一、中小零售企業(yè)信息化現(xiàn)狀及會(huì)計(jì)工作面臨的新問(wèn)題
?。ㄒ唬┲行×闶燮髽I(yè)信息化現(xiàn)狀 自20世紀(jì)80年代后，我國(guó)的零售業(yè)經(jīng)歷了一場(chǎng)又一場(chǎng)的革命，規(guī)模不等的企業(yè)在激勵(lì)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中演繹著“適者生存，不適者淘汰”的自然法則。近年來(lái)，隨著人力資本、用地租金等不斷上漲，零售企業(yè)的綜合成本越來(lái)越高。在此情況下，為了能在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于不敗之地，廣大中小零售企業(yè)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，加大信息化投入，希望能借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)物流、資金流和信息流“三流合一”，讓自己的每一分鐘以最快的速度繁衍生息，使每一經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)都匯集企業(yè)生存發(fā)展的利潤(rùn)源泉。
（二）信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)工作面臨的新問(wèn)題 主要包括：（1）原始數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題。由于引入POS系統(tǒng)，商品采購(gòu)、銷(xiāo)售及結(jié)存等數(shù)據(jù)由被授權(quán)的采購(gòu)員、收銀員、庫(kù)房員及信息管理員等網(wǎng)上輸入，會(huì)計(jì)人員無(wú)法確定其是否正確。另外，POS系統(tǒng)還可能由于斷電、人為操作不當(dāng)及病毒侵入等原因造成前臺(tái)收銀數(shù)據(jù)與后臺(tái)數(shù)據(jù)處理的不一致，這些將給會(huì)計(jì)處理帶來(lái)嚴(yán)重的不良影響。（2）POS系統(tǒng)與財(cái)務(wù)軟件整合問(wèn)題?，F(xiàn)實(shí)生活中，基于成本、企業(yè)管理水平及員工素質(zhì)綜合考慮，中小零售企業(yè)一般不會(huì)引入高端ERP系統(tǒng)，而是購(gòu)買(mǎi)POS和低端財(cái)務(wù)軟件，事實(shí)上，這兩個(gè)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)商不是同一家企業(yè)，因此需要會(huì)計(jì)人員在軟件開(kāi)發(fā)商的幫助下自行完成軟件的整合，既要熟悉軟件運(yùn)行和業(yè)務(wù)知識(shí)，同時(shí)又要能承擔(dān)起原來(lái)信息管理部門(mén)所能完成的系統(tǒng)配置、管理及測(cè)試，整合難度較大。（3）財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用引起會(huì)計(jì)工作內(nèi)容的變革。中小零售企業(yè)的會(huì)計(jì)在軟件運(yùn)行后，只需輸入記賬憑證，隨后的過(guò)入明細(xì)賬、總賬，試算平衡乃至編制報(bào)表等幾分鐘內(nèi)自動(dòng)完成。會(huì)計(jì)的工作重心由核算型財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)變成分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的管理會(huì)計(jì)，這正是許多會(huì)計(jì)人員夢(mèng)寐以求的職業(yè)定位，但信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)崗位的劃分，人人之間、人機(jī)之間的內(nèi)部控制建立與實(shí)施等新問(wèn)題不斷產(chǎn)生，會(huì)計(jì)工作內(nèi)容將發(fā)生巨大變化。上述情況表明：隨著環(huán)境的變化，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程必須做出改變。
二、中小零售企業(yè)信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)工作解決方案
?。ㄒ唬┏闪?huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)小組 具體包括：（1）保證業(yè)務(wù)部門(mén)相關(guān)數(shù)據(jù)在信息系統(tǒng)中輸入正確。信息化環(huán)境下業(yè)務(wù)部門(mén)人員取代會(huì)計(jì)人員進(jìn)行原始數(shù)據(jù)的錄入，這些數(shù)據(jù)正是在財(cái)務(wù)軟件中生成報(bào)表的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)原始數(shù)據(jù)錄入的正確性，會(huì)計(jì)人員一方面要發(fā)揮會(huì)計(jì)教育的職能，對(duì)錄入人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)；另一方面，基于謹(jǐn)慎性的考慮，保留相關(guān)紙質(zhì)單據(jù)，會(huì)計(jì)人員要將紙質(zhì)單據(jù)與信息系統(tǒng)中的電子單據(jù)進(jìn)行核對(duì)，減少出錯(cuò)的概率。（2）整合POS系統(tǒng)和財(cái)務(wù)軟件的運(yùn)行結(jié)果。POS是運(yùn)用條形碼和信息技術(shù)，實(shí)時(shí)反映庫(kù)存商品購(gòu)、銷(xiāo)、存的信息系統(tǒng)，除非特別說(shuō)明，其結(jié)果不能直接對(duì)接到財(cái)務(wù)軟件中。企業(yè)實(shí)踐中，管理層應(yīng)積極同軟件供應(yīng)商溝通，弄清這項(xiàng)業(yè)務(wù)到底是如何運(yùn)行？應(yīng)該由哪些部門(mén)貫徹實(shí)施較好？財(cái)務(wù)軟件運(yùn)行到底需要提供哪些數(shù)據(jù)等。會(huì)計(jì)人員應(yīng)積極參與信息化的進(jìn)程，在實(shí)踐過(guò)程中更新知識(shí)、提高技能。
?。ǘ┓治鲂畔⒒h(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程和控制 根據(jù)會(huì)計(jì)基本理論，無(wú)論發(fā)生什么環(huán)境變化，會(huì)計(jì)的反映和監(jiān)督職能是其本質(zhì)特征，是不隨環(huán)境的變化而變化。在信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)人員首先需要分析一下現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程有哪些？其次，分析加入POS、財(cái)務(wù)軟件后，業(yè)務(wù)活動(dòng)中哪些能借助信息系統(tǒng)加以控制？控制點(diǎn)在哪兒？然后，分析還有哪些業(yè)務(wù)是信息系統(tǒng)不能控制的？管理層將如何監(jiān)控或?qū)嵤?
?。ㄈ┐_定信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理 信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理同常規(guī)的業(yè)務(wù)處理類(lèi)似。
三、中小零售企業(yè)信息化應(yīng)用案例
北京XX學(xué)生超市（以下簡(jiǎn)稱(chēng)學(xué)生超市）為是一家某投資控股企業(yè)獨(dú)資設(shè)立的小型零售企業(yè)，地點(diǎn)位于某高校校園內(nèi)，成立于2010年9月。學(xué)生超市成立初期，企業(yè)管理層認(rèn)為要實(shí)現(xiàn)管理信息化，提高管理水平，就必須下大力氣推進(jìn)信息化進(jìn)程。企業(yè)先后引入POS系統(tǒng)和用友通的T3系統(tǒng)，財(cái)務(wù)部門(mén)經(jīng)過(guò)半年的探索和實(shí)踐，與相關(guān)部門(mén)一起完成了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)了庫(kù)存商品的采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)、收銀及財(cái)務(wù)處理的自動(dòng)控制，合理配置了企業(yè)資源，最大限度地發(fā)揮了會(huì)計(jì)反映和監(jiān)督的基本職能。
（一）建立信息化推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組 為了推進(jìn)企業(yè)信息化進(jìn)程，學(xué)生超市成立了以總經(jīng)理為首，由采購(gòu)、銷(xiāo)售、信息管理和財(cái)務(wù)主管等組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)本部門(mén)原始數(shù)據(jù)錄入及相關(guān)文件傳送的培訓(xùn)。事實(shí)證明，這四個(gè)部門(mén)是整個(gè)企業(yè)運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的失誤將導(dǎo)致企業(yè)資金鏈的斷裂。
?。ǘ┓治銎髽I(yè)業(yè)務(wù)，分別梳理出信息系統(tǒng)能控制的業(yè)務(wù)活動(dòng)和不能控制的業(yè)務(wù)活動(dòng) 具體包括：（1）采購(gòu)業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)流程如下：采購(gòu)主管每月末根據(jù)庫(kù)存、銷(xiāo)售等情況，在POS系統(tǒng)中提出采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)經(jīng)總經(jīng)理審批；審批后，采購(gòu)員在POS中錄入采購(gòu)訂單，并向各主要供應(yīng)商提交要貨通知；供應(yīng)商送貨上門(mén)，采購(gòu)員、庫(kù)管員現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)，錄入實(shí)收商品清單；采購(gòu)主管根據(jù)傳輸過(guò)來(lái)的實(shí)收商品清單，向信息主管發(fā)出修改采購(gòu)訂單的通知；信息主管根據(jù)指令，要求信息員修改采購(gòu)訂單；信息員向財(cái)務(wù)部門(mén)傳送已審核的采購(gòu)訂單，采購(gòu)員附送供應(yīng)商的紙質(zhì)送貨單；信息主管向庫(kù)管主管發(fā)出指令，要求對(duì)已審核的采購(gòu)訂單及時(shí)驗(yàn)收入庫(kù)；庫(kù)管員根據(jù)指令，在POS系統(tǒng)中驗(yàn)收入庫(kù)；會(huì)計(jì)根據(jù)已審核的采購(gòu)訂單、紙質(zhì)送貨單、發(fā)票的情況，記錄應(yīng)付款和商品采購(gòu)。會(huì)計(jì)控制點(diǎn)：在POS系統(tǒng)中必須有采購(gòu)計(jì)劃，否則無(wú)法完成采購(gòu)計(jì)劃與實(shí)際數(shù)的對(duì)比；所有的采購(gòu)均通過(guò)錄入采購(gòu)訂單完成；只有采購(gòu)主管審核后，信息主管才有權(quán)修改采購(gòu)訂單；會(huì)計(jì)只有核對(duì)POS系統(tǒng)中的采購(gòu)訂單與紙質(zhì)送貨單一致時(shí)，才能記錄采購(gòu)。（2）銷(xiāo)售業(yè)務(wù)。主要業(yè)務(wù)流程是：收銀員每日到銷(xiāo)售主管領(lǐng)取當(dāng)日班次備用金，并簽字，班次結(jié)束后，交給銷(xiāo)售主管并簽字；收銀員將備用金在POS系統(tǒng)中輸入，進(jìn)入收銀界面；收銀員每完成一筆銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，需打印輸出小票，并收款；商品賒銷(xiāo)時(shí)，收銀員應(yīng)打印輸出小票，報(bào)經(jīng)銷(xiāo)售主管審批，金額較大者，需經(jīng)總經(jīng)理審批；超市工作人員領(lǐng)用商品計(jì)入辦公費(fèi)等，收銀員應(yīng)打印輸出小票，報(bào)經(jīng)銷(xiāo)售主管審批，金額較大者，需經(jīng)總經(jīng)理審批；班次結(jié)束，收銀員打印輸出銷(xiāo)售匯總清單，核對(duì)款項(xiàng)，并將應(yīng)收款、費(fèi)用計(jì)入等審批手續(xù)一并交給財(cái)務(wù)部出納、會(huì)計(jì)；出納經(jīng)授權(quán)在POS系統(tǒng)中打印輸出當(dāng)日銷(xiāo)售報(bào)表，與收銀員交來(lái)的款項(xiàng)、應(yīng)收款、計(jì)入費(fèi)用中商品等核對(duì)，報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)主管審批；會(huì)計(jì)根據(jù)POS系統(tǒng)中的銷(xiāo)售報(bào)表數(shù)、核對(duì)出納經(jīng)手的款項(xiàng)，考慮應(yīng)收款、計(jì)入費(fèi)用中的商品等因素，記錄當(dāng)日的銷(xiāo)售和費(fèi)用情況。會(huì)計(jì)控制點(diǎn)是：備用金的領(lǐng)取與上交需簽字；凡是出庫(kù)的商品，無(wú)論是銷(xiāo)售還是計(jì)入費(fèi)用均需通過(guò)POS系統(tǒng)打印輸出小票；應(yīng)收款發(fā)生時(shí)應(yīng)經(jīng)銷(xiāo)售主管審批；超市領(lǐng)用商品計(jì)入費(fèi)用應(yīng)經(jīng)銷(xiāo)售主管審批；會(huì)計(jì)在核對(duì)POS系統(tǒng)中的銷(xiāo)售報(bào)表數(shù)與現(xiàn)金、應(yīng)收款、計(jì)入費(fèi)用等勾稽關(guān)系正確后，才能確認(rèn)收入。其勾稽關(guān)系是：POS系統(tǒng)中的銷(xiāo)售報(bào)表數(shù)-計(jì)入費(fèi)用的銷(xiāo)售額=實(shí)收現(xiàn)金+應(yīng)收款余額。（3）庫(kù)存管理。主要業(yè)務(wù)流程是：采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，庫(kù)管員應(yīng)根據(jù)信息主管的提示及時(shí)驗(yàn)收入庫(kù)，不得隨意拖延入庫(kù)，生成的驗(yàn)收入庫(kù)單應(yīng)傳送給財(cái)務(wù)部門(mén)；會(huì)計(jì)根據(jù)POS系統(tǒng)中的銷(xiāo)售報(bào)表，審核其成本結(jié)轉(zhuǎn)是否正確；盤(pán)點(diǎn)前，庫(kù)管主管應(yīng)檢查之前的驗(yàn)收入庫(kù)是否已完成，尚未完成的，應(yīng)查明原因；盤(pán)點(diǎn)時(shí)，庫(kù)管、銷(xiāo)售、采購(gòu)等人員應(yīng)在場(chǎng)清點(diǎn)數(shù)目，在POS系統(tǒng)中輸入實(shí)盤(pán)數(shù)；盤(pán)點(diǎn)后，POS系統(tǒng)自動(dòng)生成盤(pán)點(diǎn)損益表；庫(kù)管主管應(yīng)對(duì)核對(duì)POS系統(tǒng)中的盤(pán)點(diǎn)損益與財(cái)務(wù)軟件中的盤(pán)點(diǎn)損益賬面數(shù)，如果不一致，應(yīng)查明原因；商品因到期、破舊等毀損報(bào)廢時(shí)，實(shí)物經(jīng)庫(kù)管員、銷(xiāo)售員確認(rèn)后，報(bào)經(jīng)銷(xiāo)售主管審批，信息主管才能在POS系統(tǒng)中錄入商品報(bào)廢的數(shù)據(jù)，并傳送給財(cái)務(wù)主管。會(huì)計(jì)控制點(diǎn)：采購(gòu)驗(yàn)收入庫(kù)應(yīng)保持與采購(gòu)訂單一致，不得隨意延期；POS系統(tǒng)盤(pán)點(diǎn)中的盤(pán)點(diǎn)損益應(yīng)與財(cái)務(wù)軟件中的盤(pán)點(diǎn)損益賬面數(shù)核對(duì)，如有差異，應(yīng)查明原因。（4）稅費(fèi)計(jì)算。主要業(yè)務(wù)流程是：會(huì)計(jì)每月根據(jù)前述的過(guò)程，檢查POS系統(tǒng)中的銷(xiāo)售報(bào)表數(shù)與出納交來(lái)的款項(xiàng)、應(yīng)收款、計(jì)入費(fèi)用等勾稽關(guān)系是否正確，確定含稅銷(xiāo)售收入；會(huì)計(jì)根據(jù)小規(guī)模納稅人3%的增值稅稅率，計(jì)算應(yīng)交增值稅；報(bào)稅員通過(guò)國(guó)稅網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)，申報(bào)本月應(yīng)交增值稅；會(huì)計(jì)根據(jù)城建稅、教育費(fèi)附加的稅率，計(jì)算應(yīng)交城建稅和教育費(fèi)附加；報(bào)稅員根據(jù)地稅網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)，申報(bào)本月應(yīng)交城建稅、教育費(fèi)附加等；報(bào)稅員負(fù)責(zé)到銀行取回稅費(fèi)扣款回單，交給會(huì)計(jì)記錄。關(guān)鍵控制點(diǎn)：會(huì)計(jì)應(yīng)正確確定銷(xiāo)售收入和應(yīng)交稅費(fèi)；報(bào)稅員負(fù)責(zé)核對(duì)相關(guān)稅費(fèi)計(jì)算的正確性，并實(shí)施網(wǎng)上申報(bào)。
?。ㄈ┐_定會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理 會(huì)計(jì)處理同傳統(tǒng)模式下采購(gòu)、銷(xiāo)售等賬務(wù)處理類(lèi)似，不同之處在于會(huì)計(jì)控制的手段不同。前者是信息化環(huán)境下相關(guān)人員的在線簽名、發(fā)出或接收指令，當(dāng)然也要打印輸出結(jié)果，后者則是紙質(zhì)單據(jù)經(jīng)過(guò)審批、簽字后傳到財(cái)務(wù)部門(mén)。對(duì)于中小零售企業(yè)而言，在內(nèi)部控制環(huán)境尚不健全，從業(yè)人員的整體素質(zhì)有待提高的情況下，仍需保留紙質(zhì)單據(jù)。上述情況是信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程及控制點(diǎn)的設(shè)計(jì)，實(shí)際運(yùn)行效果較好，能為學(xué)生超市經(jīng)營(yíng)情況提供健康的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。但在實(shí)踐過(guò)程中還有一些業(yè)務(wù)尚不能依靠信息系統(tǒng)完成。比如，外購(gòu)辦公品、報(bào)銷(xiāo)交通費(fèi)等費(fèi)用支出，由于用友T3系統(tǒng)中尚未設(shè)計(jì)費(fèi)用模塊，故此類(lèi)業(yè)務(wù)仍遵循原來(lái)的報(bào)銷(xiāo)流程和審批程序。
參考文獻(xiàn)：
［1］王莉敏：《ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組探析》，《財(cái)會(huì)通訊・綜合（上）》2010年第10期。
（編輯 余俊娟）
