業(yè)財產(chǎn)物資的采購、計量、驗收、倉儲等各個環(huán)節(jié)進行科學有效的監(jiān)督和控制,提高效率和減少浪費,降低企業(yè)生產(chǎn)成本,確保企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整。
(五)提高企業(yè)的經(jīng)營效率
企業(yè)為了達到經(jīng)營目標,就必須讓各部門全面配合使整體作用得以發(fā)揮。內(nèi)部控制可以利用會計、統(tǒng)計、業(yè)務、審計等各部門的制度、規(guī)劃及有關報告,將企業(yè)的生產(chǎn)、營銷、物資、財務、人事等各部門及其工作結(jié)合在一起,使各部門之間形成協(xié)調(diào)統(tǒng)一、相互制約和監(jiān)督的關系,保證企業(yè)經(jīng)營目標的順利實現(xiàn)。內(nèi)部控制還可以通過對企業(yè)的各項經(jīng)營管理活動進行嚴密的監(jiān)督與公平合理的考核來激發(fā)員工的工作熱情及潛能,調(diào)動企業(yè)員工的工作積極性和提高企業(yè)員工的工作效率,有利于提高企業(yè)的整體效率與效益。
三、企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題探討
我國企業(yè)的內(nèi)部控制處于發(fā)展過程中,雖有所進步,但存在以下問題:
(一)認識不足導致企業(yè)內(nèi)部控制制度弱化
內(nèi)部控制建立在成本與效益原則的基礎上。內(nèi)部控制并不是要消除任何濫用職權(quán)的可能性,而是要創(chuàng)造一種為防范濫用職權(quán)而投入的成本與濫用職權(quán)的累計數(shù)額之比呈合理狀態(tài)的機制。因此,沒有不花錢的內(nèi)部控制,也不存在完美無缺的內(nèi)部控制。
因為建立控制制度需要耗費人力、物力,而這種人力、物力的耗費所能帶來的經(jīng)濟效益又難于確定, 所以有些企業(yè)領導對建立企業(yè)內(nèi)部控制缺乏積極性和主動性;還有一些企業(yè)領導把對成本的控制或?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部資產(chǎn)安全性進行的控制等個別方面的控制當成企業(yè)內(nèi)部控制;有的企業(yè)領導,則干脆對內(nèi)部控制完全沒有認識,認為那一堆堆的手冊、文件、制度等實屬繁瑣多余之物。由于企業(yè)領導者對內(nèi)部控制重視不夠,也從思想上導致了企業(yè)財會人員及企業(yè)員工對企業(yè)內(nèi)部控制制度的認識不足,有意或無意地導致了企業(yè)內(nèi)部控制制度的弱化。
(二)董事會組成結(jié)構(gòu)不規(guī)范
不少企業(yè)的董事會在表現(xiàn)上還存在許多誤區(qū),真正的法人治理結(jié)構(gòu)并未建立。董事會的監(jiān)控作用嚴重弱化,“董事”不“懂事”,經(jīng)常只有一個“虛職”,且缺少必要的常設機構(gòu)。
國有企業(yè)改制以后建立了法人治理結(jié)構(gòu),但很多企業(yè)的董事長和總經(jīng)理由一人擔任,董事會成員也大多由企業(yè)的高級管理人員擔任,難以發(fā)揮對企業(yè)的客觀和全面的監(jiān)督作用。同時很多企業(yè)的董事?lián)伪O(jiān)事,監(jiān)事會成員的薪水和職位的升遷也大都由總經(jīng)理或董事長決定,使得監(jiān)事會也基本形同虛設,不能有效發(fā)揮其對企業(yè)的監(jiān)督職能。這些都從主客觀上對企業(yè)內(nèi)部控制造成人為的不利影響。
(三)內(nèi)部控制機制不完善
企業(yè)在內(nèi)部控制中必須制定控制的政策及程序,并予以執(zhí)行,以幫助管理階層保證“為保證其控制目標的實現(xiàn),其用以辨認并用以處理風險所必須采取的行動業(yè)已有效物實”。
企業(yè)經(jīng)營的目的在于實現(xiàn)其整體目標,一個企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)則在于提供規(guī)劃、執(zhí)行、控制和監(jiān)督活動的框架。企業(yè)組織結(jié)構(gòu)建設的好壞直接影響到企業(yè)的經(jīng)營成果及控制效果。構(gòu)建組織結(jié)構(gòu)的一個重要方面,在于界定關鍵區(qū)域的權(quán)、責以及建立適當?shù)臏贤ü艿?。但?組織結(jié)構(gòu)只是給企業(yè)的經(jīng)營運作與控制提供了一個合理的框架,真正進行這些工作的主要還是企業(yè)員工。因此,企業(yè)組織設立的一項重要任務就是權(quán)責分派。權(quán)責分派包括指派進行營運活動的權(quán)與責以及建立溝通管道和設立授權(quán)方式等。
為了進行內(nèi)部控制,企業(yè)制定了各種管理措施和處理程序,包括授權(quán)、職責劃分、恰當憑證的運用、有效的安全措施、相對獨立的檢查和考核等。但在組織機構(gòu)控制、授權(quán)批準控制、預算控制、風險控制、報告制度控制等許多重要環(huán)節(jié)上,離真正形成相互分離、相互聯(lián)系、相互制約、相互監(jiān)督的內(nèi)部控制機制還有不同程度的距離。在企業(yè)內(nèi)部控制活動中突出的一個薄弱環(huán)節(jié)就是考核獎懲機制不夠健全和有效,使得在一些重大投資、資產(chǎn)處置等決策處理過程中難免存在主觀隨意性,一定程度上影響了企業(yè)的健康發(fā)展。
(四)管理層次過多導致職責不清
合理的職權(quán)劃分和責任分配是確保內(nèi)部控制制度有效實施的基本保證。建立健全企業(yè)內(nèi)部控制制度,監(jiān)督控制政策和程序得到持續(xù)有效的執(zhí)行是董事會及經(jīng)理層應當承攬的責任,同時,按照不相容職務相分離的原則建立合理精簡的組織機構(gòu),科學的劃分企業(yè)內(nèi)部各部門的職責權(quán)限,明確各部門的權(quán)利和義務。
一個良好的管理系統(tǒng)應能確保企業(yè)中的每個人都清楚地知道其所承擔的特定職責。在企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部,從集團總公司到最基層的單位,有的多達五六個層次,這樣誰都可以管,誰都又可以不管,出了問題以后無法追究責任。由于管理層次過多容易造成企業(yè)內(nèi)部控制的失控,使企業(yè)的投資資金難以控制到位,給企業(yè)資產(chǎn)造成損失。
(五)企業(yè)內(nèi)部控制運行缺乏相應的監(jiān)督
整個內(nèi)部控制的過程必須施以恰當?shù)谋O(jiān)督,通過監(jiān)督活動在必要時對其加以修正。內(nèi)部控制僅靠制度本身還不能發(fā)揮其管理效能, 企業(yè)內(nèi)部控制的實施需要在運行過程中適時加以審計和評價,才能真正提高企業(yè)內(nèi)部控制的效能,保證內(nèi)部控制的有效性。而在不少企業(yè)中雖有各種內(nèi)部控制制度和辦法,但卻沒有嚴格的監(jiān)督機制來保障實施,導致內(nèi)部控制制度形同虛設;有些企業(yè)側(cè)重于事后監(jiān)督,如對屬于事中控制范疇的核算程序沒有及時進行;還有一些企業(yè)對內(nèi)部控制運行的監(jiān)督往往被一般性工作差錯的查糾所取代,缺乏對內(nèi)部控制運行情況的深入考核,也沒有設置相應的考核評價指標,使得內(nèi)部控制措施難以真正落到實處。
四、內(nèi)部控制應用的實踐對策探討
針對內(nèi)部控制的重要性和實施中存在的問題,不斷發(fā)展和完善我國企業(yè)內(nèi)部控制制度對企業(yè)的生存發(fā)展和員工收入具有重要的意義?？偟膩碚f,要建立、修正和維護一個企業(yè)的內(nèi)部控制可以對以下三個方面進行重點考慮:
(一)建立一個良好的內(nèi)部控制環(huán)境
加強和完善企業(yè)內(nèi)部控制,首先應注意企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的建設。控制環(huán)境是指對建立、加強或削弱特定政策、程序及其效率產(chǎn)生影響的各種因素。它是一種氛圍,塑造企業(yè)文化,影響企業(yè)員工的控制意識,影響企業(yè)內(nèi)部各成員實施控制的自覺性,決定其他控制要素能否發(fā)揮作用,是內(nèi)部控制其他要素作用的基礎?？刂骗h(huán)境直接影響到企業(yè)內(nèi)部控制的貫徹和執(zhí)行以及企業(yè)經(jīng)營目標及整體戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。
1.高層管理者必須樹立現(xiàn)代企業(yè)管理觀念。如果高層管理者不愿為實現(xiàn)預算、利潤和其他財務及經(jīng)營目標對管理加以高度重視,不愿設立內(nèi)部控制制度或不能遵守建立的內(nèi)部控制制度, 將會對控制環(huán)境造成很不利的影響。
2. 組織機構(gòu)的設立必須合理,相關的管理職能和工作關系必須明確,每個組織和機構(gòu)的責任權(quán)限必須落實到位。企業(yè)內(nèi)部的組織與管理機構(gòu)主要包括股東會(或股東代表大會)、董事會、監(jiān)事會和管理隊伍。
3.重視審計作用的充分發(fā)揮。約80%的管理信息來源于會計資料, 會計資料的真實程度決定了管理信息的可靠程度。在企業(yè)各個層級的人員中,就內(nèi)部控制而言,內(nèi)部審計人員具有極其重要而又特殊的地位。內(nèi)部審計既是企業(yè)內(nèi)部控制的一個部分,也是監(jiān)督內(nèi)部控制其他環(huán)節(jié)的主要力量。因此,可以在有重大決策權(quán)限的機構(gòu)如董事會內(nèi)設置一個審計委員會,對會計報表等進行監(jiān)督,協(xié)助決策機構(gòu)(董事會)與公司外部及內(nèi)部審計人員進行直接溝通。審計委員會的建立有利于企業(yè)保持良好的內(nèi)部控制,內(nèi)部審計在促成建立好的內(nèi)部控制環(huán)境的同時也可以為內(nèi)部控制制度的不斷改進提供建設性意見。
4. 要明確各職能部門的授權(quán),因事設人、權(quán)利明確、責任到位,做到責任與權(quán)利對等。如果企業(yè)管理高層明確建立了授權(quán)和責任與權(quán)利的分配方法,就可以大大增強各部門的內(nèi)部控制意識。
5.要建立確保執(zhí)行企業(yè)政策和程序的人員具有勝任能力與正直品行的人事政策。制度化做好企業(yè)各部門負責人員的選拔任用、后續(xù)教育工作;制定并執(zhí)行好按員工業(yè)績進行考核并給予適當?shù)拇黾皶x升等的相關政策。
6. 充分應用好企業(yè)的各種管理控制方法。如計劃控制、目標控制、預算控制、定額控制、進度控制、規(guī)章制度控制等常用的管理控制方法。
(二)建立一個有效的會計系統(tǒng)
做好會計控制是內(nèi)部控制實施的關鍵,企業(yè)內(nèi)部必須建立一個有效的會計系統(tǒng)。在國家會計準則指導下, 企業(yè)自行設計會計制度漸步成為了國家對企業(yè)會計的管理體制,會計系統(tǒng)的建立也就是企業(yè)會計制度的設計。會計制度的設計包括了會計賬戶、賬簿、會計報表等內(nèi)容的編制說明,另外還包括了對發(fā)生在企業(yè)各部門間各種經(jīng)營管理活動中會計處理程序的具體規(guī)定,在內(nèi)部控制中抽象性、要素性的方法和程序具體化為企業(yè)會計制度中可操作的方法和程序。
(三)建立內(nèi)部控制監(jiān)督機構(gòu)并加強內(nèi)部控制隊伍建設
內(nèi)部控制監(jiān)督機構(gòu)對每個崗位、每個部門和各項業(yè)務實施全面監(jiān)督檢查和及時反饋情況的制度,與行政管理進行交叉控制,有效加強內(nèi)部監(jiān)控。內(nèi)部控制必須被進行監(jiān)督,監(jiān)督是一種隨著時間的推移而評估企業(yè)內(nèi)部控制制度執(zhí)行質(zhì)量的過程,只有實施切實可靠的監(jiān)督,才能及時發(fā)現(xiàn)和解決內(nèi)部控制過程中可能出現(xiàn)的問題,才能保證企業(yè)內(nèi)部控制的有效實施。 五、結(jié)語
總之,內(nèi)部控制作為企業(yè)自我調(diào)節(jié)和自行制約的內(nèi)在機制,處于企業(yè)中樞神經(jīng)系統(tǒng)的重要位置。針對我國企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及局限性,要想不斷有效地完善內(nèi)部控制制度和實施內(nèi)部控制,不僅需要國家相關法規(guī)的配套和不斷完善,更需要各企業(yè)結(jié)合自身的特點,設計一套適合自己的包括監(jiān)督、激勵和評價為一體的內(nèi)部控制體系,并在實踐應用中確保該體系的有效實施。另外,內(nèi)部控制制度的制定不可能一步到位,還需要在實踐中不斷地進行改進和完善。只有這樣,才能真正確保企業(yè)內(nèi)部控制對企業(yè)管理起到有效控制的作用,盡可能避免企業(yè)業(yè)務流程中的錯誤和舞弊,切實有效地提高企業(yè)的市場競爭力。
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