費用標準化體系是借助網(wǎng)上報銷系統(tǒng)并結(jié)合降本增效的一些措施，面向企事業(yè)單位各級員工使用，具有報銷單據(jù)電子填制、報銷單據(jù)遠程審批、預算實時管理控制分析等功能，是企事業(yè)單位管理人員、業(yè)務人員與財務人員進行經(jīng)濟事項聯(lián)系的系統(tǒng)平臺。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)利用信息技術與網(wǎng)絡，實現(xiàn)了公司的預算控制以及員工經(jīng)費網(wǎng)上報銷、審核及查詢，通過系統(tǒng)接口實現(xiàn)與財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換。
費用標準化體系是管理性支出標準、信息技術與財務報銷工作結(jié)合的產(chǎn)物，推動了財務報銷工作方式的變革，實現(xiàn)了電子化的財務報銷信息、內(nèi)控流程、預算標準和制度規(guī)范，有效消除了傳統(tǒng)手工處理方式不適應現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的種種弊病，為企業(yè)專業(yè)化、扁平化管理提供現(xiàn)代技術解決方案。
一、網(wǎng)上報銷管理信息系統(tǒng)的設計
網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是基于Internet的財務報銷流程。在這一流程下，員工可在任何時間、從任何地點提交報銷申請，領導可用數(shù)字簽名的方式在任何時間、任何地點進行業(yè)務審批，財務部門對照電子報銷申請表審核原始單據(jù)，確認無誤后，自動生成記賬憑證，并可以通過網(wǎng)上銀行進行支付。
采用了UNIX、LINUX、WINDOWS NT、XP等系列操作系統(tǒng)，是基于B/S（Browser/Server）結(jié)構(gòu),以數(shù)據(jù)倉庫技術為基礎，同時基于Internet運行的網(wǎng)絡技術而開發(fā)，使其在信息技術方面更具先進性與合理性。同時在操作方面又帶來了一些新的變革，用戶無需單獨下載程序安裝系統(tǒng)，只需打開網(wǎng)頁，輸入報銷系統(tǒng)的網(wǎng)址，像正常登陸網(wǎng)站一樣即可登陸報銷系統(tǒng)，應用起來非常順手。巧妙運用了中國石油的MSN通訊系統(tǒng)，將員工的MSN信息導入報銷系統(tǒng)作為用戶名，每個用戶名自動對應員工的基本信息，員工選擇本單位預算，不能跨單位使用預算。
二、費用標準化體系的實施步驟
按照“費用標準、補助標準”的原則，對大慶石化公司的各項費用標準進行梳理和規(guī)范，從而形成標準化的費用報銷體系，拓展了信息系統(tǒng)的適應能力，逐步形成較為實用的以費用標準化為基準的現(xiàn)代企業(yè)辦公管理體系。
(一)報銷系統(tǒng)的初期推廣階段
大慶石化公司多次組織全面系統(tǒng)地學習報銷系統(tǒng)的知識，從2008年6月份開始即進入了試運行階段，克服了費用標準梳理整改難度大、期間預算分解控制難度大等各種困難，于2008年9月份開始在上市部分的公司機關和各二級單位機關正式上線運行，初步取得了成效。
(二)全面推廣階段
自2009年以來公司在2008年上線的基礎上，將生產(chǎn)車間和班組的各項費用也納入了報銷系統(tǒng)，使報銷系統(tǒng)的覆蓋面達到了最末級，并于2009年5月份在未
上市企業(yè)也全面推廣。其次將除差旅費、會議費、辦公費、業(yè)務招待費等費用經(jīng)常項外，還將試驗檢驗費、排污費、綠化費等一些可控的生產(chǎn)性經(jīng)費也納入了報銷系統(tǒng)。
(三)與財務系統(tǒng)FMIS7.0和ERP對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互換
當報銷系統(tǒng)和FMIS7.0、ERP實現(xiàn)系統(tǒng)對接后，就可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)互換，在報銷系統(tǒng)中根據(jù)費用標準和補助標準自動計算報銷單據(jù)后將系統(tǒng)中的信息導入財務系統(tǒng)即可實現(xiàn)憑證自動生成，大大減輕了財務人員的工作強度。
(四)管理性支出標準化體系的全面推廣階段
伴隨著報銷系統(tǒng)的實施，為了建立公司統(tǒng)一、規(guī)范的費用支出標準化體系，公司財務處安排專人負責各項管理性支出標準的制定及與各相關部門的協(xié)調(diào)工作，同時不斷完善和改進報銷系統(tǒng)的功能，使公司的費用標準化體系建設和應用真正進入了全面推廣階段。
三、信息系統(tǒng)建設推動費用標準化的有效實施
公司進行了專業(yè)化和扁平化改革后，要求財務報銷工作必須解決跨區(qū)域?qū)徟?、實時預算控制、內(nèi)控權限失效等問題，而原有的手工財務報銷工作已不適應現(xiàn)代經(jīng)濟社會企業(yè)的運作，傳統(tǒng)的審批者和報銷人“面對面”的審批模式約束了管理的專業(yè)化和扁平化，簡單的“費用預算記錄本”也無法實現(xiàn)預算實時控制和分析，財務管理內(nèi)控制度僅僅依靠“制定”并不能防止出現(xiàn)“例外事項”。
功能強大的報銷系統(tǒng)不僅解決了傳統(tǒng)報銷模式的諸多弊端，同時也為財務系統(tǒng)與廣大用戶搭建了一個溝通的橋梁，真正成為了一個協(xié)助員工、領導、財務人員完成報銷業(yè)務的強大工具。
(一)真正實現(xiàn)了財務精細管理
從員工提交單據(jù)到預算實時分析、逐張單據(jù)管理、消費單位記錄、支付單位記錄再到內(nèi)控流程查詢、員工信息查詢、主管領導查閱分析，每一功能都無不體現(xiàn)出了財務的精細化管理。
(二)有效降低了費用支出
報銷系統(tǒng)是利用現(xiàn)有辦公設備和現(xiàn)有網(wǎng)絡資源服務器集中維護，自上線以來，僅從減少遠程單據(jù)郵寄、減少報銷交通費用、節(jié)約分散機構(gòu)財務人員（跨區(qū)域分支機構(gòu)員工可直接提交報銷單據(jù)，網(wǎng)銀支付）實現(xiàn)的直接收益上就可為公司節(jié)約大筆支出。
(三)費用標準及財務制度更加實用規(guī)范
公司從2008年初開始就對各業(yè)務處室和二級單位的管理性支出現(xiàn)狀、歸口管理部門、支出范圍、列支渠道、支出標準等進行調(diào)研，初步摸清了待規(guī)范標準化項目的基本情況，了解了被調(diào)研單位的基本意見和建議，為制訂公司管理性支出標準化體系打好了基礎。
四、結(jié)論
借助網(wǎng)上報銷信息系統(tǒng)的應用，費用標準化體系的建設和應用工作取得了巨大的成效，不僅使傳統(tǒng)的報銷模式發(fā)生了根本改變，而且也是辦公管理理念的巨大創(chuàng)新。實踐證明，這一財務管理自動化的舉措是高效的、低成本的。而管理性支出標準體系的建設又使企業(yè)的各項費用制度更加標準規(guī)范，降本增效的效果更加明顯，隨著費用標準化體系建設與應用的不斷推進，相信會使企業(yè)從中獲得更大的收益。
