1 檔案工作實施績效考核的意義
績效考核是現(xiàn)代企業(yè)管理模式的主要方式,是企業(yè)根據(jù)自身特點采取的與之相適應的激勵機制,實行科學的評價體系,對職工的工作、學習、成長、效率、培訓、發(fā)展等進行全方位的定量和定性的考核,從而促進改善職工的工作行為,充分發(fā)揮職工的潛能和積極性,以求更好地達到工作目標。
科學規(guī)范的管理檔案,是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案作為歷史的真實記錄,在企業(yè)管理各項活動中都發(fā)揮了很好的憑證、依據(jù)、借鑒、參考、史料的作用。將檔案工作納入績效考核管理,可加大檔案工作的督導落實力度,對提高檔案資料的完整程度和工作管理水平發(fā)揮著重要作用。主要體現(xiàn)在五個方面:一管理作用。通過考核辦法的制定和落實,可進一步明確檔案工作的工作目標和工作標準,在工作過程中起到溝通、學習、改進等作用。二激勵作用。通過績效考核的獎優(yōu)罰劣,改善調(diào)整檔案及相關(guān)人員工作行為,促使檔案及相關(guān)人員更加積極、主動、規(guī)范地去完成檔案資料的收集整理、歸檔、借閱及利用工作。三導向作用。以檔案工作規(guī)范化為績效考核標準,以考核標準規(guī)范工作行為,確立檔案工作方向。四監(jiān)控作用。通過績效考核,對檔案工作過程、環(huán)節(jié)、質(zhì)量及效率等方面進行監(jiān)督、規(guī)定及考評,獲得反饋信息,可有效促進調(diào)整和改進檔案工作。五約束作用。將檔案工作納入績效考核,與獎罰掛鉤,可以對機關(guān)責任部門和人員起到較好的約束作用,促使其不得不干。同時,也是對檔案工作人員的約束,借閱人員工作的好壞也可以提出,并可進行考核獎罰。
2 建立完善檔案管理的責任體系
以績效考核為平臺推進檔案工作的責任化管理,目的在于“分解目標、落實責任”。也就是將文件資料的形成、積累、整理、立卷、利用工作,納入科研、生產(chǎn)、基本建設(shè)等單位的工作計劃,納入領(lǐng)導工作議程,納入有關(guān)人員的崗位責任制,將檔案工作責任落實到檔案室及各相關(guān)人員,可有效提高有關(guān)領(lǐng)導和人員的檔案意識。通過實施目標及過程考核,達到實現(xiàn)檔案工作科學化、規(guī)范化、制度化管理的目標。
在檔案工作責任體系中,將檔案工作納入相關(guān)工作流程當中,起到相互監(jiān)督與聯(lián)系的作用。例如,在外購設(shè)備儀器或引進項目時,機關(guān)部門以書面通知檔案管理人員參加驗收,并由檔案管理人員會同專業(yè)人員對文件材料進行驗收,由設(shè)備采購人員負責收集整理,在設(shè)備開箱驗收起或安裝調(diào)試一個月內(nèi)向檔案部門歸檔。文件材料不齊全、驗收單上無檔案人員簽字,財務(wù)部門不予辦理款項支付手續(xù)。通過此種方式,可極力避免原始資料的丟失和遺漏,易于收集第一手資料,亦無形之中對機關(guān)管理部門和人員施加必須保證資料齊全和及時上交的壓力,對檔案管理工作的第一步—收集的完整性奠定了堅實的基礎(chǔ)。綜上所述,通過檔案工作責任體系的建立,降低了檔案室工作的被動性,促進達到檔案工作各方面規(guī)定要求,減少催交檔案資料等環(huán)節(jié),提高了工作效率。
3 做好檔案工作的流動性管理
檔案部門的主要任務(wù)是檔案材料的整理、管理、投放、傳遞和周轉(zhuǎn),是一個流動性的管理過程。檔案管理的根本目的在于檔案利用,工作的最基本要求是保護好檔案資料的完整性。要確保參考價值的文件保存完好以備利用,績效管理就要有的放矢,把握好兩個方面重點,一是文件資料歸檔,二是文件資料借閱,也就是一個“進”和一個“出”兩個環(huán)節(jié)。
對檔案資料的流動性管理上,通過績效考核可切實起到約束和監(jiān)督、利用和保護的作用,重點突出嚴格性、規(guī)范性、時限性,以及對檔案人員和其他人員的雙方管理,保障檔案工作的順利開展。例如,歸檔的文件材料的質(zhì)量是檔案質(zhì)量的先天因素,如歸檔的文件材料應為原件、載體和本身應符合耐久性要求等,因此,在文件材料歸檔前,檔案室人員要嚴格檢查歸檔文件材料是否符合歸檔要求,對于未按照歸檔材料規(guī)定及未達到規(guī)定要求的,每條扣*分(本分值與該單位部門及人員的績效工資掛鉤),并采取適當措施進行改正;對違反借閱制度,不按期歸還檔案或資料者,檔案管理部門將下發(fā)檔案、資料催還通知單,在規(guī)定期限內(nèi)強行收回,每延誤一天扣績效**分,直至歸還所借檔案?？傊?切實抓好檔案資料的“進出口”,是保證檔案資料的完好再利用的重點。
4 促進檔案工作發(fā)展
檔案工作實施績效考核,是為了適應企業(yè)發(fā)展形勢需要,對檔案工作作出適時和全面的評價,查找工作中的不足,發(fā)現(xiàn)與規(guī)范要求的差距,以尋求更為有效的服務(wù)新途徑,提高檔案利用的質(zhì)量和水平,更好地發(fā)揮檔案的作用,在企業(yè)創(chuàng)造效益的同時,促進檔案事業(yè)的發(fā)展。
檔案意識是制約檔案事業(yè)發(fā)展得關(guān)鍵性問題?？冃Э己斯ぷ鞯拈_展,可有效促使企業(yè)職工轉(zhuǎn)變檔案觀念,更好地認識檔案工作的重要性。在日常工作中,績效考核作為管理手段,“提醒”資料積累者主動把材料上交檔案室。檔案室在規(guī)章制度的“指引”下,對檔案進行科學系統(tǒng)管理,把“死”檔案變成“活”檔案,單位或人員需要時隨時提供,充分發(fā)揮檔案的使用價值。實踐證明,績效考核貫穿于檔案管理工作各個環(huán)節(jié),與經(jīng)濟利益掛鉤,嚴格考核,可有效規(guī)范檔案工作行為,引領(lǐng)單位部門或機關(guān)人員強化檔案意識,提高檔案工作的主動性和檔案利用的質(zhì)量及水平,為檔案事業(yè)的各項工作發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。
