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淺談會(huì)計(jì)電算化軟件存在的問(wèn)題及解決的方法

目前我國(guó)會(huì)計(jì)電算化工作已具備相當(dāng)規(guī)模。特別是隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展壯大,會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)用已廣泛滲透到企業(yè)財(cái)務(wù)領(lǐng)域,朝著企業(yè)的管理領(lǐng)域發(fā)展。正潛移默化地改變會(huì)計(jì)工作的發(fā)展。會(huì)計(jì)電算化工作不僅要適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革,而且還要順應(yīng)當(dāng)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展潮流以及我國(guó)融入世界經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展趨勢(shì)。認(rèn)真分析會(huì)計(jì)電算化軟件存在的問(wèn)題,并提出解決的方法,能進(jìn)一步發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的功效,從而推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的發(fā)展進(jìn)程。

我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化工作經(jīng)歷了嘗試階段、自發(fā)發(fā)展階段和有組織、有計(jì)劃地穩(wěn)步發(fā)展階段,到目前的管理型會(huì)計(jì)軟件發(fā)展階段。許多會(huì)計(jì)軟件已經(jīng)走向?qū)I(yè)化、商品化、社會(huì)化的軌道,財(cái)務(wù)軟件的種類相當(dāng)多,對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)可選擇的范圍也很廣。比如“用友”、“金碟”等會(huì)計(jì)系統(tǒng)都是國(guó)內(nèi)非常好的會(huì)計(jì)信息軟件。

▲▲一、電算化軟件存在的問(wèn)題

由于會(huì)計(jì)制度的改革,網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展、電子商務(wù)的迅速興起等等,一些先進(jìn)的、現(xiàn)代化的事物不斷出現(xiàn),對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)提出了更高的要求。而由于電算化本身的缺陷,企業(yè)管理工作薄弱,新的內(nèi)部控制制度、會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理工作存在著很多不足,以至?xí)?jì)電算化在發(fā)展過(guò)程中有許多工作要做,有許多問(wèn)題要及時(shí)解決,存在的問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面。

1.財(cái)務(wù)軟件的運(yùn)用普及,但發(fā)展不平衡

會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)得到了迅速的普及,全國(guó)數(shù)以萬(wàn)計(jì)的企業(yè)單位已經(jīng)用財(cái)會(huì)軟件代替手工核算。會(huì)計(jì)電算化以其高效、準(zhǔn)確、方便等優(yōu)點(diǎn)贏得了廣大財(cái)會(huì)人員的歡迎,并廣泛應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。但由于各地區(qū)、各企業(yè)的實(shí)際情況有較大的差異,導(dǎo)致了我國(guó)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的不平衡,通常是經(jīng)濟(jì)越發(fā)達(dá)的地區(qū),效益越好的企業(yè),會(huì)計(jì)電算化程度越高,對(duì)會(huì)計(jì)工作的幫助也越大。而那些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū),中小型企業(yè),經(jīng)濟(jì)狀況不好的企業(yè)利用電算化的程度越淺,會(huì)計(jì)電算化的作用越不明顯。

2.會(huì)計(jì)軟件通用性差

近幾年不少財(cái)務(wù)軟件廠商基本是一套軟件使用于不同類型、不同規(guī)模的用戶,對(duì)行業(yè)特征和單位的核算特點(diǎn)考慮不夠,導(dǎo)致不少施行電算會(huì)計(jì)的單位,仍要會(huì)計(jì)人員做大部分的輔助工作,致使一些企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)電算化處于觀望狀態(tài)。

(1)系統(tǒng)初始化工作量較大,系統(tǒng)體積大,企業(yè)難以增加自己所需要的功能等等,而僅就會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)看,其材料、工資等各核算子系統(tǒng)之間又彼此分隔,缺乏會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶?shí)用性、一致性和系統(tǒng)性。

(2)企業(yè)在一個(gè)公司購(gòu)買的會(huì)計(jì)軟件不能與從另一個(gè)公司購(gòu)買的其他軟件聯(lián)系在一起,結(jié)果導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)往往獨(dú)立于其他子系統(tǒng),無(wú)法進(jìn)行數(shù)據(jù)交換、信息共享和控制管理,不能與企業(yè)內(nèi)其它管理子系統(tǒng)(庫(kù)存、銷售、人事等)融為一體,很大程度上阻礙了整個(gè)企業(yè)管理信息系統(tǒng)。

(3)由于財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)未能實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),再加之單位使用的財(cái)務(wù)軟件是各自向軟件開發(fā)商購(gòu)買的,甚至有的軟件開發(fā)商還別出心裁地搞出各自的特色,使財(cái)務(wù)軟件比較混亂,就是同一行業(yè)的不同單位使用的財(cái)務(wù)軟件也不盡相同。不同的財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)接口、使用方法的不一樣,導(dǎo)致了報(bào)表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖恪?br />
以上電算化軟件使用問(wèn)題的出現(xiàn),都在一定程度上打擊了各企業(yè)利用會(huì)計(jì)電算化的積極性。

3.電算化軟件側(cè)重于事后核算,缺乏事前預(yù)測(cè)、事中控制

事后分析的功能的出現(xiàn)是由于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在空間領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,原來(lái)需要較長(zhǎng)時(shí)間才能加工處理成的會(huì)計(jì)信息,現(xiàn)在可以即刻完成。因此會(huì)計(jì)的基本功能也就由核算延伸到核算與管理并存,而我國(guó)大部分財(cái)務(wù)電算化軟件是以核算為主的指導(dǎo)思想下開發(fā)的,是把計(jì)算機(jī)用于會(huì)計(jì)處理,從而替代手工記賬,算賬,報(bào)賬以事后核算為主要內(nèi)容的財(cái)務(wù)軟件,它只是原有手工記賬狀態(tài)的仿真。而非真正意義上的創(chuàng)新。

在激烈的市場(chǎng)環(huán)境下,企業(yè)越來(lái)越重視管理和效益,瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),也使得財(cái)務(wù)原理由靜態(tài)走向動(dòng)態(tài),由事后核算向事前預(yù)測(cè)、事中控制發(fā)展。單純以事后為主的財(cái)務(wù)軟件,已經(jīng)明顯不能滿足企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的要求。因此企業(yè)就需要有一大批具有創(chuàng)新思維,高素質(zhì)的,懂得一線應(yīng)用,系統(tǒng)維護(hù)以及二線開發(fā)的技術(shù)人才來(lái)補(bǔ)充到財(cái)務(wù)電算化工作中,對(duì)財(cái)務(wù)電算化軟件進(jìn)行有針對(duì)性的二次開發(fā),使電算化軟件具有事前預(yù)測(cè)、事中控制及事后分析等各項(xiàng)功能,提升整個(gè)電算化工作的水平。

4.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)控制度不夠健全

(1)傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)中,總賬、明細(xì)賬分人管理互相監(jiān)督,相互制約,而在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中,會(huì)計(jì)人員在處理業(yè)務(wù)時(shí),首先輸出記賬憑證提供數(shù)據(jù),即使篡改了計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存的憑證數(shù)據(jù),單從總賬、明細(xì)賬和日記賬中也難以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。只有將輸出的記賬憑證與原始憑證和計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存的記賬憑證逐一核對(duì),才能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

(2)不少單位的會(huì)計(jì)人員經(jīng)計(jì)算機(jī)培訓(xùn)后又兼行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的管理和維護(hù)工作,取得了直接修改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的機(jī)會(huì),使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性受到威脅。

5.會(huì)計(jì)信息安全問(wèn)題

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)環(huán)境下,電子符號(hào)代替了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),磁性介質(zhì)代替了紙介質(zhì),從而使會(huì)計(jì)信息安全易受到威脅。具體表現(xiàn)在:

(1)磁性介質(zhì)易受損壞,信息和數(shù)據(jù)存在丟失或毀壞的危險(xiǎn)。

(2)電算化系統(tǒng)遭破壞,如硬件故障、軟件故障、非法操作、計(jì)算機(jī)病毒等可能導(dǎo)致電算化系統(tǒng)陷入癱瘓,使會(huì)計(jì)信息質(zhì)量受到影響。電算化軟件開發(fā)商未能站在企業(yè)管理信息化的高度研究立場(chǎng),使得會(huì)計(jì)軟件囿于傳統(tǒng)的思維方式,模擬手工核算方法,缺少管理功能。

(3)綜合性不強(qiáng),目前流通的會(huì)計(jì)核算軟件大多屬于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的范疇,不具有事前預(yù)測(cè)、事中控制、事后分析決策等財(cái)務(wù)管理功能。近兩年來(lái)雖然倡導(dǎo)發(fā)展管理型會(huì)計(jì)軟件,但一般只從財(cái)務(wù)管理的要求出發(fā)。我國(guó)絕大多數(shù)AIS未能成為企業(yè)MIS的一個(gè)有機(jī)組成部分,不僅與生產(chǎn)、設(shè)備、采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、運(yùn)輸、人事等子系統(tǒng)脫節(jié),而且會(huì)計(jì)軟件內(nèi)部各子系統(tǒng)也只以轉(zhuǎn)賬憑證的方式聯(lián)系。從而造成數(shù)據(jù)在內(nèi)外子系統(tǒng)之間不能共享,信息不能通暢,既影響財(cái)務(wù)管理功能的發(fā)揮,又不能滿足企業(yè)對(duì)現(xiàn)代化管理的需要。

在綜合的企業(yè)MIS中,會(huì)計(jì)子系統(tǒng)應(yīng)該從其它業(yè)務(wù)子系統(tǒng)獲取諸如成本、折舊、銷售、工資等原始數(shù)據(jù),提高數(shù)據(jù)采集效率和管理能力,各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)也應(yīng)從財(cái)務(wù)子系統(tǒng)取得支持。

因而建立符合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求的新型財(cái)務(wù)系統(tǒng)是刻不容緩的。

▲▲二、解決的方法

以上問(wèn)題是會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中出現(xiàn)的較為綜合普遍的問(wèn)題,在一定程度上阻礙了會(huì)計(jì)電算化向更深層次發(fā)展,但是經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天依然可以對(duì)上述問(wèn)題可以提出相應(yīng)的解決方案,使得會(huì)計(jì)電算化工作朝著健康,高速的軌跡發(fā)展。

1.加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的管理,完善會(huì)計(jì)電算化的配套法規(guī)

通過(guò)加強(qiáng)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則類法規(guī)對(duì)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)一步約束,使會(huì)計(jì)電算化工作走上規(guī)范化的道路。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中就要做到,注意數(shù)據(jù)庫(kù)的加密技術(shù),防范非法人員的入侵,設(shè)計(jì)增加在重要數(shù)據(jù)修改前的自動(dòng)備份功能。嚴(yán)格機(jī)構(gòu)和人員的管理與控制,嚴(yán)格系統(tǒng)操作環(huán)境管理和控制系統(tǒng)。改善操作環(huán)境。主要包括兩個(gè)方面:系統(tǒng)操作過(guò)程和系統(tǒng)保護(hù)過(guò)程。

操作過(guò)程控制主要通過(guò)制訂一套完整且嚴(yán)格的操作規(guī)定來(lái)實(shí)現(xiàn)。操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé)、操作程序和注意事項(xiàng),并形成一套電算化系統(tǒng)文件。建立計(jì)算機(jī)機(jī)房管理制度,給計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境,保護(hù)機(jī)器設(shè)備,同時(shí)防止各種非法人員進(jìn)入機(jī)房,保護(hù)會(huì)計(jì)運(yùn)行程序和數(shù)據(jù)的安全保證各項(xiàng)資源的正確性。主要的控制措施包括:

(1)訂立內(nèi)部操作制度,禁止非電腦操作人員操作公司電腦。

(2)設(shè)置操作權(quán)限限制。

(3)操作人員身份的密碼控制。

(4)數(shù)據(jù)存貯和處理相隔離。

(5)設(shè)置接觸與操作的日志控制。

系統(tǒng)保護(hù)則是為了盡量減少外界因素所致的計(jì)算機(jī)故障,以保障機(jī)器正常運(yùn)行。如機(jī)房環(huán)境保護(hù),安裝保護(hù)性設(shè)備配備,以及安全供電系統(tǒng)的安裝等。例如可以在計(jì)算機(jī)機(jī)房采用單獨(dú)專門供電系統(tǒng),并且不定期檢查電源、接地線的安全等措施,以保證機(jī)房環(huán)境安全。

2.開發(fā)實(shí)用性會(huì)計(jì)軟件

加強(qiáng)市場(chǎng)管理首先要提高國(guó)內(nèi)軟件的技術(shù)水平和質(zhì)量,開發(fā)更高層次水平會(huì)計(jì)軟件。比如在輸入數(shù)據(jù)方面可采用條形碼、光標(biāo)閱讀機(jī)、觸摸屏等,在數(shù)據(jù)加工處理和打印方面可采用財(cái)會(huì)專用機(jī),在信息交換、匯集等方面可采用現(xiàn)代通訊技術(shù)構(gòu)成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。

(1)開發(fā)的會(huì)計(jì)軟件還應(yīng)該支持用戶可以根據(jù)自己的需要進(jìn)行二次開發(fā),以此來(lái)擴(kuò)大會(huì)計(jì)電算化的適用性和靈活性。

(2)國(guó)家應(yīng)該組織成立一個(gè)專業(yè)化的財(cái)務(wù)軟件集團(tuán)公司,對(duì)已被財(cái)政部審批通過(guò)的軟件統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一管理。在研制會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)時(shí),加強(qiáng)對(duì)手工系統(tǒng)的研究與分析,將手工與電算化結(jié)合起來(lái),找到最佳的人機(jī)結(jié)合方式,即以最小的成本,重新確定業(yè)務(wù)的處理流程,哪些環(huán)節(jié)應(yīng)完全由計(jì)算機(jī)代替,為適應(yīng)計(jì)算機(jī)處理,又需增加哪些環(huán)節(jié)。對(duì)不符合的操作要嚴(yán)格限制,將較完善的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)一規(guī)范,形成規(guī)?;漠a(chǎn)品市場(chǎng),使產(chǎn)品產(chǎn)業(yè)化,建立良好的市場(chǎng)管理體制推動(dòng)我國(guó)電算化事業(yè)的發(fā)展。

3.加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性和保密性工作

建立健全內(nèi)部控制,建立數(shù)據(jù)保護(hù)機(jī)構(gòu),加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密和安全。由專門工作人員來(lái)管理數(shù)據(jù),對(duì)非相關(guān)人員在非必要的情況下不給予查看數(shù)據(jù)的權(quán)利。要增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范能力,采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、信息加密存儲(chǔ)通訊、身份識(shí)別、授予權(quán)等措施。加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制。[19]這項(xiàng)控制是為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行安全,避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤的不安全隱患。它主要包括:接觸控制和環(huán)境保護(hù)、安全控制。

4.加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)

內(nèi)部審計(jì)既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的制度安排。在會(huì)計(jì)電算化中,由于是“人機(jī)”對(duì)話的特殊形態(tài),因而對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。

內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾個(gè)方面:

(1)對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì),電算化會(huì)計(jì)帳務(wù)處理是否正確,是否遵照《會(huì)計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,審核費(fèi)簽字是否符合公司內(nèi)控制度,憑證附件是否規(guī)范完整。

(2)審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,如查看帳冊(cè)內(nèi)容,做到帳表相符,對(duì)不妥或錯(cuò)誤的帳表處理應(yīng)及時(shí)調(diào)整。

(3)合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。

(4)對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查,防止存在漏洞。

內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)重點(diǎn)審核和評(píng)估內(nèi)部控制系統(tǒng)的弱點(diǎn),提出改進(jìn)建議,提請(qǐng)單位改善內(nèi)部控制制度,通過(guò)完善內(nèi)部控制系統(tǒng)來(lái)預(yù)防、查出和處理計(jì)算機(jī)舞弊活動(dòng),促使會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)能安全地運(yùn)行。合法正確地處理各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),提供準(zhǔn)確可靠的會(huì)計(jì)信息。審計(jì)人員還應(yīng)對(duì)自己提出的建議實(shí)施后續(xù)審計(jì),檢查建議是否采納和如何實(shí)施,從而促進(jìn)單位內(nèi)部控制系統(tǒng),降低控制風(fēng)險(xiǎn),防患于未然。

5.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要自覺強(qiáng)化認(rèn)識(shí),大力支持會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施和運(yùn)作

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)電算化的重要性,以及它將對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生的積極影響。改善會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)工作的建設(shè),改善會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)行環(huán)境。

6.電算化教學(xué)與會(huì)計(jì)教學(xué)相結(jié)合,培養(yǎng)復(fù)合型的會(huì)計(jì)人才

會(huì)計(jì)教學(xué)是讓學(xué)生掌握處理會(huì)計(jì)事務(wù)的基本原理、基本技巧和基本技能,會(huì)計(jì)電算化是讓學(xué)生學(xué)會(huì)用計(jì)算機(jī)這一現(xiàn)代化的手段來(lái)處理會(huì)計(jì)事務(wù)。二者的教學(xué)內(nèi)容所涉及的是同一事物的同一過(guò)程,即會(huì)計(jì)事務(wù)的處理過(guò)程。這就為二者的結(jié)合提供了客觀基礎(chǔ)。另外,隨著我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的普及以及電算化程度的不斷提高,會(huì)計(jì)技能將更多的體現(xiàn)在對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力上。因此,現(xiàn)代化企業(yè)和當(dāng)代社會(huì)急需的是滿足各方對(duì)財(cái)務(wù)信息的需求的“會(huì)計(jì)+計(jì)算機(jī)+管理”型的復(fù)合型人才,這樣才能使會(huì)計(jì)電算化在全社會(huì)各行各業(yè)真正得到發(fā)展和完善。

7.做好會(huì)計(jì)電算化檔案的管理工作

我們必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn),分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、保存、利用等方面的工作。使其發(fā)揮更大、更好的作用。

財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。

電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案時(shí)的時(shí)間與操作員姓名,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)。造成無(wú)法挽救的損失。

相信只有認(rèn)識(shí)到我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的問(wèn)題,并解決了這一系列的問(wèn)題,我國(guó)的電算化事業(yè)才能不斷的改進(jìn),使之更加適應(yīng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的需要。

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