摘 要：當(dāng)前失業(yè)人員的檔案管理現(xiàn)狀存在著諸多的問(wèn)題，只有通過(guò)提高管理部門(mén)以及勞動(dòng)者自身重視檔案的意識(shí)、深入改革當(dāng)前的檔案管理制度，并可以嘗試?yán)矛F(xiàn)代化技術(shù)手段建立電子檔案等方法，才能提高檔案管理的水平、促進(jìn)勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)的質(zhì)量。
關(guān)鍵詞：人事檔案 失業(yè)人員檔案管理 電子檔案
隨著我國(guó)人事制度改革的不斷深入，人事檔案的作用也變得日益重要，尤其是對(duì)于社會(huì)失業(yè)人員更是如此。社會(huì)失業(yè)人員因其失去了正常的工作及收入，因此成為令人關(guān)注的社會(huì)弱勢(shì)群體。2010年3月5日上午9時(shí)，溫家寶指出：改革收入分配制度。合理的收入分配制度是社會(huì)公平正義的重要體現(xiàn)。我們不僅要通過(guò)發(fā)展經(jīng)濟(jì)，把社會(huì)財(cái)富這個(gè)蛋糕做大，也要通過(guò)合理的收入分配制度把蛋糕分好。要堅(jiān)持和完善按勞分配為主體、多種分配方式并存的分配制度，兼顧效率與公平，走共同富裕的道路。這里所謂的公平和正義主要是指要加強(qiáng)社會(huì)對(duì)弱勢(shì)群體的關(guān)注，因此，對(duì)于檔案管理而言，就必須要加強(qiáng)失業(yè)人員的檔案管理，努力促進(jìn)勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)。
失業(yè)人員的檔案管理有其獨(dú)特性，如果處理不當(dāng)很可能導(dǎo)致連鎖反應(yīng)，增加社會(huì)不穩(wěn)定因素。對(duì)于失業(yè)人員的檔案管理，要著重記載其工作中的思想品質(zhì)、工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、考核業(yè)績(jī)、工資待遇等等。加強(qiáng)失業(yè)人員的檔案管理工作，對(duì)于改善民生、促進(jìn)公平和實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義和諧社會(huì)的健康、可持續(xù)發(fā)展都具有相當(dāng)重要的意義。
一、失業(yè)人員檔案管理的現(xiàn)狀分析
首先，用人單位不夠重視，因此存在相當(dāng)數(shù)量的拋檔現(xiàn)象。大多數(shù)的企業(yè)單位輕視檔案的重要性。參加招聘的單位往往只看應(yīng)聘人員的個(gè)人簡(jiǎn)歷，而對(duì)詳細(xì)的個(gè)人檔案望而卻步、束之高閣。簽訂勞動(dòng)合同之后，用人單位也僅是根據(jù)雇員在本單位的工作能力、工作業(yè)績(jī)等各方面的綜合表現(xiàn)來(lái)對(duì)其進(jìn)行考核，所建立的也只是臨時(shí)性的檔案。因此，基于管理成本等各方面的因素，用人單位也不愿意接受雇員的檔案，更不愿為其建檔。這就導(dǎo)致了雇員往往工作了好多年，但其個(gè)人檔案卻是一片空白。尤其是那些效益不好或者瀕臨倒閉的企業(yè)，拋棄檔案等現(xiàn)象更是屢見(jiàn)不鮮。再加之管理人員對(duì)雇員檔案的漠不關(guān)心，就造成了越來(lái)越多的所謂的死檔。
其次，流動(dòng)人員斷檔的現(xiàn)象嚴(yán)重。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的深入，就業(yè)的流動(dòng)性加強(qiáng)，很多檔案并沒(méi)有隨著個(gè)人工作地點(diǎn)而流動(dòng)。于是，個(gè)人檔案留予原單位，新的工作單位也保存接受雇員之后的檔案記錄，這樣就造成了越來(lái)越多的斷檔現(xiàn)象。
再次，失業(yè)人員檔案管理的普遍不規(guī)范。鑒于失業(yè)人員本身的流動(dòng)性大的特征，致使其檔案管理一直不被自己及其所在單位重視，導(dǎo)致個(gè)人檔案記錄斷斷續(xù)續(xù)。單位本身的管理也很不規(guī)范，不能全面地了解雇員的工作經(jīng)歷、工傷情況、工作性質(zhì)等等，這對(duì)于其計(jì)算工齡、定級(jí)、工資調(diào)整、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等等都極為不利。
二、加強(qiáng)失業(yè)人員科學(xué)的檔案管理
如上所述失業(yè)人員檔案管理的現(xiàn)狀存在諸多的問(wèn)題，因此加強(qiáng)失業(yè)人員科學(xué)的檔案管理已經(jīng)迫在眉睫。針對(duì)這種情況，必須建立統(tǒng)一的人事檔案管理制度，對(duì)失業(yè)人員的認(rèn)識(shí)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理。具體可以從以下幾方面入手：
1、加強(qiáng)失業(yè)人員自身對(duì)檔案作用的認(rèn)識(shí)。人事檔案作為記錄個(gè)人的工作經(jīng)歷、政治水平、工作能力等內(nèi)容的文件資料，對(duì)個(gè)人評(píng)鑒起到至關(guān)重要的參考作用。對(duì)于繼續(xù)就業(yè)的失業(yè)人員來(lái)說(shuō)更是如此，它不僅能反映一個(gè)人的工作經(jīng)歷，而且對(duì)于計(jì)算工齡、工資定級(jí)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、離退休等都是必不可少的證明材料。因此，對(duì)于個(gè)人來(lái)講，一定要確立重視自身的檔案的意識(shí)，妥善保管并盡力完善自己的檔案材料。這樣才能盡量避免因?yàn)闄n案的缺失或者不健全而造成的損失，并且有利于促進(jìn)自身就業(yè)的合理性和針對(duì)性。
2、成立統(tǒng)一的人事檔案管理中心。將現(xiàn)行的人才交流機(jī)構(gòu)以及就業(yè)管理機(jī)構(gòu)的檔案管理職能獨(dú)立出來(lái)，成立由政府統(tǒng)一管理的人事檔案管理中心。這樣才能集中、科學(xué)管理從業(yè)尤其是失業(yè)人員的人事檔案，保證檔案管理的統(tǒng)一性、連貫性、公正性和科學(xué)性。
3、將失業(yè)人員的人事檔案管理納入到社會(huì)公共管理服務(wù)的范疇，支出專門(mén)經(jīng)費(fèi)用于人事檔案的管理。這樣才能保證人事檔案管理的源頭活水，確保人事檔案管理改革的可行性。
4、嚴(yán)控人事代理業(yè)務(wù)。確保檔案的真實(shí)性、公正性以及有序合法的人才流動(dòng)。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)將黨政機(jī)關(guān)以及企事業(yè)單位個(gè)人檔案的統(tǒng)一管理，統(tǒng)一交予人事檔案管理中心進(jìn)行科學(xué)有效的管理。
5、充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，建立電子人事檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化。政府加大投入，運(yùn)用電子掃描等技術(shù)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化，并建立統(tǒng)一的人事檔案管理平臺(tái)。這樣才能夠做到：利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)檢索，提高檢索的效率以及檔案管理的全面性、實(shí)用性和經(jīng)濟(jì)性；利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)歸類、著錄、索引，提高檔案管理工作的效率；根據(jù)個(gè)人單位、工作性質(zhì)等特征進(jìn)行自動(dòng)編寫(xiě)目錄，加強(qiáng)存儲(chǔ)的規(guī)范性與合理性；通過(guò)身份認(rèn)證進(jìn)行人事檔案的自動(dòng)查閱，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案難以企及的便捷性；通過(guò)電腦程序進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)失業(yè)人員狀況統(tǒng)計(jì)的精確性。建立完善現(xiàn)代化的電子檔案，能夠極大地提高檔案管理的工作效率、增強(qiáng)信息的全面性和數(shù)據(jù)的精確性，從而為就業(yè)指導(dǎo)部門(mén)和市場(chǎng)提供科學(xué)的依據(jù)，這樣便能最大限度地促進(jìn)勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)的質(zhì)量和水平。
因此，在當(dāng)前面臨的日益嚴(yán)峻的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)下，必須加強(qiáng)失業(yè)人員的檔案管理，增強(qiáng)相關(guān)部門(mén)和勞動(dòng)者本人對(duì)檔案的重視意識(shí)，不斷利用現(xiàn)代化的信息手段提高檔案管理的水平，才能夠降低檔案管理的成本、提高檔案本身的全面性及客觀性和科學(xué)性。也只有這樣，才能優(yōu)化失業(yè)人員的檔案管理制度，促進(jìn)勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)的水平，并最終是檔案管理成為勞動(dòng)者本身的明星片以及用人單位招賢納士的客觀依據(jù)。
