隨著計算機在各行業(yè)的普及應(yīng)用,會計電算化逐漸在企事業(yè)單位的財務(wù)部門推廣普及。由于計算機運算速度和計算精度較高,企業(yè)實施會計電算化后,提高了會計工作的效率和自動化程度,受到財務(wù)人員的普遍歡迎。然而,在具體實施過程中,越來越多的企業(yè)感到會計電算化雖然是會計工作的必然趨勢,但是當前階段會計電算化在給企業(yè)帶來便利的同時,也因其自身的特點規(guī)律,出現(xiàn)了許多新情況、新問題,客觀上反而加大了企業(yè)內(nèi)部控制的難度,甚至部分企業(yè)對會計信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的信息質(zhì)量持懷疑態(tài)度。
在會計電算化普及的過程中,如何做到揚長避短,避免會計信息失真,以確保信息質(zhì)量,需要對會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制進行更為深入的研究,從理論和實踐中尋找答案。
一、會計電算化系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制的難點
1. 會計部門的人員構(gòu)成發(fā)生變化,控制環(huán)境更為復雜
在實施會計電算化后,隨著企業(yè)核算環(huán)境的改變,會計部門職能劃分也隨之改變。會計部門由原來僅僅由專業(yè)財務(wù)人員組成,發(fā)展到由專業(yè)財務(wù)人員、管理人員、計算機系統(tǒng)的管理維護人員組成,甚至有些單位還包括計算機數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的開發(fā)人員。
人員種類增多,控制關(guān)系和控制形式也發(fā)生了根本轉(zhuǎn)變,由以往傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)中涉及的幾乎全部是人與人之間的關(guān)系部分轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c計算機的關(guān)系,內(nèi)部控制的方式由人員間的相互牽制、彼此約束轉(zhuǎn)變?yōu)檐浖到y(tǒng)的內(nèi)部控制,由原來單一的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)橹贫瓤刂婆c軟件系統(tǒng)控制相結(jié)合的形式。以上轉(zhuǎn)變,帶來控制環(huán)境的復雜化,無形中加大了企業(yè)內(nèi)部控制的難度。
2. 會計業(yè)務(wù)處理自動化、程序化,內(nèi)部稽核不透明、難度大
在手工會計系統(tǒng)中,經(jīng)濟業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過特定的具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章,環(huán)環(huán)相扣,制度規(guī)范,監(jiān)督有力,任何一個環(huán)節(jié)的差錯或者舞弊行為都會被其他制約環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)和糾正,確保了會計信息的真實可靠。運用電算化會計系統(tǒng)后,情況發(fā)生了根本轉(zhuǎn)變。以往手工條件下的大部分會計核算工作,均集中由會計電算化軟件來處理,數(shù)據(jù)處理集中化、自動化,帶來的便利有目共睹,但由于計算機本身并不具備人所特有的對不合乎邏輯事宜的判斷和處理能力,因此,一旦某個環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有誤(偶然差錯或者舞弊造假)就可能會蔓延到其他環(huán)節(jié)而不被發(fā)現(xiàn),最終導致文件、賬簿、報表以至整個系統(tǒng)失真。
這種差錯主要來源于兩個方面:第一,數(shù)據(jù)輸入錯誤;第二,軟件系統(tǒng)本身存在開發(fā)過程中未檢測出的問題。
電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制主要是通過自身的實時控制,而這些程序化的內(nèi)部控制的有效性則幾乎完全取決于應(yīng)用程序的完備性與可靠性,人為干預的審查與復合控制被大大弱化,因此數(shù)據(jù)與軟件的風險控制也是電算化系統(tǒng)在內(nèi)部控制方面所面臨的難點問題。
3. 會計憑證形式的變化導致內(nèi)部控制的難度加大
隨著人工會計系統(tǒng)向電算化會計系統(tǒng)的轉(zhuǎn)變,各種類型的會計憑證、單據(jù)、報表的生成方式、會計信息的存儲介質(zhì)、存儲方法、處理方式也相應(yīng)地發(fā)生了很大改變。在電算化系統(tǒng)中,在處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)時,與該項業(yè)務(wù)相關(guān)的信息經(jīng)業(yè)務(wù)人員確認后輸入會計系統(tǒng),并由軟件系統(tǒng)自動執(zhí)行。以往核算過程中進行的各種核對、審核等工作大部分由計算機自動完成;以往紙質(zhì)的書面形式的各類會計憑證、賬簿轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕谋?、記錄形式儲存在磁性或光介質(zhì)中。
以往紙質(zhì)的會計憑證或會計賬冊若被修改,較容易發(fā)現(xiàn)蛛絲馬跡,作弊的難度較高。而存儲在磁性或光介質(zhì)中的數(shù)據(jù)情況則大不相同,不但易被復制、修改、刪除,而且隱蔽性較強,即使發(fā)現(xiàn)后破案的難度也較大。
因此,采用會計電算化的企業(yè),內(nèi)部控制的重點必須由以對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ?、機控制為主,控制的內(nèi)容將更為廣泛,必須由原來的對人員的管控、對環(huán)境的控制、對文檔的控制擴大到對會計數(shù)據(jù)處理的全過程的控制,同時對系統(tǒng)的安全性、可靠性、數(shù)據(jù)的合理合法性以及人機交互方式的選擇和控制也要予以足夠關(guān)注。
4. 安全管理形勢更為嚴峻
從安全角度來講,企業(yè)財會信息所面臨的風險既有來自企業(yè)內(nèi)部的營私舞弊,也有來自外界的惡意破壞,還有自然災(zāi)害等意外情況。
應(yīng)用會計電算化系統(tǒng)后,原來手工條件下的紙介質(zhì)將在很大程度上由磁性或光存儲介質(zhì)所取代。而磁性或光介質(zhì)本身易損壞或丟失,并且具有忌受潮、忌受熱、忌磁化、忌彎曲、忌強光照射等缺陷,一旦意外損壞或被盜,就會造成不可估量的損失?？梢?會計信息系統(tǒng)的資料保存面臨著一系列新的風險控制問題。
會計電算化系統(tǒng)往往離不開網(wǎng)絡(luò)的支撐,更多的“不速之客”可能通過黑客工具或木馬程序侵入會計信息系統(tǒng),越權(quán)瀏覽重要數(shù)據(jù)文件,復制、偽造、銷毀企業(yè)重要數(shù)據(jù)等。
另外,部分會計軟件系統(tǒng)在設(shè)計和開發(fā)時安全需求考慮得較少,重功能輕安全的現(xiàn)象并不少見,這無疑為企業(yè)財會信息的安全管理埋下了更大的隱患。
二、完善會計電算化系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制的方法措施
1. 強化人員職能控制,堅持不相容職責相分離的原則
由于運用會計電算化系統(tǒng)后,往往導致操作人員職責權(quán)限相對集中,客觀上為營私舞弊創(chuàng)造了條件,因此必須制定相應(yīng)的組織和管理控制措施。
將系統(tǒng)中不相容的職責進行分離,這是在會計工作手工階段的成功經(jīng)驗之一。即將會計系統(tǒng)中的各類人員進行合理分工,各類角色相互稽核、相互監(jiān)督、相互制約,以此來減少差錯、制約舞弊,從而保障會計信息的真實、可靠。
在會計電算化系統(tǒng)中,也必須堅持好這一原則。要將電算化部門與用戶部門的職責相分離,電算化部門的職責是負責業(yè)務(wù)的記錄,決不能讓其越權(quán)負責業(yè)務(wù)的批準與執(zhí)行;業(yè)務(wù)批準、執(zhí)行業(yè)務(wù)、保管資產(chǎn)則必須由用戶部門全權(quán)負責。通過這種嚴格的職責分工來彌補部分企業(yè)采用電算化系統(tǒng)后不相容職能過于集中化的缺陷。
2. 強化數(shù)據(jù)信息的危機意識,健全檔案管理制度
電算化系統(tǒng)中的會計檔案,主要是指存儲在計算機硬盤中、磁性介質(zhì)或光介質(zhì)中的會計數(shù)據(jù)以及打印或手寫的各種書面形式的重要會計數(shù)據(jù)等。
電算化會計檔案管理工作是重要的會計基礎(chǔ)工作,企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度,與會計系統(tǒng)有關(guān)的重要資料應(yīng)及時存檔。加強檔案管理,應(yīng)重點加強以下幾方面的管理控制:
接觸控制,即嚴格限制能夠接觸到數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的人員,一般僅限于電算化部門的特定人員,檔案資料必須由專人負責,明確崗位責任,并嚴格借閱、歸檔制度。
環(huán)境控制,屬于預防性的控制措施,主要包括各種防磁、防火、防潮、防塵等措施,并盡可能提高抵御自然災(zāi)害的能力。
加密控制,指對存儲介質(zhì)進行特殊的加密處理以提高數(shù)據(jù)的安全性,采用加密處理的數(shù)據(jù)不易外泄和被非法篡改,如采用特殊的硬件裝置、采用特殊的記錄方式、對磁盤加上特殊的標記等。
備份控制,會計檔案必須進行定期備份,并進行定期檢查,防止由于磁性介質(zhì)損壞,而造成會計檔案丟失。對于特別重要的檔案資料必須復制多份并分別存放在不同地點。
3. 強化數(shù)據(jù)權(quán)限等級控制
對電算化系統(tǒng)必須明確操作權(quán)限,對不同級別的使用者分別授予不同的權(quán)限,各負其責,按權(quán)限辦事,嚴禁越權(quán)操作。
一般來講,電算化系統(tǒng)的主管具有最高級別的權(quán)限,負責制定相關(guān)的管理制度和規(guī)定,并對系統(tǒng)的安全操作進行跟蹤管理;負責數(shù)據(jù)錄入的人員,則必須嚴格按照憑證輸入數(shù)據(jù),如果對數(shù)據(jù)有疑問,則必須在輸入軟件系統(tǒng)前交由憑證編制人員進行更正,絕不允許擅自修改憑證數(shù)據(jù);而審核人員只具有審核權(quán),系統(tǒng)維護人員則只能根據(jù)情況對系統(tǒng)進行維護,對數(shù)據(jù)進行備份等,對數(shù)據(jù)無權(quán)修改。
4. 強化內(nèi)部審計力度
內(nèi)部審計是企業(yè)內(nèi)部審計部門對企業(yè)經(jīng)營狀況、資產(chǎn)狀況和會計信息真實狀況以及工程預決算等重大經(jīng)濟事項所進行的審查。內(nèi)部審計既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的有力武器。尤其是會計電算化系統(tǒng)應(yīng)用后,會計工作產(chǎn)生的新情況、新問題,更注定了內(nèi)部審計的必要性,而且要求更嚴、標準更高。
對會計資料必須定期進行審計,審查電算化會計賬務(wù)處理是否正確,是否有違反《會計法》及有關(guān)法律法規(guī)的行為,審計內(nèi)部控制制度是否健全和執(zhí)行是否有效,審核費用簽字是否符合企業(yè)內(nèi)部控制制度,憑證附件是否規(guī)范、完整,審計軟件系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料是否一致等,并根據(jù)審查出來的問題,協(xié)調(diào)各部門解決。
三、結(jié) 語
隨著會計電算化在企業(yè)財務(wù)部門的推廣普及,對會計工作的職能劃分、稽核關(guān)系、責權(quán)關(guān)系及會計文檔的管理形式等都產(chǎn)生了深刻的影響,給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了新的挑戰(zhàn)。
因此,企業(yè)的財務(wù)部門必須結(jié)合電算化系統(tǒng)的特點和自身實際,加強理論研究,并從實踐中不斷摸索創(chuàng)新,找準切入點,使企業(yè)的內(nèi)部控制不斷邁上新的臺階。
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