高職院校二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)院的主要行政事務(wù)的管理機(jī)構(gòu)，行政秘書在辦公室中的作用不可忽視，行政秘書是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的智囊和助手，是學(xué)院行政事務(wù)最為主要的執(zhí)行者，具有多橋梁性，通過行政秘書實(shí)現(xiàn)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校其他部門、師生等多方的有效鏈接，是協(xié)調(diào)各個(gè)部門、保證學(xué)院正常穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵所在。所以，行政秘書對(duì)自身工作的職責(zé)和特點(diǎn)、自身的工作存在問題和如何應(yīng)對(duì)有所了解，只有切實(shí)提升自身素質(zhì)，才能更好地提高學(xué)院管理水平，并通過工作效率的提升，促進(jìn)學(xué)校更為健康的發(fā)展。
?。?二級(jí)學(xué)院行政秘書工作職責(zé)分析
二級(jí)學(xué)院行政秘書的學(xué)院辦公室工作中涉及到學(xué)院工作的方方面面，通常情況下分為以下5個(gè)方面工作。
１．１ 日常工作
高職院校二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作每天都在正常進(jìn)行，日常工作是二級(jí)學(xué)院行政秘書工作職責(zé)的重點(diǎn)所在，日常工作中行政秘書負(fù)責(zé)以下3個(gè)方面：
?。ǎ保?文件管理：學(xué)院辦公室時(shí)常有需要上報(bào)的文件，行政秘書必須做好本院各類需要上報(bào)文件的文字校對(duì)、文件呈送及其存檔管理工作；每天都有來自于上級(jí)或院內(nèi)各個(gè)部門傳輸過來的各類文件，行政秘書必須做好這些文件登記、精神傳達(dá)、閱讀反饋及文件歸檔工作。
?。ǎ玻?信息管理：行政秘書在信息管理中應(yīng)做好學(xué)院的教職工個(gè)人詳細(xì)信息的收集、維護(hù)和整理工作。
?。ǎ常?資產(chǎn)管理：資產(chǎn)是學(xué)院最值得管理和維護(hù)的部分，涉及到開源節(jié)流，關(guān)系到學(xué)院的可持續(xù)發(fā)展，日常辦公用品的保管、領(lǐng)取和發(fā)放工作需要行政秘書做到位，認(rèn)真負(fù)責(zé)好自己所在部門固定資產(chǎn)如辦公設(shè)備、家具等資產(chǎn)的采購申請(qǐng)、日常管理及賬務(wù)存檔工作，積極地配合資產(chǎn)管理職能部門定期對(duì)所在部門進(jìn)行固定資產(chǎn)盤點(diǎn)清查工作，根據(jù)部門資產(chǎn)使用實(shí)際提出合理的維護(hù)、報(bào)廢和更新建議。
?。保?人事工作
人事管理是二級(jí)學(xué)院又一個(gè)管理重點(diǎn)，在具體的人事工作中，行政秘書應(yīng)協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)做好包括對(duì)教職工招聘、考核、考勤、獎(jiǎng)懲工作、職稱評(píng)定、崗位聘任、人事調(diào)動(dòng)等等工作。同時(shí)應(yīng)將院校的各項(xiàng)規(guī)章制度傳達(dá)給新教職員工，如果有必要安排好事務(wù)性培訓(xùn)幫助新員工盡快地適應(yīng)工作。
１．３ 文字工作
在學(xué)院工作中，行政秘書應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)的指示下負(fù)責(zé)起草、校對(duì)下發(fā)通知、文件和相關(guān)上報(bào)材料等等，還要做好學(xué)院各類、各級(jí)會(huì)議的文字準(zhǔn)備工作，為了學(xué)院工作更為有序，行政秘書應(yīng)協(xié)助好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做好工作規(guī)劃的制訂工作，完成學(xué)院有關(guān)的規(guī)章制度的起草和制訂文字工作等等。
?。保?外聯(lián)工作
學(xué)院是一個(gè)流動(dòng)、開放的系統(tǒng)，尤其是每年的畢業(yè)和招生階段會(huì)有學(xué)生家長來院進(jìn)行相關(guān)問題的咨詢，平時(shí)還有其他外單位人員尤其是兄弟院校來學(xué)院進(jìn)行調(diào)研和交流，遇到這些情況，行政秘書要代表學(xué)院辦公室做好相關(guān)的接待工作，維持學(xué)院良好的外在形象。
?。保?突發(fā)工作
在學(xué)院工作中，總有一些突然發(fā)生的事情，例如，領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)性的工作安排，或辦公室其他人員因特殊情況缺崗，行政秘書要處理好這種臨時(shí)性的突發(fā)替崗到來的份外工作，有時(shí)是教職工突然請(qǐng)假，要及時(shí)協(xié)調(diào)好其他教職工維持日常教學(xué)工作的穩(wěn)定性。
?。?二級(jí)學(xué)院行政秘書工作特點(diǎn)分析
從行政秘書的工作職責(zé)來看，其工作具有如下幾個(gè)特點(diǎn)。
２．１ 服務(wù)性的特點(diǎn)
服務(wù)性是行政秘書的重要工作特點(diǎn)。
?。ǎ保?服務(wù)于師生，行政秘書崗位的設(shè)置就是為了更好地為師生營造一個(gè)和諧教學(xué)及工作環(huán)境，保證師生有一種主人翁的感覺，體驗(yàn)到學(xué)院工作生活的舒適感。
?。ǎ玻?服務(wù)于教學(xué)與科研，對(duì)于一個(gè)學(xué)院而言，教學(xué)與科研是基本職責(zé)所在，因此，行政秘書的工作特點(diǎn)要為教學(xué)與科研服務(wù)好，將學(xué)校的教學(xué)科研信息及時(shí)地傳達(dá)到每一個(gè)教職工手上，為教職工的工作盡可能地提供方便。
（３） 服務(wù)于學(xué)院決策，這個(gè)工作特點(diǎn)包括了及時(shí)準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供諸如調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、通知等信息，確保領(lǐng)導(dǎo)的決策科學(xué)合理。在一些具體的決策形成過程中，行政秘書還要為了決策的準(zhǔn)確性去收集合理化的依據(jù)，包括收集與整理相關(guān)資料，根據(jù)自己的調(diào)查給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供合理化的建議，收集并集中師生關(guān)于某一個(gè)決策的觀點(diǎn)等等。
?。玻?輔助性的特點(diǎn)
從二級(jí)學(xué)院的工作實(shí)際來看，院領(lǐng)導(dǎo)除了行政工作以外，還有著較為繁重的教學(xué)和科研任務(wù)，因此行政工作難以面面俱到，此時(shí)，行政秘書的作用就顯得尤為重要了，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)起到宏觀指揮和調(diào)控作用，具體的工作要求行政秘書輔助完成，行政秘書在具體的工作中充當(dāng)助手這一重要角色，及時(shí)地完成領(lǐng)導(dǎo)布置的工作，并跟蹤和督促直至工作完滿完成。由于領(lǐng)導(dǎo)的工作繁忙，有些重要的事項(xiàng)和工作安排，行政秘書要及時(shí)進(jìn)行匯報(bào)和提醒，對(duì)于工作出現(xiàn)的問題要及時(shí)地反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)地予以處理和解決。
?。玻?重復(fù)性的特點(diǎn)
由于院內(nèi)的工作具有周期性和日重復(fù)性，所以行政秘書的工作亦是在反復(fù)出現(xiàn)、反復(fù)辦理的過程中完成的。
?。玻?繁瑣性的特點(diǎn)
從行政秘書的工作種類和接觸的人員來看，其工作可謂是千頭百緒、紛繁復(fù)雜，每天大多是見了這個(gè)人來了那個(gè)人，做完一件事又來一件事，有時(shí)是幾件事情一起干，從實(shí)際工作量來看，其繁瑣程度使得實(shí)際工作任務(wù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了其崗位職責(zé)要求。
