隨著計算機和信息技術(shù)的普及,會計核算電算化也日益普遍。會計核算最基本的職能是為了給各方提供真實有效的信息,電算化的運用為財務(wù)內(nèi)部控制提出了新的要求。電算化環(huán)境下的會計核算程序,包括會計數(shù)據(jù)輸入、會計數(shù)據(jù)處理、會計信息輸出三個部分。具體關(guān)系如圖1所示。(圖1)
由于計算機等軟、硬件設(shè)備在會計核算中的引入,財務(wù)核算出現(xiàn)了很多變化:
1、會計核算環(huán)境發(fā)生了很大變化。以往的會計核算完全采用手工核算,不論是賬簿的記錄還是會計報表的編制,全部采用手工實施,而如今,耗時費力的程序化手工工作被計算機代替,計算機高效率的運行為財務(wù)人員節(jié)省了時間,提高了工作效率。
2、存儲介質(zhì)不同。以往會計信息都是紙質(zhì)存儲,而如今磁盤存儲和光盤存儲代替了紙質(zhì)存儲,提高了數(shù)據(jù)查閱的精度和效率,但也加大了控制舞弊的難度。
3、系統(tǒng)安全性差。電算化數(shù)據(jù)保存受存儲介質(zhì)的影響很大,一旦遭受病毒攻擊或者磁盤硬件受損,會計數(shù)據(jù)幾乎無法恢復(fù)。
4、對財務(wù)人員素質(zhì)要求較高。電算化的普及由以往的個別人員參與逐步轉(zhuǎn)變?yōu)槿巳藚⑴c,作為財務(wù)人員,掌握會計電算化技能成為了基本的工作素質(zhì)。
電算化系統(tǒng)的引入,對單位財務(wù)內(nèi)部控制提出了更高的要求,應(yīng)從以下方面應(yīng)對新事物,加強單位財務(wù)內(nèi)部控制:
1、組織設(shè)置控制。不相容職務(wù)相分離是財務(wù)內(nèi)控最基本的要求,在電算化環(huán)境下,一樣要做到不相容職務(wù)相互分離,如出納不得兼任稽核、會計檔案保管和債權(quán)、債務(wù)賬目的登記工作;制單人員不得參與審核業(yè)務(wù)等。
2、賬套權(quán)限控制。電算化系統(tǒng)對操作員在系統(tǒng)中的權(quán)限都有很明晰的劃分,在實際操作中,一定要根據(jù)具體操作員的崗位職責(zé)賦予相應(yīng)的權(quán)限,不用權(quán)限不賦予。
3、定期備份賬套數(shù)據(jù)。對賬套數(shù)據(jù)做到定期雙備份并異地保存,可以有效防止因意外事故造成數(shù)據(jù)無法恢復(fù)的情況。
4、定期更換操作員密碼。這樣可以有效防止密碼泄露,加強密碼管理,非財務(wù)人員不得接觸電算化專用機。
5、做好系統(tǒng)日志檢查和系統(tǒng)維護記錄。現(xiàn)行的電算化軟件基本都有自動記錄系統(tǒng)工作日志的功能,設(shè)立專人負責(zé)檢查電算化系統(tǒng)運行日志,發(fā)現(xiàn)異常查明原因并建立記錄檔案,可以不斷提高操作人員對電算化的運行水平。
6、安裝專業(yè)殺毒軟件并定期升級。電算化專用機必須安裝殺毒軟件,由專人負責(zé)定期升級和對整個系統(tǒng)進行定期殺毒。
7、加強檔案管理。電算化檔案包含計算機內(nèi)的財務(wù)數(shù)據(jù)、備份存儲的會計數(shù)據(jù)、打印輸出的會計憑證和各類賬表,以及視同電算化檔案管理的財務(wù)軟件安裝盤、使用手冊等。制定相應(yīng)的檔案管理制度,加強電算化檔案管理,對各類檔案安全、明晰的保存是內(nèi)部控制不可缺少的一部分。
8、加強內(nèi)部審計。內(nèi)部審計是單位內(nèi)部控制的重要組成部分,定期對基礎(chǔ)會計資料規(guī)范性進行檢查,審核電算化賬務(wù)處理是否正確,對會計檔案和電算化檔案進行抽查,審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性。對各相關(guān)環(huán)節(jié)進行審查,有效防止漏洞發(fā)生。
在實際工作中,我們需要不斷總結(jié)問題,積累經(jīng)驗,不斷完善我們的內(nèi)部控制制度,提高財務(wù)核算水平,以求為單位經(jīng)濟決策提供更加精確、有效的信息。
(作者單位:新疆地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局第一區(qū)域地質(zhì)調(diào)查大隊)
