會計電算化是把以計算機為主的當代電子和信息技術應用到會計工作中的簡稱，是用計算機代替人工記賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策。發(fā)展會計電算化，有利于促進會計工作規(guī)范化，提高工作質量和工作效率，更好地發(fā)揮會計的職能作用。但同時也對原有的會計業(yè)務內控制度造成了極大的沖擊，帶來了許多新問題。內部控制包括內部管理控制和內部會計控制。會計電算化的內部控制則是內部會計控制的特殊形式。隨著ＩＴ技術特別是以Ｉｎｔｅｒｎｅｔ為代表的網(wǎng)絡技術的發(fā)展和運用，會計電算化進一步向深層次發(fā)展，這些變革無疑給企業(yè)帶來了巨大的效益，但同時也給內部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。因此，建立一套適合會計電算化系統(tǒng)的內控制度就顯得尤為重要。
一、會計電算化下的內部控制面臨的幾個問題
?。保畷嫙o紙化存在的問題
在手工會計環(huán)境下，企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務均記錄于紙張之上，這些數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的痕跡；但是，在會計電算化系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上，對數(shù)據(jù)修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別是否是業(yè)務記錄的“原件”。因此，確保這些電子數(shù)據(jù)是原始數(shù)據(jù)，是無紙信息系統(tǒng)的關鍵。
?。玻娮訑?shù)據(jù)的審核和確認
在現(xiàn)有的會計電算化環(huán)境下，多數(shù)會計還保持著傳統(tǒng)的憑證審核和編制方式。但是隨著會計電算化的進一步發(fā)展，電子原始數(shù)據(jù)經(jīng)審核和確認后，就可自動生成電子記賬憑證，而由這些記賬憑證直接生成的賬簿和報表都是派生性的數(shù)據(jù)。所以賬簿和報表的正確性、真實性完全取決于審核和確認的電子數(shù)據(jù)。
?。常畷嬰娝慊ぷ髦械陌踩珕栴}
現(xiàn)有的會計軟件系統(tǒng)在設計、開發(fā)階段普遍存在重功能輕安全的現(xiàn)象，以致軟件投入運行后暴露諸多隱患，如數(shù)據(jù)庫呈開放狀態(tài)、易于打開等。這類現(xiàn)象和問題目前尚未得到徹底改變。
４．對會計電算化的認識問題
（１）不少企業(yè)的各級領導對實施會計電算化的重要意義缺乏足夠的認識，沒有認識到開展會計電算化是時代發(fā)展的必然，是管理現(xiàn)代化的需要。會計電算化是會計進入信息化的基礎，是今后企業(yè)決策的重要手段，是會計制度改革的突破口。
（２）由于傳統(tǒng)的手工記賬方式長期被人們所接受，目前企業(yè)管理都建立在手工記賬的基礎上，要改變形成的習慣方式有一定難度。尤其是會計電算化的保密性、安全性存在空白，因而對會計電算化數(shù)據(jù)的可靠性持懷疑態(tài)度。
５．會計電算化對內部控制的影響
內部控制形式的變化。手工操作下的一些內部控制，如編制科目、憑證匯總表，總賬、明細賬的核對，在電算化中沒有了存在的必要性；其部分內部控制功能在電算化后轉移到計算機內，如憑證借貸平衡校驗、余額平衡檢查等功能。因此，內部控制也由單一的制度控制轉變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂撇⒋妗?br />
內部控制內容的變化。會計電算化的應用，給會計工作增加了新內容，如編程、維護人員與計算機操作人員內部控制、計算機機內及磁盤內會計信息安全保護、計算機病毒防治，以及計算機操作管理等。
二、會計電算化對內部控制提出了新的要求
?。保_保原始數(shù)據(jù)操作的準確性
在電算化會計中，電子計算機輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下，對輸入的數(shù)據(jù)源自動進行加工處理，并儲存于磁性介質上。所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行。然而，電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進行審核和輸入計算機的，一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯誤，計算機無法識別，只會將錯就錯地進行各種計算工作。因而自動處理數(shù)據(jù)的準確性，完全依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準確性，正因為會計電算化的這一固有弱點，所以對內部控制提出了一些新的具體要求：一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化，并保持準確性和相對的穩(wěn)定性，這樣才能保證會計信息質量的真實性、完整性和準確性。
?。玻刂撇僮魅藛T的職能
授權、批準控制是一種常見的、基礎的內部控制。在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經(jīng)濟業(yè)務的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應權限人員的審核和簽章。但會計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因為業(yè)務處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，因而電算化功能和知識的高度集中導致了職責的集中，特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉移。某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負責數(shù)據(jù)的輸出和報送。因此，如果不加強內部控制，就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進行修改，操縱處理結果，從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風險。
３．避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險
在手工方式下，信息以賬、證、表等形式存儲在不同的紙質上，增、刪、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。但實行電算化會計后，有形記錄較傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)大為減少，憑證、經(jīng)濟業(yè)務事項的說明和賬簿等大多要依賴計算機方可錄入、閱讀或查詢。實行會計電算化后，數(shù)據(jù)的載體不同了，信息來源于數(shù)據(jù)和程序，并且從一開始就存儲在各種磁性介質上。有些業(yè)務或處理結果可能不被打印出來，只有依靠電子計算機才能閱讀這些數(shù)據(jù)。如果缺乏適當?shù)膬瓤?，那么未?jīng)批準擅自改動數(shù)據(jù)的可能性就明顯增大，而且數(shù)據(jù)改動后不留下任何痕跡。電磁介質也易受損壞，且有丟失或毀損的危險。所以會計電算化對會計檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保存紙介質會計核算資料，而且要保存、保管好以磁性介質方式存儲的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序，以及系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。
三、加強會計電算化條件下的內部控制制度建設
強化內控管理，提高會計電算化的科學管理水平是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內在要求，也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。
?。保訌娙藛T職能控制。由于會計電算化知識與功能的相對集中，我們必須制定相應的組織和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。所謂組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責進行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進行分工，并以相應的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。
職責分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。在這兩者之間進行職責分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務授權、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門內部的職責分離。通過進行內部職責分工，以補救不相容職能集中化的不足。
會計電算化中，為了控制操作人員職能，還可根據(jù)系統(tǒng)支持的不同軟件進行職能分工，從而起到各個部門權利相互制約、相互平衡的作用。
?。玻訌娤到y(tǒng)安全控制。這項控制是為了保證計算機系統(tǒng)的運行安全，避免由于外部環(huán)境因素導致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患。
?。常訌妰炔繉徲嫛炔繉徲嫾仁枪?、企業(yè)內部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內部會計監(jiān)督的制度安排。在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。筆者認為，內部審計必須包括以下幾個方面：（１）對會計資料定期進行審計，電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合公司內控制度，憑證附件是否規(guī)范完整。（２）審查機內數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整。（３）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。（４）對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。
４．制定企業(yè)內部操作管理制度
操作管理制度是針對每一個上機操作會計軟件的人員而制定的，主要用來規(guī)范每一個操作人員的行為以及各自之間的權限限制。除了軟件對操作方面做了一定的設計以外，制定并嚴格操作管理制度，將會有效地保證會計軟件的安全運行；同時，也有利于內部牽制制度的執(zhí)行。操作管理制度從內容上來看，一般包括以下幾項：
（１）操作人員的工作職責和工作權限。盡管軟件一般都已有用戶管理功能，但其用戶管理的設置是由人工進行的，這就需要從制度上對操作人員的工作職責和工作權限加以規(guī)定，用來在用戶管理的設置和具體的操作中執(zhí)行。
（２）預防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機的措施。如規(guī)定原始憑證必須經(jīng)有關審核人員審核并簽章后才能輸入計算機等。
?。ǎ常╊A防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機內賬簿的措施。如規(guī)定已輸入計算機的憑證需由審核人員核對并簽章后方可登記機內賬簿等。
?。ǎ矗┙⒈匾纳蠙C操作記錄制度。如規(guī)定用操作日記的形式記錄每天的上機操作內容等。
隨著電子技術的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運用，內部會計控制制度中的新問題和新課題將不斷出現(xiàn)。對其進行深入研究，必將形成新的會計理論和方法，而新的會計理論和方法的確立，又將使電算化會計在新的基礎上獲得進一步完善和發(fā)展，也使得電算化會計環(huán)境下的內部控制制度不斷調整、完善，真正做到保證會計數(shù)據(jù)的可靠性和真實性，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
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