如何開展erp環(huán)境下的效益審計(jì)
天津市民政局審計(jì)處 王萌萌
內(nèi)容摘要：本文在簡要介紹erp和效益審計(jì)定義的基礎(chǔ)上，分析了當(dāng)前在erp環(huán)境下開展效益審計(jì)所面臨的機(jī)遇、挑戰(zhàn)和審計(jì)對策，最終從經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性三個(gè)方面探討了實(shí)施效益審計(jì)的內(nèi)容和方法。
關(guān)鍵詞：erp 效益審計(jì) 經(jīng)濟(jì)性 效率性 效果性
近幾年來，erp在國內(nèi)很火，各行各業(yè)都以實(shí)施erp作為信息化建設(shè)的目標(biāo)。與此同時(shí)，效益審計(jì)作為一項(xiàng)新的審計(jì)內(nèi)容在全國范圍內(nèi)也如火如荼的開展起來。那么，如何在erp環(huán)境下開展效益審計(jì)，筆者將進(jìn)行一些探討。
一、理解erp與效益審計(jì)
?。ㄒ唬〆rp的概念
erp即enterprise resource planning企業(yè)資源規(guī)劃。它是一個(gè)對企業(yè)資源進(jìn)行有效共享與利用的系統(tǒng)。erp通過信息系統(tǒng)對信息進(jìn)行充分整理、有效傳遞，使企業(yè)的資源在購、存、產(chǎn)、銷、人、財(cái)、物等各個(gè)方面能夠得到合理地配置與利用，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營績效的提高。
?。ǘ┬б鎸徲?jì)的本質(zhì)
效益審計(jì)在各國的審計(jì)實(shí)踐中早有探索，對其進(jìn)行國際性的系統(tǒng)闡述是在1986年最高審計(jì)機(jī)關(guān)第十二屆國際會議發(fā)表的《關(guān)于績效審計(jì)、公營企業(yè)審計(jì)和審計(jì)質(zhì)量的總聲明》中，效益審計(jì)被定義為是對公營部門管理資源的經(jīng)濟(jì)性（economy）、效率性（efficiency）和效果性（effectiveness）所作的評價(jià)與監(jiān)督。
二、erp環(huán)境下開展效益審計(jì)所面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)及其對策
?。ㄒ唬C(jī)遇
erp系統(tǒng)會對企業(yè)管理加以提升，效益審計(jì)從而可以行之有效地開展。因?yàn)閑rp系統(tǒng)不僅僅是企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)行的平臺、企業(yè)管理的工具，同時(shí)也可以作為效益審計(jì)的工具，效益審計(jì)借助erp環(huán)境能夠得到充分地發(fā)揮。一般而言，一個(gè)企業(yè)成功實(shí)施erp后，主要會在以下三個(gè)方面有所改善：
1、系統(tǒng)運(yùn)行集成化
erp系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)物流、資金流、信息流的“三流合一”，消除了企業(yè)中信息孤島的現(xiàn)象。集成一體化運(yùn)行后，能夠達(dá)到降低庫存，提高資金利用率和控制經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)；控制產(chǎn)品生產(chǎn)成本，縮短產(chǎn)品生產(chǎn)周期；提高產(chǎn)品質(zhì)量和合格率；減少壞帳、呆帳金額；提高工作效率等作用。
2、業(yè)務(wù)流程合理化
erp系統(tǒng)可以在改善管理績效方面得到很好的表現(xiàn)。erp的實(shí)施一般都必須對企業(yè)實(shí)施業(yè)務(wù)流程重組，因此，erp應(yīng)用也意味著企業(yè)業(yè)務(wù)處理流程趨于合理化，并實(shí)現(xiàn)了erp應(yīng)用的最終目標(biāo)，既企業(yè)競爭力得到了大幅度提升；企業(yè)面對市場的響應(yīng)速度大大加快；客戶滿意度顯著改善。
3、績效監(jiān)控動態(tài)化
erp系統(tǒng)為企業(yè)提供豐富的管理信息，以便企業(yè)管理者進(jìn)行企業(yè)管理和決策。企業(yè)通過erp系統(tǒng)提供的信息資源建立一套動態(tài)監(jiān)控管理績效變化的報(bào)表體系，為管理者進(jìn)行科學(xué)決策提供全面、準(zhǔn)確的信息，使管理者提高決策的效率，并且即時(shí)反饋和糾正管理中存在的問題。
?。ǘ┨魬?zhàn)
1、審計(jì)的難度加大
復(fù)雜的erp系統(tǒng)使得系統(tǒng)控制和審計(jì)人員必須具有相應(yīng)的專業(yè)知識。但是，對于大型的erp系統(tǒng)，幾乎沒有人能夠?qū)φ麄€(gè)系統(tǒng)的功能和每個(gè)模塊的特點(diǎn)具有全面的認(rèn)識和理解。
2、erp系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的控制具有風(fēng)險(xiǎn)性
erp系統(tǒng)的使用涉及到整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，高度集成的功能和系統(tǒng)使用戶無論在企業(yè)的哪個(gè)角落都能獲得訪問系統(tǒng)并且控制或改變重要業(yè)務(wù)參數(shù)的可能。顯然，erp系統(tǒng)的特點(diǎn)一方面使企業(yè)員工以更大的靈活性去處理問題、提高效率，但另一方面如果對這種靈活性缺乏有效的控制，那么erp的高度集成性和分布式的系統(tǒng)技術(shù)結(jié)構(gòu)同樣會為企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)。
首先，erp系統(tǒng)中高度集成的功能模塊使得任何一點(diǎn)出現(xiàn)問題都會影響到其他模塊的正常運(yùn)行。舉例來說，在分銷模塊中采購定單的下達(dá)將同時(shí)會有相應(yīng)的確認(rèn)信息在成本管理模塊和現(xiàn)金管理模塊中產(chǎn)生。這種在線實(shí)時(shí)功能使得在某一數(shù)據(jù)輸入點(diǎn)數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤或模塊發(fā)生問題時(shí)將會把這個(gè)影響迅速擴(kuò)散到系統(tǒng)的其他功能應(yīng)用上。其次，傳統(tǒng)的erp系統(tǒng)采用的是客戶端/服務(wù)器結(jié)構(gòu)。這種分布式的結(jié)構(gòu)使企業(yè)能夠低成本、高效率地獲得業(yè)務(wù)集成管理功能。但是，這種分布式的技術(shù)架構(gòu)使系統(tǒng)管理的難度增大，系統(tǒng)更容易暴露在有意和無意的系統(tǒng)攻擊的風(fēng)險(xiǎn)中。
?。ㄈ┬б鎸徲?jì)應(yīng)采取的對策
1、充分利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成的優(yōu)勢
由于對原有手工業(yè)務(wù)流程的重新設(shè)計(jì)，erp系統(tǒng)的實(shí)施在很大程度上改變了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。在erp系統(tǒng)實(shí)施以前，許多企業(yè)基于計(jì)算機(jī)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，基本都是圍繞某一業(yè)務(wù)功能或者是職能部門運(yùn)行的，比如銷售系統(tǒng)、采購系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)都不是基于跨部門的流程來設(shè)計(jì)的，各個(gè)系統(tǒng)互不關(guān)聯(lián)，形成信息孤島。erp系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了從采購到付款、訂單的獲取到發(fā)票的開出等業(yè)務(wù)集成，實(shí)現(xiàn)了跨職能部門的業(yè)務(wù)處理。在這種系統(tǒng)數(shù)據(jù)高度集成的條件下，效益審計(jì)的審計(jì)線索來源單一、清晰明了，杜絕了多個(gè)數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)不一致的現(xiàn)象，審計(jì)人員不需要再從多個(gè)系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)，而是僅由一個(gè)系統(tǒng)就能得到所有數(shù)據(jù)。
2、充分利用系統(tǒng)的預(yù)算控制及數(shù)據(jù)分析工具
業(yè)務(wù)活動的各個(gè)環(huán)節(jié)的流程都通過erp系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)本身的運(yùn)行實(shí)際上就是工作流的運(yùn)行。為了滿足企業(yè)在經(jīng)營管理上的需求，erp軟件本身提供了預(yù)算管理功能，審計(jì)人員利用這種預(yù)算管理功能進(jìn)行事前、事中、事后的效益審計(jì)，將大大提高工作效率，減少工作量。另外，erp系統(tǒng)中記錄了大量的、充分的、詳盡的原始數(shù)據(jù)，并且系統(tǒng)本身也提供很多標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表及報(bào)表編輯分析工具，審計(jì)人員可以直接利用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表及報(bào)表分析工具，進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢和分析。
3、提高審計(jì)人員對erp系統(tǒng)的應(yīng)用能力
erp系統(tǒng)功能強(qiáng)大，業(yè)務(wù)模塊眾多，必須熟悉erp系統(tǒng)，才能更好地開展效益審計(jì)。這就需要審計(jì)人員加強(qiáng)對erp系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，最好是從erp系統(tǒng)實(shí)施開始就有審計(jì)人員參與項(xiàng)目，實(shí)踐證明，參與erp項(xiàng)目實(shí)施的人員往往是對erp系統(tǒng)掌握程度最高的一批人。并且，學(xué)習(xí)不能僅僅局限于財(cái)務(wù)模塊，還要熟悉其他模塊的內(nèi)容，如物料管理、銷售分銷、人力資源、系統(tǒng)管理等。只有這樣，在erp環(huán)境下，審計(jì)人員才能更大限度地開展效益審計(jì)。
4、必須對erp系統(tǒng)本身內(nèi)部控制的完善程度進(jìn)行評價(jià)
效益審計(jì)有一項(xiàng)重要內(nèi)容，就是審查評價(jià)單位各項(xiàng)控制制度和管理制度是否健全、適當(dāng)和有效。各項(xiàng)控制制度如果健全，那么就為提高經(jīng)濟(jì)效益創(chuàng)造了前提條件。erp系統(tǒng)使企業(yè)所處的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)環(huán)境發(fā)生了變化。erp系統(tǒng)的實(shí)施優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程，減少或合并了業(yè)務(wù)流程中重復(fù)的、不增值的環(huán)節(jié)，原有的基于手工作業(yè)流程的內(nèi)部控制體系會發(fā)生變化，過去手工狀態(tài)下的控制風(fēng)險(xiǎn)，由于erp系統(tǒng)的引入而變成了系統(tǒng)控制風(fēng)險(xiǎn)，如服務(wù)器死機(jī)、網(wǎng)絡(luò)癱瘓、系統(tǒng)權(quán)限管理不嚴(yán)、流程控制點(diǎn)缺失等情況。為防范這些問題，效益審計(jì)必須對erp系統(tǒng)各項(xiàng)控制環(huán)節(jié)進(jìn)行定期的審核，這些環(huán)節(jié)包括：業(yè)務(wù)流程、權(quán)限控制、軟硬件環(huán)境管理、數(shù)據(jù)備份等各種跟系統(tǒng)運(yùn)行有關(guān)的內(nèi)容，評估其系統(tǒng)控制風(fēng)險(xiǎn)的情況，并出具報(bào)告以作說明。特別是對于在美國股市上市的企業(yè)，為達(dá)到《薩班斯法案》404條款的要求，效益審計(jì)的這種審計(jì)評價(jià)顯得尤為重要。
三、erp環(huán)境下效益審計(jì)的開展
效益審計(jì)包含了經(jīng)濟(jì)性、效率性、效果性三部分內(nèi)容，在erp環(huán)境下，每一部分內(nèi)容都有不同的實(shí)現(xiàn)方法。筆者將結(jié)合erp系統(tǒng)的功能，對這三部分內(nèi)容如何開展進(jìn)行闡述。鑒于erp軟件在功能實(shí)現(xiàn)上存在的差異性，為了便于說明，本文以在erp軟件業(yè)處于領(lǐng)先地位的sap（r/3）系統(tǒng)作為模型進(jìn)行介紹。
?。ㄒ唬┙?jīng)濟(jì)性審計(jì)
所謂經(jīng)濟(jì)性就是在滿足需要的基礎(chǔ)上盡可能地花最少的錢。比如說，采購固定資產(chǎn)，花5000元能買到一臺電腦，花4000元也能買到同樣性能的電腦，那么花4000元就體現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)性。企業(yè)在管理活動中，為了達(dá)到經(jīng)濟(jì)性的目的，都將財(cái)務(wù)預(yù)算制度作為一種重要的財(cái)務(wù)約束機(jī)制。erp系統(tǒng)也為企業(yè)提供了制定預(yù)算的功能，可以幫助企業(yè)更好的執(zhí)行預(yù)算，避免了以往預(yù)算執(zhí)行的隨意性。
對于經(jīng)營性支出預(yù)算，sap系統(tǒng)中的基金管理模塊可以實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制。該模塊中，將企業(yè)所屬部門（科室）的職能范圍定義為基金中心，作為預(yù)算控制的基本組織單位，基金中心也具有層次結(jié)構(gòu)，跟企業(yè)本身的組織結(jié)構(gòu)可以匹配；將預(yù)算控制的各種不同類型的內(nèi)容，如辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、水費(fèi)、電費(fèi)等等定義為承諾項(xiàng)目。企業(yè)可以根據(jù)基金中心與承諾項(xiàng)目組合的預(yù)算結(jié)構(gòu)來制定預(yù)算。示例見表1：
預(yù)算結(jié)構(gòu)層次
基金中心
承諾項(xiàng)目
預(yù)算值
(單位：元)
第1層
xx企業(yè)
辦公費(fèi)
1000
第2層
財(cái)務(wù)部
辦公費(fèi)
600
第3層
商業(yè)財(cái)務(wù)科
辦公費(fèi)
300
第3層
工業(yè)財(cái)務(wù)科
辦公費(fèi)
150
第3層
財(cái)務(wù)管理科
辦公費(fèi)
150
第2層
工程技術(shù)部
辦公費(fèi)
400
第3層
工程管理科
辦公費(fèi)
300
第3層
計(jì)算機(jī)信息科
辦公費(fèi)
100
表1
對于資本性支出預(yù)算，sap系統(tǒng)的項(xiàng)目管理模塊可以實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制。系統(tǒng)可以根據(jù)工程分解結(jié)構(gòu)將一個(gè)大的項(xiàng)目分解成子項(xiàng)目，子項(xiàng)目可以再往下分解，這樣就形成了層次清楚的項(xiàng)目體系。在項(xiàng)目的預(yù)算管理中，大項(xiàng)目的預(yù)算可按工作分解結(jié)構(gòu)進(jìn)行細(xì)分，形成每個(gè)子項(xiàng)目的預(yù)算，這樣就形成了完整的項(xiàng)目預(yù)算層次體系。示例見表2：
項(xiàng)目預(yù)算層次
項(xiàng)目名稱
預(yù)算值
（單位：萬元）
第1層
體育中心
1000
每2層
體育中心游泳館
750
第3層
游泳館排放水工程
350
第3層
游泳館防水工程
400
第2層
體育中心籃球場
250
第3層
塑膠球場工程
150
第3層
球場看臺工程
100
表2
基金管理和項(xiàng)目管理兩個(gè)模塊，都可以進(jìn)行實(shí)時(shí)的預(yù)算控制，即：超預(yù)算支出時(shí)，業(yè)務(wù)操作凍結(jié)。系統(tǒng)中可以設(shè)置“可用性檢查”，在實(shí)際業(yè)務(wù)處理中，如果支出的實(shí)際發(fā)生值達(dá)到預(yù)算值的90%（此值可由企業(yè)自定義），系統(tǒng)會出現(xiàn)警告信息，提示即將超過預(yù)算；如果支出的實(shí)際發(fā)生值超過預(yù)算值時(shí)（或由企業(yè)指定超出預(yù)算的比率或絕對值），系統(tǒng)便會出現(xiàn)錯(cuò)誤信息，并對該筆業(yè)務(wù)的記賬進(jìn)行凍結(jié)，不允許操作。這樣，預(yù)算就從紙上談兵，變成了實(shí)打?qū)嵉目刂啤?br />
系統(tǒng)的這種預(yù)算控制功能，有利于效益審計(jì)的開展。為了保證企業(yè)運(yùn)營的經(jīng)濟(jì)性，從財(cái)務(wù)預(yù)算到資本投資預(yù)算，審計(jì)人員必須參與其中，評估預(yù)算制定的合理性、經(jīng)濟(jì)性，做到事前控制。預(yù)算確定后，審計(jì)人員也要監(jiān)督系統(tǒng)預(yù)算設(shè)置的正確性，避免預(yù)算輸入的疏漏。在預(yù)算執(zhí)行過程中，審計(jì)人員可以利用系統(tǒng)提供的預(yù)算與實(shí)際比較報(bào)表，跟蹤預(yù)算執(zhí)行情況，評估費(fèi)用支出及資本支出的預(yù)算完成趨勢，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)反饋，提出建議。當(dāng)出現(xiàn)需要增加預(yù)算的情況時(shí)，審計(jì)人員應(yīng)該據(jù)此分析原因，評估其合理性，出具審計(jì)意見。
效益審計(jì)以erp系統(tǒng)為基礎(chǔ)，就可以實(shí)現(xiàn)“事前有預(yù)測、事中有控制、事后有評估”的機(jī)制，保證企業(yè)運(yùn)營的經(jīng)濟(jì)性。
?。ǘ┬市詫徲?jì)
所謂效率性就是花一定的錢得到的回報(bào)越多越好。比如說，花100元得到200元的利潤，就比花100元得到150元的利潤更具效率性。在財(cái)務(wù)分析時(shí)，常用來分析企業(yè)經(jīng)營效率性的是經(jīng)營能力比率和獲利能力比率。經(jīng)營能力比率有存貨周轉(zhuǎn)率、固定資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率、總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)。獲利能力比率有銷售利潤率、總資產(chǎn)報(bào)酬率、凈資產(chǎn)利潤率等指標(biāo)。
sap系統(tǒng)有一個(gè)獲利分析模塊，可以從業(yè)務(wù)的各個(gè)方面(比如產(chǎn)品、客戶、定單和它們的任意組合) 及任何組織層次(比如銷售部門或事業(yè)部)對它們對經(jīng)營利潤的總體貢獻(xiàn)進(jìn)行分析。如圖1所示，sap系統(tǒng)中的“特征”是指所要分析的業(yè)務(wù)對象，“值字段”是指所要分析的一些要素。一系列特征的組合構(gòu)成一個(gè)多維空間，使獲利能力分析更有深度。除此之外，sap系統(tǒng)還提供了大量的查詢工具和標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表，方便用戶獲取數(shù)據(jù)，另外，系統(tǒng)還有報(bào)表編輯工具，用戶可以根據(jù)自己的需要自定義報(bào)表的內(nèi)容、格式等等。
圖1
在sap系統(tǒng)的獲利能力分析模塊及查詢、報(bào)表等工具的支持下，對企業(yè)運(yùn)營數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，努力幫助企業(yè)提高運(yùn)營的效率性，將是效益審計(jì)今后工作的重中之重。首先，審計(jì)人員必須掌握財(cái)務(wù)分析方法，并形成有自己企業(yè)特色的財(cái)務(wù)分析理念，確定一套行之有效的財(cái)務(wù)分析指標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，比如說存貨周轉(zhuǎn)率、總資產(chǎn)報(bào)酬率等指標(biāo)，達(dá)到多少才能體現(xiàn)效率性，審計(jì)人員應(yīng)該有個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。其次，審計(jì)人員必須介入獲利能力分析模塊的實(shí)施，提出對效率性分析有所幫助的需求。另外，審計(jì)人員還必須熟練掌握報(bào)表查詢編輯功能作為工作的輔助工具。
?。ㄈ┬Ч詫徲?jì)
所謂效果性就是實(shí)際得到的結(jié)果達(dá)到當(dāng)初期望的結(jié)果的程度，超過期望，效果就好，反之就不好。在效益審計(jì)中，進(jìn)行效果性評價(jià)是非常困難的，除了主觀預(yù)設(shè)的結(jié)果外，還要考慮客觀因素的影響。在erp系統(tǒng)中，效益審計(jì)僅僅能獲得數(shù)據(jù)信息，客觀因素只能由審計(jì)人員結(jié)合其他方面的分析和審計(jì)經(jīng)驗(yàn)去判斷。
sap系統(tǒng)提供計(jì)劃的功能，用戶可以在系統(tǒng)中制定企業(yè)整體財(cái)務(wù)收支計(jì)劃，生產(chǎn)部門的生產(chǎn)計(jì)劃，銷售、管理等各部門的收支計(jì)劃以及某些項(xiàng)目活動的計(jì)劃，計(jì)劃可以按年度及月度制定，用戶可以使用系統(tǒng)提供的“計(jì)劃/實(shí)際比較報(bào)表”查詢計(jì)劃完成情況。
完整細(xì)致的計(jì)劃制定，標(biāo)志著企業(yè)管理水平的提高，更有利于效益審計(jì)的開展，有利于對效果性的評價(jià)。在erp環(huán)境下，審計(jì)人員能輕易地獲取計(jì)劃數(shù)據(jù)和實(shí)際數(shù)據(jù)，甚至于歷史任意時(shí)期的數(shù)據(jù)，方便地進(jìn)行比較分析。審計(jì)人員對效果性的評價(jià)應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：首先，在erp系統(tǒng)中查詢“計(jì)劃/實(shí)際比較報(bào)表”，評估計(jì)劃完成效果；其次，查詢以前年度的實(shí)際情況，比較分析，進(jìn)行縱向評估；再次，以部門為單位進(jìn)行審計(jì)時(shí)，將不同部門進(jìn)行比較，進(jìn)行橫向評估；最后一點(diǎn)，前文也提到了，在erp環(huán)境下，審計(jì)人員還必須審計(jì)erp系統(tǒng)本身的效果性，評估系統(tǒng)本身內(nèi)部控制的完善程度。
綜上所述，在erp環(huán)境下開展效益審計(jì)，對審計(jì)人員即是挑戰(zhàn)又是機(jī)遇。最后需要強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn)：一是效益審計(jì)作為一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目整體，在實(shí)際工作中不能人為的割裂為經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性三項(xiàng)審計(jì)；二是企業(yè)管理層要給予審計(jì)人員以支持，使其在erp系統(tǒng)中有足夠的查詢權(quán)限，否則效益審計(jì)無從談起。
參考文獻(xiàn)：
[1]戴 暉：《試論經(jīng)濟(jì)效益審計(jì)》，《廣東審計(jì)》雜志電子版2000年第十二期。
[2]孔祥云 吳寶成：《erp實(shí)施效果的評價(jià)》，《電子與信息化》2000年5月。
