制度員工少、規(guī)模小、職能部門設(shè)置簡(jiǎn)單、內(nèi)控管理薄弱是現(xiàn)行中小糧庫(kù)普遍現(xiàn)象，對(duì)于中小糧庫(kù)來(lái)說(shuō)，建立健全完善的內(nèi)部控制制度并使之有效運(yùn)行，無(wú)論從機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、能力素質(zhì)、還是成本效益上考慮都很難做到，必然影響舞弊、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理、安全等方面的風(fēng)險(xiǎn)控制與防范。從而影響企業(yè)有效提高管理水平，提升核心競(jìng)爭(zhēng)力，增收節(jié)支、改善經(jīng)營(yíng)、創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。從業(yè)務(wù)流程層面加強(qiáng)管理，改善流程管理以實(shí)現(xiàn)內(nèi)控的有效運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目的，實(shí)踐表明是簡(jiǎn)單易行、行之有效。
1 中小糧庫(kù)的特點(diǎn)及主營(yíng)業(yè)務(wù)
中小糧庫(kù)員工人數(shù)正常在30人以內(nèi)，正副主任2～4人，設(shè)置的職能部門主要為保管、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等科室，主任及各部門負(fù)責(zé)人多是一人多職，一人多崗；主要業(yè)務(wù)：一是確保完成各級(jí)儲(chǔ)備糧計(jì)劃，二是自主經(jīng)營(yíng)糧食。收購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、保管、銷售，是糧庫(kù)經(jīng)營(yíng)的主營(yíng)業(yè)務(wù)范圍；現(xiàn)金流在收購(gòu)、銷售時(shí)集中且短時(shí)間流量大，收購(gòu)時(shí)大部份是現(xiàn)金結(jié)算；機(jī)械流動(dòng)性小、集中使用、部份機(jī)械季節(jié)性使用，閑置時(shí)間長(zhǎng)；藥品揮發(fā)性強(qiáng)，糧食保管工作要求的特殊性等都對(duì)經(jīng)營(yíng)管理提出特殊要求，這就要求在管理上必須提出針對(duì)性的管理與控制方法，以實(shí)現(xiàn)更好的經(jīng)營(yíng)與控制目標(biāo)。
2 流程設(shè)計(jì)及實(shí)施要點(diǎn)
①梳理主要業(yè)務(wù)流程，針對(duì)重點(diǎn)控制環(huán)節(jié)，制定流程規(guī)范。
糧食收購(gòu)(調(diào)撥入庫(kù))方面，主要流程為：穩(wěn)定糧源、驗(yàn)質(zhì)、計(jì)價(jià)、檢斤、入庫(kù)、付款，在收購(gòu)入庫(kù)過(guò)程中，針對(duì)近年來(lái)糧源競(jìng)爭(zhēng)激烈，糧食收購(gòu)工作的特殊性等，我們采?。杭Z源控制前置。利用收購(gòu)季節(jié)，對(duì)農(nóng)村個(gè)體糧食經(jīng)紀(jì)人、售糧大戶進(jìn)行登記，建立客戶檔案，只要收購(gòu)價(jià)格、質(zhì)量要求等市場(chǎng)行情有變化，業(yè)務(wù)科必須提前通知客戶，做好必要的服務(wù)工作；與經(jīng)紀(jì)人簽訂協(xié)議書，對(duì)售糧達(dá)到約定數(shù)量的客戶給與一次性獎(jiǎng)勵(lì)等辦法，穩(wěn)定了糧源，保證收購(gòu)數(shù)量和質(zhì)量；“驗(yàn)質(zhì)、計(jì)價(jià)開(kāi)單，一單到底”的管理辦法，即化驗(yàn)員對(duì)糧食進(jìn)行化驗(yàn)后，由計(jì)價(jià)員按收購(gòu)入庫(kù)計(jì)劃價(jià)格，依質(zhì)作價(jià)，作價(jià)后的單據(jù)在計(jì)量員檢斤、倉(cāng)庫(kù)接收人員對(duì)入庫(kù)糧食復(fù)檢無(wú)異議、開(kāi)票員開(kāi)票、付款員經(jīng)獨(dú)立復(fù)核后付款，這過(guò)程中，所有流程作業(yè)人員在一張單據(jù)簽字，力求達(dá)到控制目標(biāo)的前題下簡(jiǎn)化手續(xù)，同時(shí)盡可能的避免了因多崗位開(kāi)單出票增加的工作量及可能產(chǎn)生的差錯(cuò)，也便于下一崗位對(duì)上一崗位工作的監(jiān)督復(fù)核；對(duì)入庫(kù)的糧食每天進(jìn)行通倉(cāng)化驗(yàn)，比質(zhì)比價(jià)，分管負(fù)責(zé)人抽查復(fù)核當(dāng)天開(kāi)出的票據(jù)，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)處理；定期評(píng)價(jià)收購(gòu)入庫(kù)情況和各流程的工作，適時(shí)調(diào)整收購(gòu)價(jià)格、質(zhì)量要求等收購(gòu)政策，做到政策執(zhí)行到位，保證儲(chǔ)備、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃實(shí)現(xiàn)。糧食保管方面：安全作為保管日常工作的重中之重，在藥品領(lǐng)用存、薰蒸用藥、存糧保管每一個(gè)方面，始終將安全放在第一位，充分利用好電腦測(cè)溫、機(jī)械通風(fēng)等現(xiàn)代化倉(cāng)儲(chǔ)條件，以防為主，防治結(jié)合，入庫(kù)后及時(shí)治蟲(chóng)，過(guò)程中防蟲(chóng)，避免感染，控制倉(cāng)溫、糧溫，嚴(yán)格查糧制度、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保存糧安全，達(dá)到“一符四無(wú)”糧倉(cāng)標(biāo)準(zhǔn)；未經(jīng)正常的銷售出庫(kù)程序，任何人不得私自動(dòng)用庫(kù)存糧食。
資產(chǎn)管理方面：建立授權(quán)采購(gòu)制度，大宗資產(chǎn)報(bào)主管部門批準(zhǔn)或?qū)嵭屑w決策；使用過(guò)程中，按制度實(shí)施過(guò)程控制，突出二個(gè)重點(diǎn)，一是針對(duì)貨幣性資產(chǎn)收付集中且收購(gòu)現(xiàn)金支出量大的特點(diǎn)，制定保障貨幣性資產(chǎn)安全的控制措施，在貨幣資金管理方面，嚴(yán)格按現(xiàn)金結(jié)算范圍及銀行結(jié)算管理辦法要求結(jié)算款項(xiàng)，銀行印鑒分開(kāi)保管、重要，票據(jù)登記銷號(hào)管理、取存現(xiàn)金專車接送且不得少于二人、不留大額現(xiàn)金過(guò)夜、定期盤點(diǎn)等措施，確保貨幣性資產(chǎn)安全。二是為保證資產(chǎn)安有資產(chǎn)登記臺(tái)賬，建立固定資產(chǎn)管理卡，嚴(yán)格按資產(chǎn)管理制度使用、出借、處置資產(chǎn)。針對(duì)輸送機(jī)等季節(jié)性使用且使用強(qiáng)度短期大的資產(chǎn)，每季結(jié)束后，要求資產(chǎn)管理人員，用高壓水槍清洗、保養(yǎng)后入庫(kù)保管并進(jìn)行定期維護(hù)，一律不得外借。
糧食銷售方面：銷售出庫(kù)的主要流程為確定客戶、報(bào)告及簽訂合同、收款開(kāi)具出庫(kù)單、開(kāi)具發(fā)貨憑證、出庫(kù)及出門管理。在這一流程中，更多的是關(guān)注二個(gè)控制點(diǎn)，收款發(fā)貨、按出庫(kù)單發(fā)貨。糧庫(kù)銷售大多堅(jiān)持“現(xiàn)款銷售，錢貨兩清”，在銷售出庫(kù)時(shí)關(guān)注“按單發(fā)貨”；收到上級(jí)糧庫(kù)轉(zhuǎn)來(lái)的出庫(kù)單或客戶貨款后，統(tǒng)一由財(cái)務(wù)部門開(kāi)具出庫(kù)通知單，注明詳細(xì)的出庫(kù)數(shù)量、時(shí)間、包裝、發(fā)貨方式等，出庫(kù)通知單交由業(yè)務(wù)部門；業(yè)務(wù)部門根據(jù)出庫(kù)通知單，填制發(fā)貨單，發(fā)貨單連續(xù)編號(hào)，一式五聯(lián)，分別為存根、發(fā)貨、客戶、財(cái)務(wù)、出門聯(lián)次，分別用于業(yè)務(wù)部門留存、倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨、報(bào)財(cái)務(wù)、出門證及客戶留存，業(yè)務(wù)部門嚴(yán)格按照出庫(kù)通知單發(fā)貨，并以出庫(kù)通知單和發(fā)貨單按客戶分別登記出庫(kù)臺(tái)賬，控制發(fā)貨數(shù)量，確保不多發(fā)，不誤發(fā)，這樣就將兩個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)交由兩個(gè)部門來(lái)完成，明確了工作要求，也落實(shí)了工作責(zé)任。
費(fèi)用管理方面：突出一個(gè)“細(xì)”字，每月底各部門上報(bào)下月部門費(fèi)用預(yù)算，財(cái)務(wù)部匯總，經(jīng)主任審核后，報(bào)主管部門審批，各部門在預(yù)算范圍內(nèi)使用；統(tǒng)一制作費(fèi)用支出表單，要求將支出費(fèi)用內(nèi)容、用途填寫清楚，并實(shí)行費(fèi)用“聯(lián)簽”制度，由經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后、報(bào)審批人審批。將費(fèi)用控制做細(xì)、做實(shí)，不實(shí)為一種費(fèi)用控制的好辦法。
②做好復(fù)核、考評(píng)工作，保障流程運(yùn)作有效性。
統(tǒng)一部署，廣泛進(jìn)行宣傳發(fā)動(dòng)，認(rèn)真開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)，扎實(shí)有效地推進(jìn)。要注重實(shí)效，切忌走過(guò)場(chǎng)搞形式主義。要通過(guò)開(kāi)展儲(chǔ)備糧規(guī)范化管理活動(dòng)，促進(jìn)儲(chǔ)備糧管理工作，帶動(dòng)其他倉(cāng)儲(chǔ)企業(yè)改進(jìn)糧油倉(cāng)儲(chǔ)管理工作，全面提升糧油倉(cāng)儲(chǔ)管理規(guī)范化水平，保障流程運(yùn)作有效性。
3 以流程規(guī)范為依據(jù)，考評(píng)重點(diǎn)流程實(shí)施情況
開(kāi)展規(guī)范化管理活動(dòng)是國(guó)家糧食局在全國(guó)范圍內(nèi)開(kāi)展整體提升糧油倉(cāng)儲(chǔ)企業(yè)管理水平的重大行動(dòng)，事關(guān)糧油倉(cāng)儲(chǔ)行業(yè)的科學(xué)發(fā)展，事關(guān)各類庫(kù)存糧油的數(shù)量真實(shí)、質(zhì)量良好和儲(chǔ)存安全，事關(guān)國(guó)家各項(xiàng)糧食流通政策的貫徹落實(shí)糧食安全。承儲(chǔ)企業(yè)要認(rèn)真實(shí)施力爭(zhēng)取得實(shí)效。實(shí)施過(guò)程中，要從企業(yè)規(guī)范管理需要出發(fā)，側(cè)重解決實(shí)際問(wèn)題，努力提高企業(yè)規(guī)范化管理水平。加強(qiáng)聯(lián)系，按時(shí)報(bào)告。要及時(shí)總結(jié)情況。結(jié)合規(guī)范化考評(píng)，予以總結(jié)評(píng)比。
4 有效流程對(duì)中小糧庫(kù)經(jīng)營(yíng)管理的影響
在中小糧庫(kù)實(shí)行流程管理，旨在改變內(nèi)部控制薄弱的現(xiàn)狀，簡(jiǎn)化內(nèi)部控制程序，強(qiáng)化內(nèi)部控制重點(diǎn)，以實(shí)現(xiàn)有效內(nèi)部控制的目的，避免只做表面文章的制度建設(shè)，將內(nèi)部控制的精神融合到管理流程中來(lái)，通過(guò)業(yè)務(wù)工作流程與相關(guān)的崗位責(zé)任制的形式，讓內(nèi)控制度得以有效實(shí)施，從而最大限度規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。
參考文獻(xiàn)：
[1]姜云，王忠明加強(qiáng)糧食企業(yè)會(huì)計(jì)管理的必要性探討[J].糧食經(jīng)濟(jì)，2008，(9).
[2]朱小雨，王學(xué)亮，糧食企業(yè)會(huì)計(jì)核算必須注意的問(wèn)題[J].財(cái)會(huì)研究，2009，(4)
