
內(nèi)部控制整合框架是美國運行成熟的內(nèi)控體系,我國施工企業(yè)在內(nèi)部控制管理上還需要不斷完善,需要借鑒成熟國家在此方面的運行機制。
美國政府為了加強對市場的監(jiān)管,出臺了內(nèi)部控制及公司治理的相關(guān)措施,其中COSO委員會于1992年提出、并于1994年修改的《內(nèi)部控制整合框架》將內(nèi)部控制定義為由企業(yè)董事會、管理層和其他員工實施的,為營運的效率效果、財務(wù)報告的可靠性、相關(guān)法令的遵循性等目標的達成而提供合理保證的過程。內(nèi)部控制由控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息和溝通以及監(jiān)督這五個要素構(gòu)成。上述三類目標是企業(yè)的努力方向,而五個要素則是實現(xiàn)目標的必要條件,二者相互關(guān)聯(lián)。五個要素之間相互協(xié)調(diào),共同構(gòu)成對不斷變化的環(huán)境做出動態(tài)反應(yīng)的有機整體。進入21世紀后,風(fēng)險管理備受全球關(guān)注,COSO委員會于2004年發(fā)布了《企業(yè)風(fēng)險管理整合框架》,包括內(nèi)部環(huán)境、目標設(shè)定、事項識別、風(fēng)險評估、風(fēng)險應(yīng)對、控制活動、信息與溝通以及監(jiān)督八個要素。我國于2008年發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,該規(guī)范中對內(nèi)控的描述與《內(nèi)部控制整合框架》基本相同。
二、施工企業(yè)的控制環(huán)境
內(nèi)部控制在施工企業(yè)具有廣泛的適用性,然而,目前我國施工企業(yè)的內(nèi)部控制還相當(dāng)薄弱,主要表現(xiàn)在內(nèi)部控制環(huán)境差,風(fēng)險評估意識淡薄,控制活動不嚴密,信息與溝通不流暢以及監(jiān)督檢查流于形式這五個方面。從我國施工企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀來看,構(gòu)建一個理想的內(nèi)部控制體系勢在必行??刂骗h(huán)境是五個要素中最基本的要素,被視為其他四個要素的基礎(chǔ)。施工企業(yè)的控制環(huán)境主要包括以下四個方面。
(一)高管層的重視與支持
施工企業(yè)內(nèi)部控制是企業(yè)管理中一項綜合性很強的工作,涉及到施工工作的各個環(huán)節(jié),影響每個職工的切身利益,尤其是對高管層權(quán)力具有約束作用。例如針對分包隊伍管理這一問題,有些單位將該權(quán)利交由主管領(lǐng)導(dǎo)一人決定;若實施內(nèi)部控制制度,則需要全員共同參與決策。因此,內(nèi)部控制制度是否能夠在施工企業(yè)順利、有效展開實施,良好的控制環(huán)境能否在施工企業(yè)建立,高管層的重視和支持起關(guān)鍵性作用。
(二)與施工企業(yè)相適應(yīng)的用人機制
施工企業(yè)的施工現(xiàn)場很多地處偏遠山區(qū),生活及工作環(huán)境比較惡劣,致使許多施工企業(yè)出現(xiàn)了關(guān)鍵技術(shù)員工辭職、離職的現(xiàn)象,嚴重影響施工生產(chǎn)的正常運行。如果企業(yè)缺乏完善的人事制度,企業(yè)的管理、運轉(zhuǎn),甚至生存都將面臨危險。因此,對施工企業(yè)來講,一套較為完善的人事制度,應(yīng)該包括員工的錄用制度、培訓(xùn)制度、考核制度、晉升制度以及激勵和福利制度等。
(三)加強施工企業(yè)文化建設(shè)
文化是企業(yè)的靈魂,優(yōu)秀的企業(yè)文化是一種無形的力量和源泉,能夠引導(dǎo)每一位員工以良好的精神面貌完成每一項管理和控制工作。施工企業(yè)的流動性決定了其企業(yè)文化的特殊之處。施工現(xiàn)場文化主要體現(xiàn)為文明施工建設(shè),主要包括規(guī)范現(xiàn)場的場容管理,保持作業(yè)環(huán)境整潔衛(wèi)生;做好現(xiàn)場物資、機械、安全、技術(shù)、保衛(wèi)和消防等方面管理;施工現(xiàn)場各種標識牌和標語的管理;員工娛樂設(shè)施管理,減少對居民和環(huán)境的不利影響等。施工工地的文明施工水平是該項目工地乃至所在企業(yè)各項管理工作水平的綜合體現(xiàn),也是施工企業(yè)文化特色的集中表現(xiàn)。
(四)合理、高效的施工企業(yè)組織機構(gòu)
施工生產(chǎn)的單件性、露天性和流動性的特征,使施工企業(yè)的組織形式,尤其是現(xiàn)場組織形式,處于動態(tài)組合狀態(tài)。面對日益復(fù)雜多變的市場環(huán)境,組織機構(gòu)的設(shè)置應(yīng)有利于企業(yè)走向市場,同時有利于增加企業(yè)經(jīng)濟效益。
三、施工企業(yè)的風(fēng)險管理
施工企業(yè)常見的風(fēng)險類型包括經(jīng)營風(fēng)險、管理風(fēng)險以及財務(wù)風(fēng)險等方面。施工企業(yè)應(yīng)樹立風(fēng)險意識,分析風(fēng)險的類別及其特點,劃分風(fēng)險的責(zé)任范圍,針對各個風(fēng)險控制點建立有效的風(fēng)險識別、評估、響應(yīng)和監(jiān)控等風(fēng)險管理流程系統(tǒng)。通過各種具體措施,縮小風(fēng)險范圍,降低風(fēng)險系數(shù),明確風(fēng)險目標,加強管理,提高工作效率,減少風(fēng)險損失,保證施工生產(chǎn)的正常運行。
施工企業(yè)風(fēng)險管理的循環(huán)一般包括四個環(huán)節(jié)。(1)風(fēng)險識別環(huán)節(jié),應(yīng)分析工程項目風(fēng)險,識別風(fēng)險來源。(2)風(fēng)險評估環(huán)節(jié),應(yīng)根據(jù)項目風(fēng)險的嚴重性,發(fā)生的可能性、可控性來評估風(fēng)險。(3)風(fēng)險響應(yīng)環(huán)節(jié),應(yīng)確定工程項目風(fēng)險的應(yīng)對措施。(4)風(fēng)險控制環(huán)節(jié),應(yīng)建立風(fēng)險預(yù)警系統(tǒng)、制定應(yīng)急計劃。
四、施工企業(yè)的控制活動
施工企業(yè)內(nèi)部控制活動的關(guān)鍵控制點主要包括項目資金、項目采購、工程質(zhì)量、工程成本以及工程項目資源。
(一)項目資金的內(nèi)部控制
施工企業(yè)的流動性及投資的巨大性,決定了資金控制除了授權(quán)批準制度以及不相容職務(wù)分離外,建立資金結(jié)算中心模式更有利于整合遍及全國乃至海外的眾多項目資金。
(二)項目采購的內(nèi)部控制
建設(shè)工程項目成本的70%左右均為材料成本,因此降低材料成本是降低生產(chǎn)成本的關(guān)鍵所在,而要降低材料成本,材料采購是最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)之一。根據(jù)世界銀行貸款項目的貨物采購等有關(guān)招標采購文件,并結(jié)合我國施工企業(yè)的實際情況,施工項目物資采購的一般程序為確定采購計劃、采購方式、簽訂合同、執(zhí)行合同、物資驗收以及資料歸檔。
(三)工程質(zhì)量的內(nèi)部控制
工程質(zhì)量是企業(yè)的生命,且工程質(zhì)量又與工程安全密切相關(guān),因此推行全面質(zhì)量管理,建立全面質(zhì)量管理體系,采用科學(xué)方法對工程質(zhì)量采用“一切用數(shù)據(jù)說話”的基準進行判斷,才能確保工程施工質(zhì)量。
(四)工程成本的內(nèi)部控制
施工項目成本費用管理效率的水準對施工企業(yè)的績效改善和持續(xù)發(fā)展極其重要,應(yīng)實行項目全面成本管理責(zé)任體系,將材料控制、勞動控制、機械設(shè)備控制、項目間接費控制等方面作為實施重點。
(五)工程項目資源的內(nèi)部控制
項目資源的內(nèi)部控制,即各生產(chǎn)要素的管理,一般分為五個階段,即投標、簽約階段,施工準備階段,施工階段,驗收、交工與竣工結(jié)算階段,用戶服務(wù)階段。項目資源的內(nèi)部控制是一個綜合管理的過程,是優(yōu)質(zhì)、高效建筑產(chǎn)品的誕生不可省略的過程之一。
五、施工企業(yè)的信息與溝通
信息溝通的方式很多,施工企業(yè)一般通過財務(wù)信息系統(tǒng)、內(nèi)部報告系統(tǒng)進行溝通。
(一)財務(wù)信息系統(tǒng)
目前,施工企業(yè)實行的是財務(wù)多級核算模式,具體表現(xiàn)為各個施工隊會計代理報賬至各個項目部;各個項目部將其財務(wù)報表上交各個分公司;再由各個分公司將其財務(wù)報表上交集團總公司。施工企業(yè)應(yīng)結(jié)合企業(yè)流程再造的思想對企業(yè)的組織和業(yè)務(wù)流程進行重新審視,建立與企業(yè)分散施工特點相符的組織結(jié)構(gòu)。同時,在現(xiàn)有的已實施會計電算化的基礎(chǔ)上,依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐步推進企業(yè)內(nèi)部所有核算單位的會計信息的集中管理模式,逐步改變目前實行的多級管理核算模式(見上圖)。
(二)內(nèi)部報告系統(tǒng)
常用的內(nèi)部報告體系包括施工生產(chǎn)經(jīng)營報告體系、資本經(jīng)營報告體系、預(yù)算執(zhí)行報告體系等三大體系。具體地,施工生產(chǎn)經(jīng)營報告體系包括財務(wù)狀況分析報告、項目經(jīng)理述職報告、施工生產(chǎn)安全報告、施工生產(chǎn)經(jīng)營報告以及施工質(zhì)量控制報告;資本經(jīng)營報告體系包括籌資及其成本報告、所得稅報告以及對外投資報告;預(yù)算執(zhí)行報告體系包括收入中心預(yù)算執(zhí)行報告、成本中心預(yù)算執(zhí)行報告、費用中心預(yù)算執(zhí)行報告、利潤中心預(yù)算執(zhí)行報告以及投資中心預(yù)算執(zhí)行報告。
六、施工企業(yè)的監(jiān)督
在施工企業(yè)內(nèi)部控制的監(jiān)督過程中,內(nèi)部審計和自我評估兩項職能發(fā)揮著重要作用。
(一)內(nèi)部審計
施工企業(yè)的內(nèi)部審計既是企業(yè)內(nèi)部控制的一個重要組成部分,又是監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部控制是否嚴格執(zhí)行,促進內(nèi)部控制制度不斷完善的重要力量。內(nèi)部審計主要包括嚴格審計程序,規(guī)范審計行為,確保審計質(zhì)量;合理設(shè)置審計機構(gòu),提高內(nèi)部審計的獨立性與客觀性;構(gòu)建信息化方式下,內(nèi)部審計監(jiān)督新模式、新方法;合理配備審計人員,提高審計人員素質(zhì)等方面。
(二)自我評估
在進行內(nèi)部控制自我評估,編寫內(nèi)部控制自我評估報告時,應(yīng)就以下八個方面的內(nèi)容進行披露。(1)聲明公司董事會對建立健全和有效實施內(nèi)部控制負責(zé),并履行了指導(dǎo)和監(jiān)督職責(zé),能夠保證財務(wù)報告的真實可靠和資產(chǎn)的安全、完整。(2)聲明已經(jīng)遵循有關(guān)標準和程序?qū)?nèi)部控制設(shè)計與運行的健全性、合理性和有效性進行了自我評估。(3)對開展內(nèi)部控制自我評估所涉及的范圍和內(nèi)容進行簡要描述。(4)聲明通過內(nèi)部控制自我評估,可以合理保證公司的內(nèi)部控制不存在重大缺陷。(5)如果在自我評估過程中發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制存在重大缺陷,應(yīng)披露有關(guān)的重大缺陷及其影響,并專項說明擬采取的改進措施。(6)保證了已披露的內(nèi)部控制重大缺陷之外,不存在其他重大缺陷。(7)自資產(chǎn)負債表日至內(nèi)部控制自我評估報告報出日之間,如果內(nèi)部控制的設(shè)計與運行發(fā)生了重大變化,應(yīng)說明重大變化情況及其影響。第八,依法披露的內(nèi)部控制自我評估報告,經(jīng)董事會審議批準后方可公布。