一、資產(chǎn)負(fù)債表的編制
資產(chǎn)負(fù)債表是指反映企業(yè)在某一特定日期的財務(wù)狀況的會計報表，其編制依據(jù)是會計等式“資產(chǎn)＝負(fù)債＋所有者權(quán)益”，因此對資產(chǎn)負(fù)債表的基本要求便是資產(chǎn)合計應(yīng)該等于負(fù)債及所有者權(quán)益合計。然而，在編制資產(chǎn)負(fù)債表時，往往會出現(xiàn)資產(chǎn)負(fù)債表不平的現(xiàn)象，也就是資產(chǎn)合計不等于負(fù)債及所有者權(quán)益合計。一旦遇到該問題，用戶頭腦里馬上想到的就是憑證是不是填錯了，于是便逐張憑證去核對，結(jié)果卻是一無所獲。這實際上是手工會計環(huán)境下思維模式的一種自然反映和慣性使然。我們知道，會計軟件會對期初余額和憑證作嚴(yán)格的平衡校驗，如果期初余額試算不平衡或者憑證借貸不平衡的話，是無法正常地進(jìn)入到系統(tǒng)中去的，只有在系統(tǒng)遭遇病毒或人為蓄意破壞系統(tǒng)數(shù)據(jù)等意外情況下，才有可能致使期初余額或憑證借貸不平衡。因此，在確信系統(tǒng)安全的前提下基本可以排除這一情況發(fā)生的可能性。既然期初余額和憑證都是借貸平衡的，而在信息化環(huán)境下賬證表又都是數(shù)據(jù)同源的，那為什么資產(chǎn)負(fù)債表卻不平衡呢？經(jīng)過分析，筆者發(fā)現(xiàn)有以下兩點(diǎn)原因可以導(dǎo)致資產(chǎn)負(fù)債表失衡。
1． 未結(jié)轉(zhuǎn)期間損益
資產(chǎn)負(fù)債表反映的是資產(chǎn)負(fù)債表日的企業(yè)資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益的余額信息，而損益類賬戶余額是不會進(jìn)入資產(chǎn)負(fù)債表的。所以，如果存在損益類賬戶余額未結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤時，資產(chǎn)負(fù)債表肯定會出現(xiàn)不平衡的現(xiàn)象。例如，在資產(chǎn)負(fù)債表日，主營業(yè)務(wù)收入有貸方余額100 000元尚未結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤賬戶，假定不存在其他情況，此時資產(chǎn)負(fù)債表的借方即資產(chǎn)合計一定比資產(chǎn)負(fù)債表貸方即負(fù)債及所有者權(quán)益合計多出100 000元。如果將主營業(yè)務(wù)收入的貸方余額100 000元結(jié)轉(zhuǎn)至所有者權(quán)益中的本年利潤賬戶后再生成資產(chǎn)負(fù)債表，那么資產(chǎn)負(fù)債表一定是平衡的。總之，在生成資產(chǎn)負(fù)債表之前，一定要確保所有損益類賬戶余額已全部結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤賬戶并且任何一個損益類賬戶均無余額，只有這樣，生成的資產(chǎn)負(fù)債表才有可能是平衡的。
2． 漏掉了個別賬戶
還有一個造成資產(chǎn)負(fù)債表不平衡的原因，那就是定義資產(chǎn)負(fù)債表取數(shù)公式時漏掉了某些本應(yīng)該出現(xiàn)在資產(chǎn)負(fù)債表中的資產(chǎn)類、負(fù)債類或權(quán)益類賬戶，那么當(dāng)這些被漏掉的賬戶在資產(chǎn)負(fù)債表日余額不為零的情況下，就極有可能會造成資產(chǎn)負(fù)債表的不平衡。例如，可能未將生產(chǎn)成本賬戶包括在資產(chǎn)負(fù)債表中的存貨中，當(dāng)存在期末在產(chǎn)品時，會使得報告的存貨余額小于其實際余額，從而有可能造成資產(chǎn)負(fù)債表不平衡。再如，企業(yè)平時的利潤都是在本年利潤賬戶中反映的，只有在年終決算時才將本年利潤賬戶的余額轉(zhuǎn)至未分配利潤賬戶，因此必須將本年利潤賬戶包括在資產(chǎn)負(fù)債表的未分配利潤中，否則在編制中期會計報表時可能會造成資產(chǎn)負(fù)債表的不平衡。當(dāng)然，大多數(shù)情況下我們都是利用會計軟件提供的報表模板來生成資產(chǎn)負(fù)債表，而會計軟件制造商可能已經(jīng)考慮到了這些問題，所以此時不會發(fā)生這種情況。但是，當(dāng)自定義報表時，一定切記不要漏掉任何一個本應(yīng)出現(xiàn)在報表中的賬戶，特別是那些有余額的賬戶。
二、利潤表的編制
利潤表是指反映企業(yè)在一定會計期間的經(jīng)營成果的會計報表，其編制依據(jù)是等式“收入－費(fèi)用＝利潤”。在生成利潤表時，經(jīng)常遇到的問題是利潤表中計算出的利潤與本期實際利潤不一致，從而導(dǎo)致利潤表和資產(chǎn)負(fù)債表之間的勾稽關(guān)系被破壞，那問題出在哪兒呢？我們知道，利潤表中的利潤是通過各損益類賬戶的發(fā)生額計算而得的，而各損益類賬戶的發(fā)生額一般是通過會計軟件提供的發(fā)生額函數(shù)來從賬務(wù)子系統(tǒng)自動提取的。因為程序是固定的，發(fā)生額函數(shù)只能從各損益類賬戶固定的貸方或借方取得發(fā)生額，所以當(dāng)各損益類賬戶在日常業(yè)務(wù)中既有借方發(fā)生額又有貸方發(fā)生額時，軟件將無法區(qū)分正常發(fā)生額和結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤的發(fā)生額，從而造成取出的發(fā)生額與各損益類賬戶實際發(fā)生額不符，因而也就造成了利潤計算的錯誤。為了避免此類錯誤的發(fā)生，在日常填制記賬憑證時應(yīng)該將各收入類賬戶的發(fā)生額固定填寫在貸方，如確實出現(xiàn)借方金額時，應(yīng)以負(fù)數(shù)記入貸方，而借方只登記結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤的發(fā)生額；同理，應(yīng)將各費(fèi)用類賬戶的發(fā)生額固定填寫在借方，如確實出現(xiàn)貸方金額時，應(yīng)以負(fù)數(shù)記入借方，而貸方只登記結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤的發(fā)生額。這樣，就可以保證發(fā)生額函數(shù)取出的各損益類賬戶的發(fā)生額與其實際發(fā)生額相符，也就保證了利潤計算的正確性。例如，某企業(yè)當(dāng)月實際銷售貨物100 000元，發(fā)生銷售退貨10 000元，應(yīng)記入當(dāng)月的各成本費(fèi)用共計50 000元，假定不考慮其他情況，此時當(dāng)月的實際利潤為40 000元。如果填制憑證時，將銷售退貨的10 000元登記到主營業(yè)務(wù)收入借方的話，當(dāng)利用發(fā)生額函數(shù)提取主營業(yè)務(wù)收入賬戶貸方發(fā)生時得到的金額將是100 000元，如圖1所示，因而利潤表中計算出的利潤將是50 000元，與實際利潤40 000元不等；如果填制憑證時，將銷售退貨的10 000元以－10 000登記到主營業(yè)務(wù)收入貸方的話，當(dāng)利用發(fā)生額函數(shù)提取主營業(yè)務(wù)收入賬戶貸方發(fā)生額時得到的金額將是90 000元，如圖2所示，因而利潤表中計算出的利潤將是40 000元，與實際利潤相等。
當(dāng)然，有些會計軟件可以根據(jù)某些條件如對方科目、摘要等有選擇地提取賬戶發(fā)生額數(shù)據(jù)。顯然，這對會計人員的要求較高，使用起來有一定難度。因此，筆者還是提倡采用前述的方法，將各損益類賬戶的所有日常發(fā)生額都固定登記在正常方向，而只將結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤的金額登記在相反方向，這樣操作既簡單，又保證了利潤計算的正確性。
三、現(xiàn)金流量表的編制
現(xiàn)金流量表是指反映企業(yè)在一定會計期間的現(xiàn)金和現(xiàn)金等價物流入和流出的會計報表。現(xiàn)金流量表的編制較資產(chǎn)負(fù)債表和利潤表而言要復(fù)雜得多，往往令會計人員望而卻步，仍然手工編制現(xiàn)金流量表。即便利用會計軟件編制現(xiàn)金流量表，也不清楚其編制原理和流程，只是機(jī)械地模仿操作，出現(xiàn)問題后便不知所措，表不平時便“巧妙”地利用“其他”項目充當(dāng)蓄水池，手工把表軋平。因此，充分了解信息化環(huán)境下現(xiàn)金流量表的編制原理、編制流程是十分必要的。
從我國會計信息化實務(wù)來看，編制現(xiàn)金流量表主要有兩種方法：一種方法是利用賬務(wù)子系統(tǒng)的輔助核算功能來實現(xiàn)現(xiàn)金流量表的編制；另一種方法是使用專門的現(xiàn)金流量表軟件來編制現(xiàn)金流量表。
1． 利用輔助核算編制現(xiàn)金流量表
通過該種方法編制現(xiàn)金流量表無需額外投資，只要充分利用賬務(wù)子系統(tǒng)提供的輔助核算功能（目前，大部分會計軟件都提供該功能）即可達(dá)到編制現(xiàn)金流量表的目的。使用該種方法編制現(xiàn)金流量表的基本方法和流程如下：首先，將各現(xiàn)金流量表項目設(shè)置為項目檔案；其次，將各現(xiàn)金類科目設(shè)置為項目輔助核算；然后，在處理日常業(yè)務(wù)填制憑證時，如果用到了現(xiàn)金科目，應(yīng)該根據(jù)提示選擇某一個現(xiàn)金流量表項目，于是在填制憑證時便將各現(xiàn)金流量歸集到了相應(yīng)的現(xiàn)金流量表項目中去；最后，根據(jù)系統(tǒng)提供的輔助核算賬表查詢功能查詢到各現(xiàn)金流量項目的金額并抄錄到資產(chǎn)負(fù)債表中即可。當(dāng)然，有些軟件在報表子系統(tǒng)提供了現(xiàn)金流量表模板，可以利用賬務(wù)函數(shù)直接提取各現(xiàn)金流量項目金額從而快速生成現(xiàn)金流量表。這種方法的優(yōu)勢在于使用簡單，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，并且可以留下明顯的審計線索，但對制單人的要求較高，增加了填制憑證的負(fù)擔(dān)，并且重復(fù)操作較多，效率不高，例如同類業(yè)務(wù)的多張憑證可能需要重復(fù)選擇現(xiàn)金流量表項目。但不可否認(rèn)，該種方法仍然是目前信息化環(huán)境下編制現(xiàn)金流量表的常用方法。
2． 使用專門的現(xiàn)金流量表軟件編制現(xiàn)金流量表
通過該種方法編制現(xiàn)金流量表需要額外投資，單獨(dú)購買現(xiàn)金流量表軟件。目前，現(xiàn)金流量表軟件編制現(xiàn)金流量表的核心思想是：首先，設(shè)置好各現(xiàn)金流量表項目的數(shù)據(jù)來源；然后，將涉及現(xiàn)金類科目的所有記賬憑證分解為一借一貸的憑證；最后，根據(jù)各項目的數(shù)據(jù)來源對分解后的一借一貸憑證進(jìn)行遍歷，將符合條件的憑證金額進(jìn)行匯總便得出現(xiàn)金流量表項目金額。這種實現(xiàn)方法符合計算機(jī)數(shù)據(jù)處理的特征，重復(fù)性低，編表效率高，自動化程度高，對于同類業(yè)務(wù)的現(xiàn)金流量表項目無需手工重復(fù)選擇。但是，這種方式也存在很多問題。例如，設(shè)置項目來源較為復(fù)雜，而且一旦設(shè)置有遺漏將會導(dǎo)致現(xiàn)金流量表的錯誤。再如，當(dāng)多借多貸憑證較多時，需要手工分解憑證，操作較為煩瑣。因此，這種方法在實務(wù)中的應(yīng)用不是很多。
應(yīng)當(dāng)指出，以上兩種方法都是針對現(xiàn)金流量表主表而言的。按照《企業(yè)會計準(zhǔn)則第31號——現(xiàn)金流量表》的規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在附注中披露將凈利潤調(diào)節(jié)為經(jīng)營活動現(xiàn)金流量的信息。目前，無論是按照第一種方法還是按照第二種方法，會計軟件主要是利用賬務(wù)函數(shù)來提取這些信息，但這種粗放型的處理方法往往不能一步到位，結(jié)果多需要手工調(diào)整，而一旦“擺不平”，便會“巧妙地”利用“其他”項目將表軋平。按照廈門大學(xué)汪一凡教授的觀點(diǎn)，這一附注信息是完全可能實現(xiàn)精確編制的。當(dāng)然，這還需要理論上的進(jìn)一步完善和實踐中大規(guī)模的檢驗。因此，如何快速準(zhǔn)確地生成現(xiàn)金流量表及其附注信息仍然是會計信息化理論界和實務(wù)界必須關(guān)注的課題。
綜上所述，在信息化環(huán)境下編制會計報表，無論從理論上還是從實務(wù)上均存在一些問題，必須認(rèn)真加以研究，探求其深層原因，找到合理對策，為提供真實、準(zhǔn)確、及時的會計信息進(jìn)而為輔助報表使用者進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策打下堅實的基礎(chǔ)。
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