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 姚信福 李艷芳 李靜/文
作為中央大型施工企業(yè)，中國(guó)二十二冶集團(tuán)有 限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)公司)施工足跡遍布國(guó)內(nèi)外。公司 項(xiàng)目所在地域不同，地區(qū)跨度較大，存在組織架構(gòu)分 散、管理粗放，制度文件落地難，經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn) 管控難等管理短板。在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式下，要 實(shí)現(xiàn)在不同地區(qū)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理流程的統(tǒng)一存 在較大困難。
國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)環(huán)境的不確定性增強(qiáng)了企業(yè)向精細(xì) 化管理要效益的訴求。如何從財(cái)務(wù)端提供信息支 持，以?xún)?yōu)化業(yè)務(wù)流程，降低企業(yè)運(yùn)行成本，提高經(jīng)濟(jì) 效益，成為企業(yè)急需解決的問(wèn)題。在大型施工企業(yè) 建立財(cái)務(wù)共享中心，消除財(cái)務(wù)管理信息不對(duì)稱(chēng)、提升 管理效率、最大限度規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，成為大勢(shì)所趨。
共享中心的定位和運(yùn)營(yíng)模式
公司結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略將共享中心建設(shè)目標(biāo)確定為 “業(yè)、財(cái)、稅、資”一體化。共享中心是業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)高度融 合的創(chuàng)新體系，以平臺(tái)加項(xiàng)目為設(shè)計(jì)理念，通過(guò)共享 中心實(shí)現(xiàn)與項(xiàng)目管理系統(tǒng)、增值稅系統(tǒng)、資金管理系 統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，最終實(shí)現(xiàn)管理業(yè)務(wù)化、業(yè)務(wù)表 單化、表單流程化、流程信息化、信息智能化，兼顧提 高效率、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控和促進(jìn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的綜合目標(biāo)。
公司將共享中心系統(tǒng)的功能定位為會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)加 工廠、內(nèi)部管控新平臺(tái)、管理決策信息庫(kù)和財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型 推進(jìn)器，最終達(dá)到提高效率、增強(qiáng)管控、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、業(yè) 財(cái)一體的應(yīng)用效果。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)營(yíng)模式按照組織發(fā)展的 階段不同一般分為基礎(chǔ)模式、市場(chǎng)模式、高級(jí)市場(chǎng)模 式和獨(dú)立經(jīng)營(yíng)模式?？紤]到自身實(shí)際情況，公司采 用了基礎(chǔ)模式。共享中心屬于設(shè)在財(cái)務(wù)集團(tuán)財(cái)務(wù)管 理部下的下設(shè)機(jī)構(gòu)，定員 28 個(gè)人，分為 6 個(gè)科室，分 別是費(fèi)用薪酬科、資金結(jié)算科、收入成本科、往來(lái)結(jié) 算科、系統(tǒng)維護(hù)科和總賬報(bào)表科。
以“管控+服務(wù)”為設(shè)計(jì)理念，建設(shè)財(cái)務(wù)核算后臺(tái)、 財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，服務(wù)業(yè)務(wù)前臺(tái)系統(tǒng)打造，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、財(cái) 務(wù)高度融合，信息互通，打破各業(yè)務(wù)口信息不一致的 “信息孤島”現(xiàn)象。
根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)情況，采取分階段實(shí)現(xiàn)對(duì)接 策略，逐步打破信息壁壘，分兩個(gè)階段實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集 成：一是共享與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成前，全業(yè)務(wù)通過(guò)在共享 系統(tǒng)進(jìn)行提單，實(shí)現(xiàn)“業(yè)、財(cái)、稅、資”一體；二是共享 與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接后，業(yè)務(wù)部門(mén)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作，共享 中心報(bào)賬單通過(guò)系統(tǒng)對(duì)接自動(dòng)生成，實(shí)現(xiàn)“業(yè)、財(cái)、 稅、資”一體。
公司共享系統(tǒng)設(shè)置了集團(tuán)、二級(jí)單位和項(xiàng)目部3 個(gè)層次的審批流程。 同時(shí)，根據(jù)公司文件及授權(quán)管 理制定特殊業(yè)務(wù)流程及合同模塊審批流程，確定了 戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)、共享財(cái)務(wù) 3 個(gè)層次的財(cái)務(wù)隊(duì)伍 發(fā)展定位。
建設(shè)歷程和系統(tǒng)智能化服務(wù)情況
2016年，公司啟動(dòng)了財(cái)務(wù)共享中心的招標(biāo)選聘工 作。2017 年3 月，首批試點(diǎn)上線。2019 年8 月，本著 “數(shù)字化管控，智能化服務(wù)”的理念開(kāi)啟了二期深化應(yīng) 用。 同年 10 月，公司進(jìn)行了共享系統(tǒng)的平臺(tái)升級(jí)。 2020年 1 月，進(jìn)行了總賬系統(tǒng)的切換。2020年10月， 事項(xiàng)智能報(bào)銷(xiāo)、銀行回單自動(dòng)匹配和智能機(jī)器人上線。
為提高費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)便捷度，提升員工體驗(yàn)感，財(cái)務(wù) 共享系統(tǒng)利用影像識(shí)別技術(shù)(OCR)與稅務(wù)全票面技術(shù) 相融合，通過(guò)拍照自動(dòng)錄入、票據(jù)自動(dòng)識(shí)別、信息自動(dòng) 提取，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷(xiāo)單據(jù)填報(bào)便捷輕松、中央八項(xiàng)規(guī)定要 求系統(tǒng)剛性管控、履職標(biāo)準(zhǔn)柔性提醒相結(jié)合等功能。
財(cái)務(wù)機(jī)器人替代財(cái)務(wù)流程中的手工操作，錄入信 息，合并數(shù)據(jù)，匯總統(tǒng)計(jì)。機(jī)器人執(zhí)行任務(wù)的精確度較 高，正確率為 100%，可以全天候不間斷地工作，提高生 產(chǎn)效率。在降低人力成本的同時(shí)，流程自動(dòng)化幫助財(cái) 務(wù)部門(mén)解放生產(chǎn)力，將重心轉(zhuǎn)移到高附加值工作上。
公司財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)通過(guò)引入智能AI 實(shí)現(xiàn)智能制 證、部分單據(jù)智能結(jié)算及智能稽核、自動(dòng)授權(quán)數(shù)據(jù)權(quán) 限、審批流程自動(dòng)分配等應(yīng)用。
應(yīng)用成效
一是多點(diǎn)統(tǒng)一，財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作得到加強(qiáng)。統(tǒng)一 會(huì)計(jì)科目及輔助科目設(shè)置，統(tǒng)一了會(huì)計(jì)核算架構(gòu)，統(tǒng) 一了管理制度，統(tǒng)一了審批節(jié)點(diǎn)。
二是全流程管控，將風(fēng)險(xiǎn)降到最低。事前，通過(guò) 費(fèi)用預(yù)算系統(tǒng)的植入，實(shí)現(xiàn)了線上控制，即費(fèi)用預(yù)算 內(nèi)的才能在共享系統(tǒng)提單，站在公司管理角度能更 好地實(shí)現(xiàn)控制前移。事中，增值稅系統(tǒng)與共享系統(tǒng) 的聯(lián)用，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)之間的無(wú)縫對(duì)接。事后，通過(guò)共 享中心在工作流程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)下級(jí)單位形成 管理建議書(shū)，及時(shí)與各個(gè)部門(mén)進(jìn)行溝通，充分發(fā)揮財(cái) 務(wù)分析職能。
三是深化系統(tǒng)應(yīng)用全面推行，提升效率?？傎~、 資金、稅務(wù)、共享系統(tǒng)一體化，增速提效。通過(guò)共享 系統(tǒng) 3 張單據(jù)的改造優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)了工資、取暖費(fèi)、電 腦補(bǔ)助、農(nóng)民工工資等 28 項(xiàng)代發(fā)業(yè)務(wù)，即一次錄入、 一次審批、集中發(fā)放、多人收款，提高支付效率。打 造收款認(rèn)領(lǐng)平臺(tái)，確保信息安全；利用商業(yè)分析(BA) 點(diǎn)亮智慧財(cái)務(wù)。 目前，利用 BA 分析平臺(tái)搭建的大數(shù) 據(jù)應(yīng)用平臺(tái)以 9 大分析主題模塊進(jìn)行設(shè)計(jì)，并根據(jù) 公司自有的柔性組織架構(gòu)實(shí)現(xiàn)集團(tuán)層級(jí)、二級(jí)單位 層級(jí)兩級(jí)維度展示，實(shí)現(xiàn)監(jiān)控透明化、管理精細(xì)化的 BA領(lǐng)導(dǎo)首頁(yè)展示及數(shù)據(jù)穿透查詢(xún)。