導(dǎo)讀：要想讓預(yù)算發(fā)揮應(yīng)有的作用，如果沒有信息化的手段，僅靠手工進(jìn)行預(yù)算編制和預(yù)算管理的工作非常繁瑣，工作量也非常大。所以，我們相信，隨著國(guó)內(nèi)企業(yè)信息化浪潮的到來，企業(yè)預(yù)算管理也必將經(jīng)歷Excel表（手工預(yù)算管理）、財(cái)務(wù)軟件預(yù)算管理，向?qū)I(yè)化的預(yù)算管理軟件發(fā)展的過程。
目前，全面預(yù)算管理已經(jīng)成為國(guó)內(nèi)多數(shù)企業(yè)提升管理水平的重要工具，但從實(shí)施的效果來看，預(yù)算正真能夠?qū)?jīng)營(yíng)目標(biāo)進(jìn)行有效控制的企業(yè)并不多見。這里面顧然與部分企業(yè)管理基礎(chǔ)薄弱、高層領(lǐng)導(dǎo)重視不夠、預(yù)算方案不符合企業(yè)實(shí)際及企業(yè)環(huán)境難以有效預(yù)測(cè)等因素有很大關(guān)系，但另外一個(gè)重要原因就是預(yù)算管理的手段較落后，已難以適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)日趨復(fù)雜和外部環(huán)境變化日趨劇烈的要求。
我們知道，全面預(yù)算是對(duì)企業(yè)未來經(jīng)營(yíng)狀況和財(cái)務(wù)結(jié)果的事前模擬，預(yù)算要發(fā)揮應(yīng)有的作用，有兩點(diǎn)非常重要：一是預(yù)算應(yīng)盡可能編制的比較詳細(xì)，只有細(xì)致的預(yù)算才有可能更符合企業(yè)的實(shí)際；二是預(yù)算必須能夠隨經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化進(jìn)行動(dòng)態(tài)的滾動(dòng)調(diào)整。要做到這兩點(diǎn)，如果沒有信息化的手段，僅靠手工進(jìn)行預(yù)算編制和預(yù)算管理的工作非常繁瑣，工作量也非常大。所以，我們相信，隨著國(guó)內(nèi)企業(yè)信息化浪潮的到來，企業(yè)預(yù)算管理也必將經(jīng)歷Excel表（手工預(yù)算管理）、財(cái)務(wù)軟件預(yù)算管理，向?qū)I(yè)化的預(yù)算管理軟件發(fā)展的過程。
一、 Excel表――手工預(yù)算的主流工具
自從微軟公司的Microsoft Excel面世以來，其操作簡(jiǎn)單、功能強(qiáng)大表格處理和計(jì)算能力受到了廣大財(cái)會(huì)人員的喜愛，在企業(yè)的預(yù)算編制工作中得到了廣泛使用。直到今天，多數(shù)企業(yè)仍然在使用Excel表編制企業(yè)預(yù)算。但是，隨著預(yù)算管理的作用不斷增加和企業(yè)管理精細(xì)化要求的不斷提高，傳統(tǒng)使用Excel表進(jìn)行手工預(yù)算編制和管理的缺陷將將越來越突出。
1．用Excel編制預(yù)算難以實(shí)現(xiàn)各部門的有效參與和數(shù)據(jù)共享
全面預(yù)算是一個(gè)內(nèi)部聯(lián)系緊密的預(yù)算體系，既包括業(yè)務(wù)預(yù)算，還包括財(cái)務(wù)預(yù)算，需要企業(yè)從銷售、生產(chǎn)、采購(gòu)到人力資源、財(cái)務(wù)等各部門共同參與進(jìn)行編制，其中某些部門的預(yù)算編制需要運(yùn)用其他部門預(yù)算的數(shù)據(jù)，如生產(chǎn)部門編制生產(chǎn)預(yù)算一般需要銷售部門編制的銷售預(yù)算的數(shù)據(jù)。所以，預(yù)算編制必然需要企業(yè)內(nèi)部各部門之間加強(qiáng)協(xié)調(diào)和溝通，而且，越是規(guī)模較大、組織層級(jí)較多的企業(yè)預(yù)算協(xié)調(diào)的工作量就越大。在這種情況下，由于Excel只是簡(jiǎn)單的單機(jī)辦公軟件，運(yùn)用Excel表編制預(yù)算，各部門之間缺乏一個(gè)共享的數(shù)據(jù)平臺(tái)，大量的溝通工作必然需要通過文件傳遞、電話或面談等其他方式進(jìn)行，從而大大影響預(yù)算編制的效率，甚至還有可能影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
2．預(yù)算編制以外的其它預(yù)算管理工作難以用Excel實(shí)現(xiàn)
Excel畢竟是一般的辦公軟件，并不是針對(duì)企業(yè)預(yù)算管理的需求而設(shè)計(jì)，所以，除了編制預(yù)算的功能使用起來比較簡(jiǎn)單、方便以外，預(yù)算管理的其他職能，如預(yù)算目標(biāo)的制定與分解、預(yù)算審批、預(yù)算下發(fā)、預(yù)算調(diào)整和預(yù)算分析等仍然需要手工去做，特別是預(yù)算的差異分析，數(shù)據(jù)量大，工作繁瑣，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還可能造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。所以，嚴(yán)格意義上說，Excel不具備預(yù)算管理的功能。
3．Excel缺乏權(quán)限管理功能，對(duì)于預(yù)算的保密性和安全性來講有嚴(yán)重的缺陷
預(yù)算數(shù)據(jù)包括企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)目標(biāo)和計(jì)劃數(shù)據(jù)，這往往是企業(yè)內(nèi)部相對(duì)機(jī)密的信息。但預(yù)算工作又需要各部門參與，這就需要設(shè)定不同部門和人員的權(quán)限，才能保證預(yù)算的保密和數(shù)據(jù)安全。Excel 定位于通用辦公軟件，不具備權(quán)限管理的功能。
二、財(cái)務(wù)軟件——簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)預(yù)算工具
財(cái)務(wù)軟件一般主要是為了滿足企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算的需要，同時(shí)附帶滿足企業(yè)的固定資產(chǎn)管理、預(yù)算管理等其他功能而設(shè)計(jì)的軟件。與Excel相比，財(cái)務(wù)管理軟件在預(yù)算管理的信息化方面前進(jìn)了一步。好的財(cái)務(wù)軟件具有預(yù)算編制、預(yù)算分析、彈性預(yù)算、預(yù)算控制等功能。其預(yù)算功能一般能夠靈活定義預(yù)算科目的口徑，并為該科目制定預(yù)算額；在預(yù)算的執(zhí)行控制方面，它能夠與核算系統(tǒng)緊密集成，從而在某個(gè)部門的某項(xiàng)費(fèi)用超過預(yù)算額時(shí)，系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)報(bào)警；在預(yù)算分析方面，系統(tǒng)能夠自動(dòng)將財(cái)務(wù)實(shí)際發(fā)生數(shù)與本年預(yù)算數(shù)或其他年份預(yù)算數(shù)進(jìn)行對(duì)比分析。
鑒于財(cái)務(wù)軟件涉及對(duì)象主要是會(huì)計(jì)科目、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表，不可能把企業(yè)的業(yè)務(wù)內(nèi)容，如銷售、生產(chǎn)等內(nèi)容涵蓋進(jìn)來。所以，財(cái)務(wù)軟件的預(yù)算功能只能包括財(cái)務(wù)預(yù)算，如收入預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算、利潤(rùn)預(yù)算等。而對(duì)于銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算等業(yè)務(wù)方面的預(yù)算，財(cái)務(wù)管理軟件卻無能為力。所以，它僅僅實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)預(yù)算的信息化，而與現(xiàn)代預(yù)算管理倡導(dǎo)的包括財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門在內(nèi)的各級(jí)部門和組織共同參與、各預(yù)算之間緊密關(guān)聯(lián)的全面預(yù)算管理的思想相距遙遠(yuǎn)，難以起到有效的預(yù)算控制的效果。
三、專業(yè)預(yù)算管理軟件——全面預(yù)算管理信息化的工具
專業(yè)預(yù)算管理軟件是針對(duì)企業(yè)預(yù)算管理的需求而設(shè)計(jì)的軟件系統(tǒng)，與一般財(cái)務(wù)軟件相比，它彌補(bǔ)了財(cái)務(wù)軟件在業(yè)務(wù)預(yù)算方面功能不足的缺陷，能夠使全面預(yù)算管理的各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)信息化管理。其一般的架構(gòu)如圖1所示，包括預(yù)算方案的設(shè)置、預(yù)算目標(biāo)的制定和分解、預(yù)算編制、預(yù)算審批和下發(fā)、預(yù)算調(diào)整/滾動(dòng)預(yù)算、預(yù)算差異分析和預(yù)算查詢。
在功能方面，軟件一般能夠?qū)崿F(xiàn)以下幾個(gè)核心功能：
（1）靈活設(shè)置預(yù)算方案
客戶可以自定義設(shè)置預(yù)算，既包括業(yè)務(wù)預(yù)算，如銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算，也包括財(cái)務(wù)預(yù)算，如利潤(rùn)預(yù)算、現(xiàn)金預(yù)算等；
在預(yù)算設(shè)置的基礎(chǔ)上，客戶可以靈活設(shè)置各專業(yè)預(yù)算的預(yù)算項(xiàng)目（科目），既包括財(cái)務(wù)科目（項(xiàng)目），管理費(fèi)用、制造費(fèi)用等，也包括非財(cái)務(wù)項(xiàng)目，銷售量，采購(gòu)量等；
靈活定義預(yù)算表內(nèi)和預(yù)算表間不同預(yù)算項(xiàng)目之間的計(jì)算關(guān)系；
靈活設(shè)置各預(yù)算單元（部門）對(duì)應(yīng)的預(yù)算；
靈活設(shè)置預(yù)算對(duì)象：既可按部門，也可按產(chǎn)品預(yù)算；
靈活實(shí)現(xiàn)集團(tuán)型企業(yè)內(nèi)部預(yù)算的合并或匯總；
靈活設(shè)置各部門和人員在預(yù)算管理中的權(quán)限。
（2） 逐層向下分解企業(yè)的年度預(yù)算目標(biāo)
（3） 大大較高預(yù)算編制效率
企業(yè)的各部門可在一個(gè)軟件平臺(tái)上分別編制本部門預(yù)算，并按權(quán)限實(shí)時(shí)了解與本部門相關(guān)的預(yù)算的狀態(tài)，大大減少各部門之間大量的預(yù)算協(xié)調(diào)工作量，提高預(yù)算編制效率；
系統(tǒng)可以根據(jù)定義的預(yù)算項(xiàng)目之間的計(jì)算關(guān)系，自動(dòng)計(jì)算出相關(guān)預(yù)算項(xiàng)目的值；
支持預(yù)算彈性化。
（4）通過流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)預(yù)算的逐級(jí)審批和下發(fā)，對(duì)審核不合格的預(yù)算，可以退回要求重新編制
（5）在預(yù)算執(zhí)行過程中，可以對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，也可以編制滾動(dòng)預(yù)算，提高預(yù)算的靈活性和對(duì)外部環(huán)境的適應(yīng)性
（6）系統(tǒng)既可以根據(jù)設(shè)置自動(dòng)導(dǎo)入，也可以手工輸入財(cái)務(wù)、銷售、生產(chǎn)等其他系統(tǒng)的實(shí)際發(fā)生數(shù)，通過靈活自定義分析報(bào)表的格式，進(jìn)行多維度預(yù)算差異分析，如量差、價(jià)差分析及預(yù)算和差異的趨勢(shì)分析，從而大大提高分析的效率和準(zhǔn)確性
（7）系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)完善的預(yù)算權(quán)限管理功能，通過權(quán)限設(shè)定大大提高了預(yù)算信息的保密性和安全性從專業(yè)預(yù)算管理軟件的功能來看，它基本覆蓋了日常預(yù)算管理中的所有功能，而且更安全，并真正意義上實(shí)現(xiàn)了預(yù)算管理的信息化。目前，國(guó)內(nèi)已經(jīng)有一些公司已經(jīng)成功開發(fā)出了含蓋以上功能的預(yù)算管理軟件，如北京諾亞舟公司最近即將投入市場(chǎng)的“諾亞舟全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)”。我們相信，不遠(yuǎn)的將來，專業(yè)預(yù)算管理軟件必將成為市場(chǎng)的主流，并為我國(guó)企業(yè)提升管理水平發(fā)揮重要的作用。
