摘要：物資采購(gòu)與付款控制在一個(gè)企業(yè)的內(nèi)控制度中占有極其重要的地位，但在實(shí)際操作中，很多企業(yè)由于崗位設(shè)置不科學(xué)，人員配備不合適，設(shè)計(jì)流程不規(guī)范，致使物資采購(gòu)與付款的控制力度不到位，給企業(yè)帶來(lái)許多不必要的麻煩，甚至造成很大的經(jīng)濟(jì)損失。本文以“內(nèi)部控制——物資采購(gòu)與付款控制”的理論為依據(jù)，結(jié)合筆者在日常財(cái)務(wù)管理工作中經(jīng)常遇到的問(wèn)題，對(duì)物資采購(gòu)與付款控制，從采購(gòu)流程、付款流程、監(jiān)督檢查流程等方面進(jìn)行設(shè)計(jì)，并對(duì)設(shè)計(jì)流程的特點(diǎn)及有待解決的問(wèn)題加以闡述，以期對(duì)類(lèi)似問(wèn)題的解決起到一定的借鑒意義，從而推動(dòng)財(cái)務(wù)管理工作的發(fā)展。
關(guān)鍵詞：物資采購(gòu) 付款控制 流程設(shè)計(jì)
物資采購(gòu)與付款控制是內(nèi)部控制制度的重要內(nèi)容，也是構(gòu)成成本費(fèi)用的主要組成部分。如果物資采購(gòu)與付款控制制度設(shè)計(jì)與執(zhí)行不力，都會(huì)給企業(yè)帶來(lái)諸如資金流失、成本加大、產(chǎn)品質(zhì)量下降、營(yíng)業(yè)業(yè)績(jī)不佳等諸多問(wèn)題，因而，物資采購(gòu)與付款控制在一個(gè)企業(yè)的內(nèi)控制度中占有極其重要的地位。
一、物資采購(gòu)與付款控制概述
根據(jù)內(nèi)控制度的要求，物資采購(gòu)與付款控制主要包括崗位分工控制、授權(quán)批準(zhǔn)控制、請(qǐng)購(gòu)控制、審批控制、采購(gòu)控制、驗(yàn)收控制、付款控制、監(jiān)督檢查等，其中最主要的方面是崗位分工控制。崗位分工控制又包括三方面的內(nèi)容：第一，建立物資采購(gòu)與付款的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門(mén)和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。第二，采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位包括請(qǐng)購(gòu)與審批、詢價(jià)與確定供應(yīng)商、采購(gòu)合同的訂立與審核、采購(gòu)驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄、付款申請(qǐng)及審批與執(zhí)行。第三，嚴(yán)禁由同一部門(mén)和個(gè)人辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的全過(guò)程。物資采購(gòu)與付款控制制度的設(shè)計(jì)與執(zhí)行具有如下重要意義：
?。ㄒ唬┠芊乐蛊髽I(yè)資金流失，提高資金使用效率
嚴(yán)格的物資采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)控制流程，能使請(qǐng)購(gòu)、詢價(jià)、經(jīng)辦、審核、審批、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)相互牽制，相互監(jiān)督，可以防止采購(gòu)人員因各種原因而報(bào)銷(xiāo)不真實(shí)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，杜絕采購(gòu)、生產(chǎn)、驗(yàn)收等部門(mén)串通捏造虛假的采購(gòu)業(yè)務(wù)，以套取資金，造成資金流失；另外，管理規(guī)范、信譽(yù)良好的采購(gòu)活動(dòng)，還能起到延期付款的作用，加快流動(dòng)資金周轉(zhuǎn)速度，提高資金使用效率。
?。ǘ┠芴岣卟少?gòu)材料的質(zhì)量，降低成本費(fèi)用
有些采購(gòu)人員主人翁意識(shí)較差，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低，可能會(huì)為了一己私利與客戶串通，甚至收受回扣，高價(jià)購(gòu)買(mǎi)質(zhì)量低劣的材料，造成企業(yè)成本費(fèi)用加大，產(chǎn)品質(zhì)量不過(guò)關(guān)，盈利水平降低，給企業(yè)的聲譽(yù)造成惡劣的影響。如果詢價(jià)、經(jīng)辦、審核、驗(yàn)收等崗位能做到有效的分離，就能采購(gòu)到價(jià)廉物美的物資，從而達(dá)到提高物資采購(gòu)的質(zhì)量、降低成本費(fèi)用的目的。
（三）能提升管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展
物資采購(gòu)與付款控制是財(cái)務(wù)管理的主要內(nèi)容，也是企業(yè)整體管理的重要組成部分。物資采購(gòu)與付款控制執(zhí)行到位，能促進(jìn)內(nèi)控制度進(jìn)一步完善，推動(dòng)企業(yè)各部門(mén)共同發(fā)展，并能形成強(qiáng)大的合力，提升企業(yè)的總體管理水平，促進(jìn)企業(yè)積極健康發(fā)展。
二、物資采購(gòu)與付款控制過(guò)程中常見(jiàn)的問(wèn)題
（一）人員配備不足，不相容崗位未完全分離
許多企業(yè)為了節(jié)約人員開(kāi)支，組織機(jī)構(gòu)設(shè)置比較簡(jiǎn)單，采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、行政部門(mén)人員編制較少，大多是一個(gè)部門(mén)設(shè)置一個(gè)人，甚至不設(shè)置采購(gòu)部門(mén)，而由別的部門(mén)人員來(lái)代替采購(gòu)，導(dǎo)致不相容崗位很難完全分離，最常見(jiàn)的現(xiàn)象是當(dāng)生產(chǎn)部門(mén)需要物料時(shí)，僅向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后，就由生產(chǎn)部門(mén)自己詢價(jià)、確定供應(yīng)商、簽訂采購(gòu)合同，而不是由專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)部門(mén)來(lái)負(fù)責(zé)采購(gòu)業(yè)務(wù)。有的企業(yè)為了監(jiān)督，會(huì)派一名財(cái)務(wù)人員監(jiān)督生產(chǎn)部門(mén)的采購(gòu)，但實(shí)質(zhì)上也起不到很好的監(jiān)督作用。這些做法會(huì)使詢價(jià)與確定供應(yīng)商、合同的訂立與審核、付款申請(qǐng)、審批與執(zhí)行不能完全分離，導(dǎo)致諸多采購(gòu)問(wèn)題的發(fā)生，例如采購(gòu)責(zé)任人主觀意識(shí)比較強(qiáng)，考慮難免不周全；有的采購(gòu)員私心比較重，可能會(huì)鉆空子，甚至編造虛假的采購(gòu)業(yè)務(wù)，收受回扣，高價(jià)采購(gòu)或采購(gòu)有質(zhì)量問(wèn)題的產(chǎn)品，給企業(yè)造成不良的后果。
?。ǘ徫宦氊?zé)混亂，內(nèi)控制度起不到應(yīng)有的控制作用
由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不太了解內(nèi)部控制制度的要求，在給職工分配崗位職責(zé)時(shí)，不太注重崗位分離制度，導(dǎo)致分工混亂，或者分工以后隨意頻繁變動(dòng)原有的崗位設(shè)置，不相容崗位分不開(kāi)；某些企業(yè)人員編制少，崗位設(shè)置有限，沒(méi)有充足的人員充分實(shí)施崗位分離制度，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)人同時(shí)負(fù)責(zé)幾個(gè)崗位的現(xiàn)象，不相容崗位的工作很可能都落在一個(gè)人身上；某些企業(yè)當(dāng)采購(gòu)業(yè)務(wù)比較緊急，而又臨時(shí)無(wú)適合的采購(gòu)人員時(shí)，會(huì)派遣無(wú)采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)采購(gòu)，也沒(méi)有顧及不相容崗位相分離制度。上述現(xiàn)象都會(huì)導(dǎo)致崗位職責(zé)分配混亂，不相容職位不分離，違反了內(nèi)控制度的要求，使內(nèi)控制度形同虛設(shè)，起不到很好的控制作用。
?。ㄈ┪镔Y采購(gòu)流程不合理，內(nèi)部控制效果不理想
物資采購(gòu)的程序一般是：請(qǐng)購(gòu)→審批→詢價(jià)→確定供應(yīng)商→簽訂采購(gòu)合同→審核→采購(gòu)→驗(yàn)收→付款申請(qǐng)→付款審批→付款執(zhí)行?？梢钥闯觯晟频牟少?gòu)程序周期比較長(zhǎng)，涉及的內(nèi)容也比較多，可以起到相互牽制、相互控制的作用。但許多企業(yè)因?yàn)楦鞣N原因，人為縮短、簡(jiǎn)化采購(gòu)程序，導(dǎo)致控制效果不理想。比如，有的企業(yè)由生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)需要直接詢價(jià)→確定供應(yīng)商→采購(gòu)→報(bào)賬，省去了審批、簽訂合同、審核、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)；有的企業(yè)由行政部門(mén)根據(jù)需要直接詢價(jià)→確定供應(yīng)商→簽訂合同→采購(gòu)→付款；有的企業(yè)物資采購(gòu)?fù)瓿珊?，不?jīng)過(guò)會(huì)計(jì)審核，直接找出納報(bào)賬。上述做法都人為縮短、簡(jiǎn)化了采購(gòu)程序，雖然采購(gòu)方法便捷，速度快，節(jié)省了時(shí)間和人力，但長(zhǎng)此以往，采購(gòu)中的弊端會(huì)不斷出現(xiàn)，造成的后果是不堪設(shè)想的。
（四）采購(gòu)人員素質(zhì)較低，出現(xiàn)人為不控制的現(xiàn)象
某些企業(yè)盡管其采購(gòu)制度比較嚴(yán)格，但有的采購(gòu)人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低、職業(yè)道德差、主人翁意識(shí)不強(qiáng)、自利心理比較重，往往不顧及公司整體利益，為了個(gè)人的私利，降低采購(gòu)要求、甚至高價(jià)購(gòu)買(mǎi)低質(zhì)產(chǎn)品，從而出現(xiàn)了人為不控制的現(xiàn)象，損害了本企業(yè)的利益，給內(nèi)控制度的有效執(zhí)行人為設(shè)置了一道障礙。
三、物資采購(gòu)與付款控制流程設(shè)計(jì)
?。ㄒ唬┪镔Y采購(gòu)與付款控制流程設(shè)計(jì)圖
1.物資采購(gòu)流程圖。
2.付款流程圖。
3.監(jiān)督檢查流程圖。
?。ǘ┪镔Y采購(gòu)與付款控制流程設(shè)計(jì)特點(diǎn)
物資采購(gòu)與付款內(nèi)部控制流程設(shè)計(jì)雖然有多種多樣，但萬(wàn)變不離其宗，根據(jù)內(nèi)控制度的要求，其關(guān)鍵的控制點(diǎn)大都一致。上述設(shè)計(jì)流程基本涵蓋了所有關(guān)鍵的控制點(diǎn)，各關(guān)鍵控制點(diǎn)都與上下環(huán)節(jié)分開(kāi)執(zhí)行，將不相容崗位完全分離開(kāi)來(lái)，并有嚴(yán)格的監(jiān)督檢查控制，設(shè)計(jì)思路清晰，結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，流程順暢，控制嚴(yán)格，可操作性強(qiáng)，能解決實(shí)際工作中經(jīng)常出現(xiàn)的一些問(wèn)題，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。
?。ㄈ┪镔Y采購(gòu)與付款控制流程可以解決的問(wèn)題
物資采購(gòu)流程、付款流程及監(jiān)督檢查流程中的控制內(nèi)容和可以解決的問(wèn)題如表1所示。
從表1可以看出，此控制流程包括物資采購(gòu)流程、付款流程、監(jiān)督檢查流程，各流程控制設(shè)置全面，崗位分工合理，使不相容崗位完全分離開(kāi)來(lái)，解決了日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)的崗位分離問(wèn)題、授權(quán)批準(zhǔn)問(wèn)題、職責(zé)分工問(wèn)題、采購(gòu)流程問(wèn)題、人員素質(zhì)問(wèn)題等，是一個(gè)合理可行的采購(gòu)與付款控制流程設(shè)計(jì)。
綜上，本文的研究以“內(nèi)部控制——采購(gòu)與付款控制”的理論為依據(jù)，針對(duì)日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制作了細(xì)致的研究，得到了一個(gè)較為合理的設(shè)計(jì)方案。目前，有關(guān)物資采購(gòu)與付款的內(nèi)控制度和流程的研究并不多，本設(shè)計(jì)流程研究可以充實(shí)這方面的研究。本設(shè)計(jì)流程關(guān)鍵控制點(diǎn)比較多，在實(shí)際執(zhí)行當(dāng)中崗位設(shè)置也會(huì)比較多，因而能解決日常工作中出現(xiàn)的崗位少、職責(zé)分工不清、操作流程不合理等問(wèn)題，可以回避風(fēng)險(xiǎn)、減少損失，避免舞弊行為的產(chǎn)生，從而推動(dòng)財(cái)務(wù)管理工作更上新臺(tái)階，提升企業(yè)的總體管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化，促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)步向前發(fā)展。S
參考文獻(xiàn)：
1.李峻.淺談如何完善采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制制度［J］.廣船科技，2005，（2）：25-27.
2.范瑩.內(nèi)控會(huì)計(jì)制度建立與實(shí)施中的問(wèn)題研究［J］.科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2006，（12）：344-345.
3.郭學(xué)新.淺論采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)［J］.會(huì)計(jì)之友，2007，（2）：47-48.
