從會計電算化到電子財務
——簡析數字煙草財務角色定義
SAP公司煙草行業(yè)資深顧問 丁建虎
隨著數字煙草戰(zhàn)略的規(guī)劃實施，煙草行業(yè)財務管理信息化已遠遠超越了傳統(tǒng)財務會計核算的范疇。提升財務管理水平，轉換財務角色，由傳統(tǒng)的記分員轉化為企業(yè)戰(zhàn)略顧問是財務管理信息化的要旨所在。
探析企業(yè)財務管理信息化之路，大致可分為以下三個階段：
第一階段：會計電算化。計算機替代部分手工記賬，模仿手工流程利用計算機協助完成會計循環(huán)，實現登賬和報表的計算機處理。由于所有的憑證需手工錄入，會計人員忠實地記錄業(yè)務的發(fā)生，扮演的是記分員角色。他們的工作重心仍停留在處理大量的會計核算事項上，此時的財務部門是傳統(tǒng)意義的成本中心。
第二階段：ERP財務。企業(yè)實施ERP系統(tǒng)或內部集成的信息化系統(tǒng)，預先定義業(yè)務單據生成會計憑證的規(guī)則，業(yè)務單據保存生效后，系統(tǒng)后臺直接生成會計需要的財務憑證，實現集成的財務業(yè)務一體化。如此，既能及時獲得業(yè)務信息，又可以減少財務人員錄入憑證的巨大工作量。此階段會計人員用于處理交易的時間逐漸減少，較多的時間用于預測、決策、控制、分析，開始在企業(yè)內扮演業(yè)務顧問的角色，他們的工作為企業(yè)間接創(chuàng)造出利潤。此時的財務部門是企業(yè)的利潤中心。
第三階段：電子財務。信息技術的發(fā)展使企業(yè)有能力協同處理上下游企業(yè)業(yè)務，更好地發(fā)展財務供應鏈。通過網絡協同處理多會計主體間的重疊會計事項，實現網絡模式下的協同財務。核算工作量的進一步減少，企業(yè)財務人員可以把更多的時間投入到參與企業(yè)戰(zhàn)略制訂和業(yè)務運作決策支持工作中。此時的財務部門是企業(yè)的戰(zhàn)略中心。
聯系數字煙草戰(zhàn)略規(guī)劃及應用實踐，ERP財務、電子財務將是財務管理信息化建設的必由之路。由于我們更多的煙草企業(yè)尚處于電算化階段，實現ERP財務、電子財務的目標任重而道遠。為了更好地理解這段發(fā)展過程，我們重點闡述一下ERP財務。
下圖以煙草工業(yè)企業(yè)為例，清晰示意了生產經營全過程與財務會計、管理會計的對應關系。
在企業(yè)生產經營管理實踐中，對財務核算工作的要求可概括為“真實、及時、準確、完整”。煙草集團化運營的組織架構，要求財務核算在做到賬實相符的同時還要注意實時性，這樣，集團的戰(zhàn)略管理層才可以獲取到實時的決策基礎信息，使管理者耳聰目明，對全企業(yè)的生產經營情況一目了然。
企業(yè)管理實踐證明，財務簡單的事后計量，賬表分析已遠不能滿足管理需求。現代企業(yè)要求財務從價值流層面實時反映企業(yè)的生產經營情況，能為管理者提供及時實用的信息輔助決策，協助管理者建立內控管理制度、通過掌控企業(yè)運營血液——資金掌控全局。
正如前文所言ERP財務解決了財務業(yè)務一體化的問題，并把管理會計直接融入生產經營流程，如資金管理、全面計劃預算、內部責任會計、全面成本管理等。此時財務人員的角色定義轉向監(jiān)控生產經營活動、輔助管理決策。如：通過獲利分析，為銷售管理層提供獲利分析報告，針對不同的產品、產品組、地區(qū)、時期、業(yè)務員、組合策略評價盈利情況，銷售管理決策有案可據；通過預算管理、成本控制直接控制各項成本費用發(fā)生，開源節(jié)流，財務部門由傳統(tǒng)意義的成本中心成為能“創(chuàng)造利潤”的利潤中心；通過歷史數據及業(yè)務假設預測分析、仿真模擬未來業(yè)務場景，直觀地輔助管理者決策，極大程度地提高計劃預算的可執(zhí)行性。
數字煙草財務信息化需要ERP財務、需要電子財務。未來的財務部門是企業(yè)的利潤中心、戰(zhàn)略中心，未來的財務人員是企業(yè)的業(yè)務顧問、戰(zhàn)略顧問。
