
一、引言
隨著經(jīng)濟一體化進程的發(fā)展,我國的中小企業(yè)不可避免地參與到國際競爭的環(huán)境中,企業(yè)的生存環(huán)境發(fā)生了根本變化,信息化水平將直接影響到企業(yè)競爭力。中小企業(yè)要想繼續(xù)保持優(yōu)勢,必須進行信息化建設(shè),而會計信息化是企業(yè)信息化的核心,因此,實施會計信息化是中小企業(yè)在世界經(jīng)濟全球化、信息化大潮中求得生存和發(fā)展的必然選擇。中小企業(yè)在我國國民經(jīng)濟中占有十分重要的地位,隨著信息技術(shù)在中小企業(yè)運營過程中應(yīng)用的逐漸廣泛,人們對中小企業(yè)會計信息化建設(shè)問題的關(guān)注也越來越廣泛。然而,我國眾多學(xué)者都對這一問題進行了深入的調(diào)查和研究,結(jié)果顯示我國中小企業(yè)會計信息化的現(xiàn)狀不佳。目前在中小企業(yè)實施會計信息化的過程中還存在一些需要重視和急待解決的問題。
二、中小企業(yè)會計信息化的現(xiàn)狀分析
(一)信息化觀念淡薄大都數(shù)中小企業(yè)對此缺乏透徹的認識。部分企業(yè)將會計信息化簡單地理解為擁有電腦、購買會計軟件等,重設(shè)備而輕信息。調(diào)查反映出部分企業(yè)的會計信息化建設(shè)流于形式,項目建設(shè)僅僅是簡單的跟風(fēng)行為,沒有發(fā)揮其應(yīng)有的效用。
(二)管理基礎(chǔ)薄弱很多中小企業(yè)的管理基礎(chǔ)較差,如管理思想落后,管理手段缺乏,管理方法陳舊,管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不完整不準確等等,這使得企業(yè)不容易實現(xiàn)由低層次的感性管理模式迅速轉(zhuǎn)變到高層次的計算機網(wǎng)絡(luò)管理模式;另外,管理方式的轉(zhuǎn)變意味著生產(chǎn)要素的重新組合,將涉及到各個部門、崗位、機構(gòu)的權(quán)利、責(zé)任、利益等的調(diào)整,協(xié)調(diào)不好會激化內(nèi)部阻力。管理基礎(chǔ)薄弱成為中小企業(yè)實施會計信息化一大障礙。
(三)信息化人才缺乏 中小企業(yè)行業(yè)分布領(lǐng)域多樣廣泛,在企業(yè)內(nèi)部很難找到一批既懂信息技術(shù)又懂企業(yè)管理的復(fù)合型人才,而專業(yè)的信息技術(shù)類專業(yè)人才絕大多數(shù)聚集于Ⅱ類企業(yè),信息化人才的缺乏直接影響了中小企業(yè)會計信息化的進程。
(四)投入資金不足調(diào)查表明,近20%的中小企業(yè)認為資金不足是會計信息化建設(shè)中的主要障礙。實施會計信息化不僅要購買硬件和軟件,還要引進相關(guān)的專業(yè)人才、進行會計信息化方面的培訓(xùn),這都需要大量資金的投入。同時,信息化系統(tǒng)的管理和維護也是一項長期工程,需要人力、物力和資金的不斷投人與支持。資金短缺使得大部分中小企業(yè)在會計信息化方面投入的資金不足。
(五)缺乏合理方案 目前,市場上中小企業(yè)實施會計信息化的解決方案不多:專門為中小企業(yè)量身定做的管理軟件產(chǎn)品還不多。國內(nèi)企業(yè)的管理軟件不能很好地滿足中小企業(yè)的實際需求,價格也過于昂貴,而且軟件企業(yè)對中小企業(yè)的后續(xù)服務(wù)也沒有跟上。國外企業(yè)的管理軟件又很難為中小企業(yè)所接受。因此,目前中小企業(yè)會計信息化的實施缺乏一種系統(tǒng)的信息化解決方案。
(六)實施態(tài)度謹慎調(diào)查表明,在已實施會計信息化的中小企業(yè)中大部分企業(yè)成效一般,信息化的建設(shè)并沒有發(fā)揮很大的效用。這種狀況使得大多數(shù)中小企業(yè)比較堅持傳統(tǒng)的經(jīng)營管理方式,對會計信息化建設(shè)的投入持保守態(tài)度,64%的企業(yè)對信息化的投入力度在10萬以下,這除了受企業(yè)規(guī)模、資金等的制約,企業(yè)的態(tài)度也是一個重要的方面。
三、中小企業(yè)會計信息化影響因素分析
(一)外部環(huán)境因素 外部環(huán)境因素主要體現(xiàn)在以下方面:(1)信息安全基礎(chǔ)設(shè)施。信息化的基礎(chǔ)設(shè)施是會計信息化建設(shè)的最基本的要求。目前幾乎所有中小企業(yè)都配備了計算機和打印機,一半以上的中小企業(yè)配備了專用的服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備??梢?。中小企業(yè)信息化建設(shè)已形成一定的規(guī)模,但信息安全問題卻成為中小企業(yè)實施會計信息化的一個主要障礙,尤其網(wǎng)絡(luò)安全存在很多隱患。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和網(wǎng)上商務(wù)如火如荼的展開,網(wǎng)絡(luò)犯罪日益變得嚴重,很多中小企業(yè)沒有針對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來建立和完善相應(yīng)的信息化安全防范措施,一旦發(fā)生問題將造成巨大的損失。商業(yè)網(wǎng)站經(jīng)常會遭到電腦黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒的惡意攻擊,造成系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)丟失,即使使用防火墻、殺毒軟件,目前仍不能使問題得到有效改善。要想推進中小企業(yè)會計信息化的快速發(fā)展,需要國家進一步加大信息安全基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。(2)政策法律因素。會計信息化是會計發(fā)展的新興領(lǐng)域,實現(xiàn)會計信息化以后有很多問題需要重新立法規(guī)范,而我國目前還未出臺相關(guān)的法律、法規(guī)及標準來規(guī)范會計信息化建設(shè),國家相關(guān)制度文件中甚至尚未提到“會計信息化”的概念,仍然停留在“會計電算化”上,其相關(guān)方面例如電子交易、網(wǎng)絡(luò)安全、支付信用、知識產(chǎn)權(quán)保護等法規(guī)制度也不完善;其次,同大企業(yè)相比中小企業(yè)在享受技改項目立項、財政支持、稅收優(yōu)惠、信用等級評定等政策上處于劣勢,得不到相關(guān)部門的重視。我國多數(shù)中小企業(yè)的盈利情況一般,而融資渠道又非常缺乏,資金困難使得中小企業(yè)能投入會計信息化建設(shè)的資金相當有限。政府部門對此沒有采取相應(yīng)政策來幫助中小企業(yè)拓寬融資渠道,也沒有為中小企業(yè)提供貸款、信用擔(dān)保、財政補貼等方面的援助。中小企業(yè)實施會計信息化急需一個良好的政策法律環(huán)境。(3)社會服務(wù)體系。會計信息化需要以整個社會環(huán)境的基礎(chǔ)作為支撐保障。由于中小企業(yè)的規(guī)模小,往往無法在企業(yè)內(nèi)部完成人員培訓(xùn)、技術(shù)開發(fā)等方面的活動,需要從企業(yè)外部獲得這些方面的服務(wù)。但從目前的情況看,我國為中小企業(yè)發(fā)展提供社會化服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)或體系尚不健全,中小企業(yè)融資服務(wù)體系也有待完善。我國目前專門為中小企業(yè)提供信息服務(wù)的數(shù)據(jù)庫信息資料幾乎沒有,中小企業(yè)要想得到全面、及時、準確的國內(nèi)外信息十分困難。另外,以中小企業(yè)會計信息化為特長的咨詢機構(gòu)和專業(yè)從事會計信息化工程的監(jiān)理機構(gòu)太少,導(dǎo)致中小企業(yè)會計信息化項目質(zhì)量無法保證。
(二)企業(yè)內(nèi)部因素 企業(yè)內(nèi)部因素主要體現(xiàn)在以下方面:(1)管理因素沖小企業(yè)的管理思想落后,沒有科學(xué)的管理機制,一般都是最高領(lǐng)導(dǎo)人說了算。而這些領(lǐng)導(dǎo)人并不一定對會計信息化有充分的了解,因此,盲目的管理會使會計信息化的作用大大受到限制;其次,企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)支持不夠,這就使會計信息化在實施過程中難度增大,有時往往流于形式;最后,中小企業(yè)普遍缺乏團隊管理能力,而會計信息化實施卻需要很強的團隊合作和管理能力。以上因素都會影響會計信息化的成功實施。(2)成本因素;中小企業(yè)實施會計信息化的初期需要投人大量的資金,這對于本來就資金短缺的中小企業(yè)來說是一大難題。實施會計信息化的初期不僅要購買硬件和軟件,還要引進相關(guān)的專業(yè)人才、進行會計信息化方面的培訓(xùn)I,這都需要大量資金的投入。而中小企業(yè)由于存在實力弱、管理水平低、信譽差的缺陷,在融資方面一直比較困難,以至于許多企業(yè)根本負擔(dān)不起如此巨大的會計信息化建設(shè)費用;其次,會,汁信息化的實施周期少則幾個月,多則一年,甚至更長。如果在實施之前沒有制定明確的進度計劃,或在實施過程中未按進度實現(xiàn)階段目標,就會造成項目的延期或失
敗,導(dǎo)致實施成本的增加,而在信息系統(tǒng)建立完畢后還要對系統(tǒng)進行維護和更新,中小企業(yè)很有可能因為資金短缺而被迫放棄。(3)人力資源因素。人力資源因素包括人才和培訓(xùn)兩個方面。信息化技術(shù)人員和管理人員的缺乏是影響中小企業(yè)實施會計信息化的一個關(guān)鍵因素,這主要是由于中小企業(yè)經(jīng)營規(guī)模小,業(yè)務(wù)品種單一,很少能像一些大企業(yè)一樣建立起自己的IT團隊,企業(yè)內(nèi)部缺少既懂得IT技術(shù)又懂得管理的復(fù)合型人才,這為計算機及財務(wù)軟件在企業(yè)的普及與應(yīng)用上增加了難度。此外,中小企業(yè)由于資金的原因,不能為企業(yè)內(nèi)部員工提供很好的會計信息化方面的培訓(xùn),沒有高效的激勵和評估機制,從而導(dǎo)致人才的流失,影響了中小企業(yè)會計信息化的發(fā)展。
四、中小企業(yè)會計信息化策略與建議
(一)中小企業(yè)會計信息化策略會計信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程,中小企業(yè)對會計信息化建設(shè)的目的應(yīng)當十分明確,根據(jù)企業(yè)的實際情況(如資金、實際需要等)及會計信息化建設(shè)的自身規(guī)律,分階段、分層次進行,科學(xué)規(guī)劃、穩(wěn)步實施。影響中小企業(yè)會計信息化的外部因素主要依賴于國家、地方政府從政策方面給予支持,以下針對影響中小企業(yè)會計信息化的內(nèi)部因素提出一些中小企業(yè)實施會計信息化的策略。(1)中小企業(yè)實施會計信息化的模式。目前,中小企業(yè)實施會計信息化主要有三種模式:購入商品化財務(wù)軟件、委托軟件公司開發(fā)和租用ASP(Applicafion service Provder)。一是購入商品化財務(wù)軟件。購入商品化財務(wù)軟件是目前中小企業(yè)實施會計信息化最常用的模式。目前市場上有很多商品化財務(wù)軟件,如用友財務(wù)軟件、金蝶財務(wù)軟件、萬能財務(wù)軟件等都是久經(jīng)考驗的老品牌,其功能和性能都有良好的保障。此外,還有一些小型軟件公司推出的一些財務(wù)軟件,例如速達財務(wù)軟件,其價格較低,功能比較簡單。中小企業(yè)一般根據(jù)自身的需求,在考慮了價格、售后服務(wù)等多個方面后,貫徹“適用就是最好”的原則選擇購買。二是委托軟件公司開發(fā)。一些中小企業(yè)為了得到能夠滿足自己核算和管理的財務(wù)軟件,往往委托軟件公司給企業(yè)開發(fā)一套系統(tǒng)。如軟件公司幫助企業(yè)設(shè)計和構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)體系,提供軟件或代為開發(fā),并幫助安裝和維護等。對于很多大型企業(yè)而言,他們有條件自己開發(fā)建立自己完善的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò),并確定其自身的網(wǎng)絡(luò)財務(wù)系統(tǒng)實施方案。但對于中小企業(yè)來講,由于資金與業(yè)務(wù)量的限制,一般來講沒有條件也沒必要自己開發(fā)建設(shè)。因此,委托軟件公司開發(fā)也是中小企業(yè)實施會計信息化一種主要模式。三是租用ASPoAsP是指應(yīng)用服務(wù)供應(yīng)商在Inemel上提供財務(wù)軟件租賃的一種電子商務(wù)模式。ASP過互聯(lián)網(wǎng)提供財務(wù)軟件,企業(yè)不需要購買軟件,只需向軟件服務(wù)商租用基于Web的軟件就可以管理企業(yè)的會計活動及一些其他的經(jīng)營活動,且無需對軟件進行維護,軟件服務(wù)商會提供全面管理和軟件維護服務(wù)。目前,我國ASP模式的會計服務(wù)軟件還處于萌芽階段,真正能提供ASP模式會計服務(wù)的供應(yīng)商主要是用友集團下設(shè)的偉庫網(wǎng)和金蝶公司所開設(shè)的看吧網(wǎng)。隨著ASP的發(fā)展與完善,越來越多的中小企業(yè)將會選擇租用ASP的模式來實施本企業(yè)的會計信息化。(2)中小企業(yè)實施會計信息化的策略分析。在中小企業(yè)實施會計信息化的初期,會計信息化實施的層次較低,如手工管理占主導(dǎo)地位,資金不夠雄厚,人員素質(zhì)較低等,租用AsP無疑是中小企業(yè)實施會計信息化的最佳途徑。首先,租用AsP可以節(jié)約會計信息化實施成本。財務(wù)軟件購置成本較高,還要隨時對其進行維護,這對中小企業(yè)會計人員的計算機水平提出了較高要求,而AsP模式是以租賃的方式使用財務(wù)軟件,企業(yè)不必增加任何特別的軟件和硬件投資。企業(yè)投入成本較低,一般按照服務(wù)模式進行付費,用多少付多少,也可按使用時間支付,年租賃費用最多幾百元,少則幾十元,同時軟件服務(wù)商免費提供后期升級及維護服務(wù),既為中小企業(yè)節(jié)約了大筆購置和維護成本,也解決了企業(yè)自身人才短缺的問題。其次,實現(xiàn)ASP模式可突破時空局限,不需要購買并安裝財務(wù)軟件,企業(yè)財務(wù)人員只要有一臺電腦,可在任何可以上網(wǎng)的地方應(yīng)用該財務(wù)系統(tǒng),實現(xiàn)在線做賬、分散辦公、移動辦公,髓時隨地進行會計處理和查詢洞時,可以多人上網(wǎng)同時進行會計處理,克服了單機版財務(wù)軟件只能一個人使用的缺陷。另外,軟件服務(wù)商還提供免費升級和維護以及在線咨詢等服務(wù),免除了企業(yè)的后顧之憂,給企業(yè)的會計工作提供了極大的方便。最后,通過ASP模式信息處理平臺,中小企業(yè)可以在網(wǎng)絡(luò)上建立商鋪,發(fā)布供求信息,全方位滿足中小企業(yè)經(jīng)營管理的需要。會計信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程,中小企業(yè)實施會計信息化需要分階段、分層次進行,在會計信息化實施的中后期,隨著中小企業(yè)的發(fā)展,資金的充足,信息化人員素質(zhì)和管理水平的提高,租用AsP已經(jīng)不能滿足企業(yè)需求,中小企業(yè)可以選擇委托軟件公司開發(fā)的方式進一步實施本企業(yè)高層次的會計信息化。因為通用化財務(wù)軟件,開發(fā)目標著眼于企業(yè)的共性,往往不能滿足企業(yè)的個性化要求。中小企業(yè)數(shù)量眾多,行業(yè)分布廣泛,每個企業(yè)有每個企業(yè)的特點,遇到的問題也千差萬別,一套通用財務(wù)軟件必然不能很好的解決不同種類企業(yè)的特色問題,系統(tǒng)的部分功能不適用,企業(yè)又難以增加自己需要的功能,這給會計人員帶來很大不便。而委托軟件公司開發(fā)的專用財務(wù)軟件,可以針對該企業(yè)進行服務(wù)的,很好的避免了通用財務(wù)軟件的缺點,在共性與個性上找到了很好的融合點,軟件的安全性也大大提高,并且有專人負責(zé)安裝和維護,升級業(yè)務(wù),免去了中小企業(yè)的后顧之憂。
(二)中小企業(yè)會計信息化建議中小企業(yè)會計信息化的發(fā)展,不能光靠中小企業(yè)自身的努力,還需要全社會的共同努力。政府、IT開發(fā)商和中介機構(gòu)要為中小企業(yè)會計信息化的發(fā)展創(chuàng)造良好的條件,只有這樣才能推進我國中小企業(yè)會計信息化快速、健康地發(fā)展。(1)外部環(huán)境。首先,加大政府的扶持力度。政府在中小企業(yè)實施會計信息化的過程中起到關(guān)鍵的作用。促進中小企業(yè)會計信息化的發(fā)展,必須加大政府的扶持力度。首先,在財政方面政府應(yīng)給予中小企業(yè)支持。資金短缺是阻礙中小企業(yè)會計信息化發(fā)展的關(guān)鍵因素。為了加快推進中小企業(yè)會計信息化進程,政府部門要積極幫助中小企業(yè)拓寬融資渠道,為中小企業(yè)提供貸款、信用擔(dān)保、財政補貼等方面的援助。政府方面還應(yīng)該投入部分資金幫助中小企業(yè)會計信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),幫助他們做好信息化的起步階段。其次,在中小企業(yè)會計信息化的發(fā)展過程中,政府還應(yīng)該提供一些培訓(xùn)方面的服務(wù),幫助中小企業(yè)培養(yǎng)一些信息化專業(yè)人才,緩解中小企業(yè)人才稀缺的問題。再次,政府應(yīng)該給中小企業(yè)創(chuàng)造良好的政策環(huán)境,在財稅政策與金融政策上加大對中小企業(yè)信息化的扶持力度。最后,政府還要給中小企業(yè)提供一個良好的發(fā)展平臺,使中小企業(yè)會計信息化可以公平、健康、持續(xù)的發(fā)展。其次,鼓勵I(lǐng)研發(fā)商提供更多的支持。對于中小企業(yè)來講,要實現(xiàn)會計信息化,建立ERP信息系統(tǒng),往往需要大量的財力、人力和物力,因此企業(yè)不可能自己研發(fā)這些信息系統(tǒng),只能通過IT開發(fā)商為企業(yè)量身訂做適合自己的信息系統(tǒng)。rr開發(fā)商通過對中小企業(yè)進行設(shè)計和規(guī)劃,兼顧企業(yè)的自身需求與行業(yè)需求,能夠為中小企業(yè)開發(fā)個性化的產(chǎn)品和服務(wù),幫助中小企業(yè)解決會計信息化建設(shè)中應(yīng)用與成本的矛盾。
rT開發(fā)商多方面的支持可以使中小企業(yè)集中精力于核心競爭能力的提高,幫助中小企業(yè)分擔(dān)風(fēng)險,也有助于提高企業(yè)的信息技術(shù)。中小企業(yè)不同于大企業(yè),即不需要大型的復(fù)雜的管理軟件,也不太容易接受高價位的產(chǎn)品和服務(wù)。因此,要想加快中小企業(yè)實施會計信息化的步伐,政府應(yīng)采取一定的政策措施,鼓勵rr開發(fā)商為中小企業(yè)提供更多的支持。最后,建立完善的社會服務(wù)體系。中小企業(yè)在會計信息化方面經(jīng)驗不足,處于弱勢,需要政府的全方位引導(dǎo)扶持和社會力量的支持。中小企業(yè)技術(shù)薄弱、資金有限迫切需要從企業(yè)外部獲得多方面的服務(wù)。政府要為中小企業(yè)提供會計信息化建設(shè)方面的有關(guān)服務(wù)。例如:在互聯(lián)網(wǎng)上開設(shè)中小企業(yè)信息網(wǎng)站,建立專門為中小企業(yè)提供信息服務(wù)的數(shù)據(jù)庫,為中小企業(yè)提供有關(guān)國際國內(nèi)最新的政策、技術(shù)、市場、產(chǎn)品等信息;大力興辦社會服務(wù)機構(gòu),如管理咨詢公司、工程監(jiān)理機構(gòu),充分發(fā)揮這些中介服務(wù)機構(gòu)的作用;逐步引導(dǎo)、建立由政府、中介服務(wù)機構(gòu)和rf開發(fā)商共同構(gòu)建的中小企業(yè)會計信息化支持、服務(wù)與保障體系,為中小企業(yè)的融資、咨詢管理、人才開發(fā)、法律咨詢、小額貸款等提供全方位的政策支持和各種服務(wù)。建立—個完善、誠信、高效的社會服務(wù)體系是中小企業(yè)會計信息化公平、健康、持續(xù)發(fā)展的保障。(2)企業(yè)內(nèi)部。第一,提高中小企業(yè)信息化意識會計信息化是一個系統(tǒng)工程,實施難度大。在企業(yè)內(nèi)部必須進行宣傳教育,使企業(yè)全體人員認識到實施會計信息化的必要性,認識到企業(yè)信息化建設(shè)是對管理模式、組織結(jié)構(gòu)、思維方式進行的創(chuàng)新和變革。在統(tǒng)一認識以后,必須對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進行改造,改造會涉及一部分人的切身利益;另外在項目實施過程中,需要各部門之間的相互配合、相互協(xié)調(diào)。所有這些都需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高度重視,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須對會計信息化的實施過程進行組織、領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督。只有這樣才能保證順利實施和推進企業(yè)信息化建設(shè)。第二,加強中小企業(yè)基礎(chǔ)管理。中小企業(yè)會計信息化涉及企業(yè)的業(yè)務(wù)與管理流程、組織結(jié)構(gòu)、管理制度等一系列問題,需要企業(yè)建立一套與信息化相適應(yīng)的經(jīng)營管理體制。中小企業(yè)在實施會計信息化的過程中,要及時更新管理思想,引進先進的管理方法、管理工具,不斷完善企業(yè)的運行機制和管理制度,促進管理科學(xué)化、規(guī)范化。如果沒有統(tǒng)一的、規(guī)范性的管理制度,企業(yè)的各項活動就不可能正常運行。實施管理制度需要規(guī)范性的環(huán)境,一種新的企業(yè)管理制度體系的整體運作過程如不規(guī)范,就會導(dǎo)致全部實施過程呈現(xiàn)不規(guī)范的狀態(tài),那么實施會計信息化也就無從談起了。第三,培養(yǎng)中小企業(yè)急需的復(fù)合型人才。會汁信息化的實施需要一大批既懂得11技術(shù)又懂得管理的復(fù)合型人才。而目前,中小企業(yè)的員工學(xué)歷普遍不高、高層次的信息技術(shù)專業(yè)人才偏少,復(fù)合型人才的稀缺嚴重的阻礙了中小企業(yè)會計信息化的發(fā)展。由于中小企業(yè)資金短缺,工作環(huán)境和各方面的福利水平都比較差,很難引進和留住高層次的專業(yè)人才,所以內(nèi)部員工培訓(xùn)的方式是中小企業(yè)的首選。對絕大多數(shù)中小企業(yè)而言,應(yīng)該從企業(yè)內(nèi)部挑選適合的員工,通過在職會計信息化培訓(xùn),在實踐中培養(yǎng)、提高員工的能力,從而培養(yǎng)出適合中小企業(yè)自身發(fā)展的信息化人才,最終組建起自己的一支信息化人才隊伍,以適應(yīng)會計信息化發(fā)展的需求。