提要：計算機具有強大的計算和檢索功能，要充分利用這些功能為會計工作服務(wù)，就必須規(guī)范記賬憑證，才能使具有相同信息的數(shù)據(jù)被檢索、被利用，以提高會計工作效率。本文就如何規(guī)范記賬憑證進行討論。
記賬憑證是會計數(shù)據(jù)進入會計軟件系統(tǒng)的一個非常重要的入口，根據(jù)對實施了會計電算化后會計單位的工作統(tǒng)計，會計數(shù)據(jù)除工資表、銀行對賬單、機開發(fā)票等外，基本上來自于記賬憑證，按作業(yè)時間統(tǒng)計97 % 以上的會計數(shù)據(jù)是記賬憑證數(shù)據(jù)。按處理會計業(yè)務(wù)的筆數(shù)統(tǒng)計這個比例還要更高。要方便會計、財政、審計、銀行、物價等部門的后續(xù)查賬工作，如果記賬憑證不規(guī)范，使用人員很難確定查賬信息供計算機檢索，故很難取得理想的數(shù)據(jù)。為此，有必要對記賬憑證加以規(guī)范。
一、規(guī)范憑證表頭
二、規(guī)范摘要
三、規(guī)范會計科目的輔助信息
四、規(guī)范輸入業(yè)務(wù)金額
五、規(guī)范業(yè)務(wù)順序
要按原始單據(jù)的順序編制記賬憑證，如：從甲廠購進A材料100噸，每噸1000元，B材料200噸，每噸1 500元，增值稅68 000元，對方代墊運費600元，一并以銀行存款支付。本筆業(yè)務(wù)的原始單據(jù)有五張，分別是發(fā)票二聯(lián)、發(fā)票三聯(lián)、貨運單、自制運費分割單和付款單據(jù)。除發(fā)票三聯(lián)用于抵稅外，其余四張均為入賬單據(jù)。業(yè)務(wù)處理如下：
在電算化會計條件下，因為編制分錄很快，并且由系統(tǒng)自動記賬和匯總，方便至極。因此，在編制記賬憑證時盡可能按原始單據(jù)編制會計分錄，憑證審核人員和后續(xù)查賬人員根據(jù)原始憑證不用加計金額就可以直觀審核記賬憑證，線條十分清楚，可大大提高工作效率。
應(yīng)當(dāng)注意的是：第一、二兩筆分錄要在系統(tǒng)彈出的原始憑證中輸入數(shù)量和單價，第四、五兩筆分錄在彈出的原始憑證中不輸任何數(shù)據(jù)，直接在記賬憑證的金額欄內(nèi)輸入金額，系統(tǒng)自動將同一記賬憑證中的同一科目下的兩筆金額相加后除以數(shù)量形成新的單價。如A材料的新單價為1 002元[（100 000+200）÷100]。由于會計軟件都提供此功能，所以，在編制記賬憑證時，凡是能按原始單據(jù)編制分錄的應(yīng)按原始單據(jù)編制會計分錄，避免所有后續(xù)人員重復(fù)計算的麻煩。
會計軟件中的報表系統(tǒng)具有提供從憑證中取數(shù)的功能，如果報表數(shù)據(jù)有必要從憑證（記賬憑證和原始憑證）中取數(shù)時，上述項目的內(nèi)容規(guī)范，也可以取得用戶理想的報表數(shù)據(jù)。
