一、 內(nèi)部會計控制實施流程中的問題
在對中鐵十四局某公司及中鐵二十三局某公司的幾個工程項目的財務部門進行調(diào)查學習后,筆者發(fā)現(xiàn)目前大多數(shù)工程項目不注重內(nèi)部會計控制,尤其在實施流程中存在諸多問題。這些問題導致工程項目內(nèi)部會計控制形同虛設,并勢必影響工程項目的整體經(jīng)濟效益,不得不引起我們的深思。
1.營業(yè)收入方面。出現(xiàn)財務數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)不一致、銷售發(fā)票未經(jīng)過有效的審核等情況。分公司進銷存業(yè)務的單據(jù)審核、憑證錄入工作由一個人承擔,工作量大,每天處理的單據(jù)、憑證數(shù)量多,難免與業(yè)務數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差;銷售發(fā)票的開具人員同時兼任審核,缺乏稽核崗對銷售發(fā)票進行有效審核。當企業(yè)持有某一被投資單位股權(quán)時,可以按照股權(quán)比例或其他約定方式享有被投資單位實現(xiàn)的凈利潤,但卻不能直接享有被投資單位的營業(yè)收入,換句話說,被投資單位取得的營業(yè)收入不能計入投資企業(yè)的賬務中,只有在扣除了各項成本、費用、稅金結(jié)出凈利潤后,按照股權(quán)比例或其他約定方式分配給各股東。
2.庫存現(xiàn)金管理方面。存在現(xiàn)金收付未經(jīng)過適當?shù)氖跈?quán)、出納崗位未按相關(guān)規(guī)定進行崗位分離和輪換等問題。出納每日都要盤點庫存現(xiàn)金,但沒有經(jīng)過主管監(jiān)盤,主管應每周至少一次定期監(jiān)督盤點,同時還應有一些不定期的抽查,盤點時應填制盤點表,盤點表一式復寫兩份,由財務主管和出納簽字后,出納自己保存一份,另一份由財務主管裝訂在會計檔案中。分公司的出納雖然每月都從銀行取得了對賬單,但沒有編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表并經(jīng)主管審查,即使銀行對賬單上的余額與企業(yè)賬面余額一致也應編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,每月和銀行對賬單一起存放并妥善保管。另外,存在報銷款項別人代領(lǐng)等不合法現(xiàn)象。
3.壞賬準備方面。發(fā)生壞賬準備的計提和轉(zhuǎn)回不及時、壞賬準備的會計估計不合理、賬齡的統(tǒng)計和記錄不準確等情況。分公司目前采用備抵法核算壞賬損失,由于資產(chǎn)信息、價格市場機制尚不健全,使準備的計提缺乏依據(jù)確認與計量難度較大,對賬齡的估計比較困難。壞賬準備要根據(jù)債務企業(yè)財務狀況及持續(xù)經(jīng)營狀況認定,這項工作就目前來說,在中國還很難做到。應收賬款的壞賬準備雖然是按比例提取,但提取比例是在逐項分析可收回性的基礎上確定的。要對大量應收賬款的可收回凈值逐一確認和計量,難度太大,這就導致上述問題的發(fā)生。
4.資產(chǎn)清查方面。存在資產(chǎn)盤點的結(jié)果不準確、資產(chǎn)盤點的結(jié)果未及時處理、處理程序不恰當?shù)蕊L險。分公司資產(chǎn)清查沒有形成制度,清查期限,清查程序不明確。對閑置和應當處置的資產(chǎn)沒有制定最佳的方案,沒有做到物盡其用、合理回收殘值。沒有定期或不定期、全面或部分地對各項財產(chǎn)物資進行實地盤點和對庫存現(xiàn)金、銀行存款、債權(quán)債務進行徹底清查核對。
5.應付內(nèi)部單位款方面。出現(xiàn)物資采購處理缺乏適當?shù)臋?quán)責分離、沒有對長期掛賬的應付內(nèi)部單位款進行及時處理、沒有措施預防與檢查未經(jīng)授權(quán)的登錄等問題。存在為了工作方便,操作人員用上一程序或下一程序工作人員的權(quán)限登陸,更改已發(fā)生的錯誤、失誤的現(xiàn)象。物資采購的隨意性較大,哪個部門都可以根據(jù)需要購買,分公司財務部門沒有專人負責對應付內(nèi)部單位款定期、定向的清欠管理,沒有建立應付內(nèi)部單位款定期清查制度。
二、必須加強流程控制
(一) 營業(yè)收入控制措施
1.準確確認銷售收入。財務部門結(jié)算崗在銷售管理子系統(tǒng)的憑證管理模塊中準確選擇銷售通知單并執(zhí)行生成記賬憑證操作,根據(jù)銷售通知單信息和預設的憑證模板,生成銷售憑證,憑證保存前系統(tǒng)自動對銷售通知單和記賬憑證進行對賬。此過程中對銷售通知單認真審核,只有經(jīng)審核的銷售通知單才能生成記賬憑證。企業(yè)管理信息系統(tǒng)必須設置禁止對已生成憑證的銷售通知單進行重復生成憑證操作的程序。財務部門與業(yè)務部門應每月對商品進銷存的數(shù)量進行核對并在核對表上簽認。財務部門結(jié)算崗對銷售發(fā)票等原始憑證進行審核,審核內(nèi)容包括銷售價格、銷售數(shù)量、銷售金額、貨款結(jié)算等。
2.財務數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)保持一致。結(jié)算崗位銷貨管理系統(tǒng)生成銷售及結(jié)轉(zhuǎn)成本記賬憑證,生成的記賬憑證與銷貨通知單、銷貨發(fā)票等單據(jù),然后對其進行逐筆逐項有效的核對,檢查核對無誤后,移交憑證稽核人員審核簽章。
3.銷售發(fā)票要經(jīng)過有效的審核。財務部門企業(yè)管理信息系統(tǒng)管理員每月應在銷售管理子系統(tǒng)的單據(jù)管理模塊中執(zhí)行“月結(jié)”操作,檢查當月所有的銷售通知單與銷售憑證中相應信息的一致性,如數(shù)量、金額等,核對無誤后才能進行月末結(jié)賬。
(二)庫存現(xiàn)金管理控制措施
現(xiàn)金收付要經(jīng)過適當?shù)氖跈?quán),出納崗位根據(jù)稽核無誤的會計憑證收付現(xiàn)金或開具現(xiàn)金支票;出納崗位要按相關(guān)規(guī)定進行崗位分離和輪換,出納崗位不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權(quán)債務賬目的登記工作,不得保管銀行預留印鑒、不得從事銀行對賬,實行崗位分離的原則;出納人員二至三年定期輪崗。
(三)壞賬準備控制措施
1.及時、準確的計提和轉(zhuǎn)回壞賬準備。財務部門應同相關(guān)部門至少在半年和年度終了時,對應收款項進行全面檢查,填寫“壞賬準備檢查測算表”。財務資產(chǎn)處往來清欠管理崗位合理預計各項應收款項可能發(fā)生的壞賬,確定壞賬準備計提范圍、方法和金額。對需要進行壞賬準備計提的,則填寫“計提應收賬款壞賬準備申請表、計提其他應收款壞賬準備申請表”,銷售分公司審核后上報股份公司財務部審批。
2.對壞賬準備的數(shù)額進行合理估計、準確計算。財務資產(chǎn)處往來清欠管理崗位依據(jù)掌握的應收款項資料,按照企業(yè)會計準則和股份公司的規(guī)定,確定計提壞賬準備的范圍,準確進行賬齡分析,對符合制度規(guī)定的應收款項計提壞賬準備。
3.準確統(tǒng)計和記錄賬齡。財務資產(chǎn)處往來清欠管理崗位認真查找歷史資料,檢查賬齡的統(tǒng)計和記錄是否準確,確保賬齡的統(tǒng)計和記錄準確。
(四)資產(chǎn)清查控制措施
1.對資產(chǎn)進行準確盤點。建立資產(chǎn)清查盤點小組對資產(chǎn)進行清查,每年至少盤點一次;資產(chǎn)清查盤點小組現(xiàn)場清點實物資產(chǎn),進行賬實核對,編制資產(chǎn)清查盤點表,由相關(guān)人員確認簽字。根據(jù)盤點情況,形成資產(chǎn)清查報告,交資產(chǎn)管理部門主管領(lǐng)導審查確認。
2.及時處理資產(chǎn)盤點的結(jié)果,處理程序要恰當。資產(chǎn)管理部門須同相關(guān)部門對盤虧、盤盈、毀損、閑置及待報廢資產(chǎn)進行核實和分析,編制相關(guān)審批表,提出處理意見,報公司主管領(lǐng)導審批。超過股份公司授權(quán)范圍的資產(chǎn)盤點處理方案,上報股份公司審批。財務部門核算崗位依據(jù)批復在當月進行賬務處理。
(五)應付內(nèi)部單位款項控制措施
1.對采購業(yè)務進行處理要經(jīng)過授權(quán)。只有經(jīng)過授權(quán)的操作人員才能在企業(yè)管理信息系統(tǒng)中進行物資采購和財務記賬的業(yè)務操作。
2.準確記錄應付內(nèi)部單位款。財務部門結(jié)算崗在點驗管理子系統(tǒng)的憑證管理模塊中選擇采購通知單并執(zhí)行生成記賬憑證操作,根據(jù)采購通知單信息和預設的憑證模板,生成采購憑證,憑證保存前系統(tǒng)自動對點驗通知單和記賬憑證進行對賬。只有經(jīng)審核的采購和點驗通知單才能生成記賬憑證。企業(yè)管理信息系統(tǒng)需設置禁止對已生成憑證的采購通知單進行重復生成憑證操作的程序。企業(yè)管理信息系統(tǒng)自動生成唯一編號的采購通知單。由獨立于錄入的人員對采購通知單和相關(guān)原始單據(jù)進行逐一復核,確認無誤后在企業(yè)管理信息系統(tǒng)中執(zhí)行審核操作。企業(yè)管理信息需設置系統(tǒng)禁止對已審核的采購通知單進行修改和刪除操作的程序。財務部門企業(yè)管理信息系統(tǒng)管理員每月在企業(yè)管理信息系統(tǒng)的單據(jù)管理模塊中執(zhí)行“月結(jié)”操作,檢查當月所有的采購通知單與采購憑證中相應信息的一致性,如采購數(shù)量、金額,核對無誤后進行月末結(jié)賬。財務結(jié)算崗審核與往來單位的應付款項的支付情況,填制往來款項簽認表。
3.物資采購處理要實施權(quán)責分離。不能同時具有物資采購業(yè)務中相互沖突的權(quán)限;企業(yè)管理信息系統(tǒng)負責人每三個月檢查具有采購業(yè)務處理權(quán)限的人員權(quán)限分配,是否存在不相容職責未分離的情況并填記錄檢查情況。企業(yè)管理信息系統(tǒng)管理員根據(jù)相關(guān)記錄糾正不符的權(quán)限分配并簽字確認。
4.適時地對長期掛賬的應付內(nèi)部單位款進行處理。設財務結(jié)算崗進行對賬并且檢查檢驗長期掛賬的應付內(nèi)部單位款情況并及時處理。
5.制定有效措施預防與檢查未經(jīng)授權(quán)的登錄。企業(yè)管理信息系統(tǒng)管理員必須每周復核應用系統(tǒng)日志,審查是否有錯誤信息或異常登錄信息,如實記錄,并簽字確認。
6.選擇合格的供應商和合理合法性的采購方式。設置相關(guān)權(quán)限,業(yè)務崗位只能從企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的供應商清單中選擇供應商,以生成采購通知單。
7.及時對供應商數(shù)據(jù)庫進行更新并防止修改錯誤。數(shù)據(jù)錄入人員將企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的供應商數(shù)據(jù)和經(jīng)過審批的原始資料進行逐一審核,確認無誤后在系統(tǒng)中執(zhí)行審核操作。企業(yè)管理信息系統(tǒng)負責人每半年檢查供應商主數(shù)據(jù),并在供應商數(shù)據(jù)檢查表上簽字確認。
