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財務共享模式下的業(yè)財融合實施策略探討

  中國水利水電八局/程 罕

建筑行業(yè)具有項目分布廣、管理難度大等特點,這導致該行業(yè)實現(xiàn)業(yè)財融合難度較高。財務共享模式引入計算機的“事件驅(qū)動”概念,建立基于業(yè)務單據(jù)驅(qū)動的一體化處理流程,使財務數(shù)據(jù)和實際業(yè)務融為一體。本文從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、流程管理、合同管理成本管理及財務轉(zhuǎn)型方面對財務共享模式下建筑行業(yè)的業(yè)財融合實施策略進行梳理和歸納,提出了數(shù)據(jù)管理、流程優(yōu)化、財務轉(zhuǎn)型等方面的建議,所得成果對同行業(yè)集團提升企業(yè)管理水平及經(jīng)濟效益有一定參考意義。

1 業(yè)財融合對企業(yè)的價值

1.1 防范經(jīng)營風險。

加強控制監(jiān)督與防范風險是財務的重要職能,財務管理工作對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營主要環(huán)節(jié)實施完整、閉合、嚴格、有效的控制監(jiān)督,找出內(nèi)部控制、風險管理的薄弱環(huán)節(jié)并予以改進。財務管理工作必須與業(yè)務工作協(xié)同運作,才能將管控職能延伸到企業(yè)經(jīng)營活動的全過程,特別是資金、合同結(jié)算等關(guān)鍵業(yè)務環(huán)節(jié),從而實現(xiàn)控制監(jiān)督和防范風險的目標。因此,要防范企業(yè)經(jīng)營風險,必須依靠業(yè)財融合,將財務視角延伸至業(yè)務前端,財務工作由事后變?yōu)槭虑?,由被動反饋變?yōu)橹鲃庸芸亍?/p>

1.2 提升管理水平。

建筑行業(yè)的諸多特點導致事后會計核算模式使財務與業(yè)務之間信息脫節(jié),企業(yè)管理制度與政策無法執(zhí)行到位,也很難有效實施事前和事中監(jiān)控。業(yè)財融合能打通各業(yè)務部門與財務部門之間的壁壘,使各項經(jīng)濟業(yè)務符合公司管理制度及財務制度的要求,在業(yè)務環(huán)節(jié)執(zhí)行與財務環(huán)節(jié)同樣嚴格的制度與標準,有助于企業(yè)各項管理制度的執(zhí)行與落地,極大提升企業(yè)管理水平。

1.3 提升經(jīng)濟效益。

財務工作與業(yè)務工作聯(lián)系不夠密切,企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)的生產(chǎn)要素、成本費用、經(jīng)營風險、市場變化等信息無法及時、準確地翻譯成財務語言,并提供給決策者,這導致企業(yè)資源不能高效配置和運用,財務管理的價值分析與控制職能很難充分發(fā)揮作用。業(yè)財融合充分協(xié)調(diào)各業(yè)務部門與財務部門之間的配合度,使財務部門更深入、高效地參與到企業(yè)經(jīng)營活動前端,了解更真實、充分的業(yè)務信息,解讀財務數(shù)據(jù)背后的業(yè)務場景,為決策者提供更加貼合企業(yè)實際經(jīng)營狀況的財務分析,提高企業(yè)經(jīng)營靈活性,最終提升企業(yè)經(jīng)濟效益。

2 業(yè)財融合的實現(xiàn)方法。

隨著近幾年信息技術(shù)飛速發(fā)展,云計算、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)等新技術(shù)層出不窮,企業(yè)管理模式更是不斷創(chuàng)新,這都從技術(shù)層面上為企業(yè)實現(xiàn)業(yè)財融合提供了有效手段。其中,財務管理新模式財務共享的出現(xiàn),更是為業(yè)財融合開啟了新篇章。

業(yè)財融合前提下財務共享的基本思想是,在包括網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、管理軟件平臺等要素的IT環(huán)境下,將企業(yè)經(jīng)營中的業(yè)務流程、財務會計流程、管理流程有機融合,引入計算機的“事件驅(qū)動”概念,建立基于業(yè)務單據(jù)驅(qū)動的一體化處理流程,使財務數(shù)據(jù)和實際業(yè)務融為一體。在這一指導思想下,將企業(yè)的經(jīng)營信息劃分為若干類型的業(yè)務事件。當業(yè)務事件發(fā)生時,利用單據(jù)驅(qū)動來記錄業(yè)務,按既定的業(yè)務和信息處理規(guī)則,將企業(yè)的財務、業(yè)務和管理信息集中于一個數(shù)據(jù)庫。業(yè)務數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中經(jīng)過網(wǎng)上報賬、往來管理或項目核算等模塊處理以后,轉(zhuǎn)化成為財務數(shù)據(jù),再由共享中心財務人員稽核后,最終生成總賬數(shù)據(jù),同時在各分支模塊形成需要的統(tǒng)計管理臺賬。具有數(shù)據(jù)使用權(quán)的各類授權(quán)人員查閱所需信息,最大限度地實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,實時控制經(jīng)濟業(yè)務。

在業(yè)財融合思想的指導下,實施財務共享只是起點,關(guān)注流程優(yōu)化和流程再造,注重推動企業(yè)標準化建設(shè)和資源整合,通過將現(xiàn)有的程式化、標準化的財務工作集中在一起統(tǒng)一處理,將更多的財務人員分散到業(yè)務端,為業(yè)務部門提供更優(yōu)質(zhì)的財務管理服務,優(yōu)化企業(yè)管理模式、降低管理成本、提升工作效率,最終實現(xiàn)業(yè)財融合才是最終目的。

3 財務共享模式下的業(yè)財融合實施策略

3.1 數(shù)據(jù)管理是基礎(chǔ)。

企業(yè)不斷探索新的信息化管理模式,業(yè)務部門與財務部門使用了越來越多的信息化系統(tǒng)。但因人員理解偏差、各部門數(shù)據(jù)質(zhì)量不統(tǒng)一等因素,各系統(tǒng)間存在嚴重的數(shù)據(jù)冗余、數(shù)據(jù)不一致等問題,導致各業(yè)務部門之間、業(yè)務部門與財務部門間數(shù)據(jù)無法共享。

財務共享的基本理念之一就是數(shù)據(jù)共享,通過一套統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),清晰定義企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù),統(tǒng)一基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源、數(shù)據(jù)標準、數(shù)據(jù)加工及流轉(zhuǎn)過程,大大提高數(shù)據(jù)輸出質(zhì)量,將各業(yè)務系統(tǒng)與財務共享平臺進行數(shù)據(jù)集成,打通數(shù)據(jù)聯(lián)通的最后一公里,實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一次錄入全程使用,最大限度地實現(xiàn)公司內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的全面共享,貫通整合企業(yè)內(nèi)外部數(shù)據(jù)、上下游數(shù)據(jù),打通所有網(wǎng)絡(luò),形成業(yè)務、財務數(shù)據(jù)信息閉環(huán)。

3.2 流程管理是起點。

標準化的流程管理是業(yè)財融合的起點。由于人員素質(zhì)不均衡、理解有偏差等因素,同一經(jīng)濟事項在不同業(yè)務單元的處理流程大相徑庭,這顯著降低了企業(yè)管理效率。通過標準化的流程管理,企業(yè)內(nèi)部建立以流程為中心的管理模式,改變傳統(tǒng)金字塔形的組織結(jié)構(gòu),能有效解決層級復雜、條塊分割、效率低下等問題,打破部門之間的壁壘,加強橫向溝通,減少管理層次,使企業(yè)的組織模式呈現(xiàn)扁平化。

財務共享的重要內(nèi)容之一就是流程標準化。標準化流程管理實質(zhì)是流程再造,前提是管理制度的標準化及全面、精細的業(yè)務流程梳理。全面調(diào)研各級業(yè)務部門及財務部門后確定企業(yè)主要流程,根據(jù)業(yè)務實際,清晰界定需規(guī)范化管理的業(yè)務范圍和管理內(nèi)容,將類型相似的流程做整合,細化流程責任人、流程處理時間、流程權(quán)限和流程要達成的目標,解析流程現(xiàn)狀是否合理、是否滿足業(yè)務需求,明確流程參與人的職責,定位流程關(guān)鍵點,嵌入管理制度及獎懲措施,并酌情進行流程優(yōu)化。圍繞企業(yè)主要業(yè)務及職能,采用理論結(jié)合實際、定性與定量相結(jié)合的方法,對崗位職責、制度管理、業(yè)務流程和表單管理等進行分析,構(gòu)建規(guī)范化流程管理體系,推進規(guī)范化管理制度落地,真正實現(xiàn)凡事有規(guī)可依、凡事有人負責。

3.3 合同管理是主線。

合同管理不規(guī)范一直是建筑行業(yè)管理痛點,由此導致合同違規(guī)簽訂,甚至超結(jié)、超付等情況層出不窮,給企業(yè)帶來了巨大的經(jīng)營風險。

業(yè)財融合模式下的財務共享以合同管理為主線,財務共享平臺與前端的ERP系統(tǒng)做數(shù)據(jù)集成,實現(xiàn)了項目合同管理從招標到評審、簽訂以及后續(xù)的結(jié)算與支付全流程的信息閉環(huán),并實現(xiàn)合同管理全過程透明化、陽光化,為企業(yè)規(guī)避合同風險。在招標、評審與簽訂環(huán)節(jié),客商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理給企業(yè)提供了充分的信息資源,有助于判斷供應商和分包商的信譽、資質(zhì)等是否符合要求,從而選擇可靠的合作伙伴,降低合同違約風險;同時,基于標準化流程管理,專職合同管理人員能夠根據(jù)企業(yè)標準化的合同管理制度對合同的量、價進行專業(yè)性評估,有效彌補項目合同管理人員經(jīng)驗不足的缺點。在合同結(jié)算與支付環(huán)節(jié),信息系統(tǒng)流程中嵌入了嚴格的控制條件,通過項目、分子公司、財務共享中心人員的分級審批與稽核,真正實現(xiàn)“無合同不結(jié)算,無結(jié)算不支付”,從源頭上杜絕合同超結(jié)、超付的現(xiàn)象,大大降低企業(yè)的經(jīng)營風險。

3.4 成本管理是龍頭。

企業(yè)工作的各方面都與成本管理相關(guān),成本管理也是財務與業(yè)務聯(lián)系的主紐帶。財務共享建設(shè)為成本經(jīng)濟化和價值分析等提供途徑,通過成本管理流程再造,成本管理從原來的基于經(jīng)驗、歷史數(shù)據(jù)的控制模式,轉(zhuǎn)變?yōu)榛陬A算目標、市場需求和價值分析的控制模式。實施財務共享后,成本管理重心將前移至產(chǎn)生源頭,在采購、存貨管理、成本投入等各個生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)中貫徹“全過程控制、全員參與”的成本控制要求,從小處入手,在業(yè)務流程中建立成本壓力傳遞機制,通過全生命周期、全工作流程的成本管理手段,形成閉環(huán)的控制體系,逐步建立“成本預算落實、責任到人、控制到位、信息暢通、嚴格考核、管理閉環(huán)”的新型成本管理模式,使成本控制水平的不斷提高,從而有效引領(lǐng)業(yè)財融合的發(fā)展。

3.5 財務轉(zhuǎn)型是保障。

財務共享實施后,重復性高、勞動密集的核算業(yè)務轉(zhuǎn)移至財務共享中心,財務人員從繁瑣的日常工作中抽身,將精力投入到價值更高的財務管理工作當中,轉(zhuǎn)型類別包括業(yè)務財務、共享財務與戰(zhàn)略財務。

業(yè)務財務是業(yè)務行為的規(guī)范者,也是企業(yè)實現(xiàn)業(yè)財融合最重要的角色之一。其負責深度參與企業(yè)價值鏈各個環(huán)節(jié),協(xié)調(diào)業(yè)務單元的財務運營,承擔管理制度執(zhí)行與落地、外部關(guān)系維護、財務報表合規(guī)、現(xiàn)金流平衡、債權(quán)催收、資金計劃制定與執(zhí)行等管控職能;還將分析業(yè)務單位的財務支持需求,把財務管理融入企業(yè)價值鏈的各個環(huán)節(jié),使財務共享服務中心提供的財務數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛行У呢攧招畔?,并及時傳遞給相關(guān)決策者。

共享財務不僅是標準化核算工作的執(zhí)行者,更是企業(yè)不規(guī)范經(jīng)濟業(yè)務的終結(jié)者,為戰(zhàn)略財務與業(yè)務財務同時提供專業(yè)化財務管理支持和分析服務。

戰(zhàn)略財務專注于財務管理范疇,側(cè)重于企業(yè)戰(zhàn)略財務管理,以外部信息為關(guān)注重點,旨在取得公司長期戰(zhàn)略競爭優(yōu)勢,提高企業(yè)市場競爭力。

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